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1、一、综合档案管理制度1、为规范公司档案管理，充分利用档案信息资源，为公司生产、经营、管理服务。依据有关规定并结合公司实际，特制订本制度。2、适用范围本制度适用于本公司在各项活动中形成的各类档案资料的收集归档工作。3、职责31分管行政的经理负责综合档案的分管工作，并负责重要类档案借阅的审批工作。32人事部负责综合档案的归口管理，并负责对划分为一般档案借阅的审批工作。33档案室负责综合档案的归档、整理、保管、借阅、销毁工作。34各相关部门负责本部门工作资料的收集工作。4、工作规定41基本原则公司档案实行集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即财务档案由公司财务部根据会计档案管理办法分管，便于*
2、，维护档案的完整与安全。42档案分类421属性分类将文件按形成或承办的部门或机构分类，根据我公司实际情况，明确十大类基本类别档案的名称与范围：1行政管理类、2人力资源类、3财务审计类、4销售类（可细分内贸、外贸及各专业领域市场等）、5技术研发类（可细分为各项目）、6采购物流类、7生产类（可细分机加工和组装封测）、8质量检测类、9设备仪器类、10基建类。422保管年限分类4221根据国家有关档案保管期限，制订适合公司实际的各类档案保管期限，并由所在部门主管人员依照档案资料性质进行明细划分。档案保管期限分为永久、长期、短期三类。4222凡对公司有长远利用价值的列为永久，对公司在一定时期内有保存价值
3、的列为长（短）期（15年以上为长期，可根据需要注明保管年限；15年（含）以下为短期，短期可根据保存价值在归档时注明3年、5年、10年、15年等）。具体保管期限由所属部门经理提出，由分管经理审核通过。格式详见文件材料归档范围及保管期限表。43资料归档4.3.1每个年度开始，兼职档案员应按归档范围规定要求，对上一年度产生的重点工作执行和落实情况，制订文件立卷的具体类目。归档对象包括纸质文件、电子文件、音像制品等信息载体。原则上以归档纸质档案为主，电子文件和其它文件可作为补充性归档。4.3.2根据立卷类目，兼职档案员要及时把办理完毕的文件归入有关类目，当有出入时，要及时调整、修改、补充立卷类目。4.
4、3.3最后收集整理、立卷、装订成册，于次年4月底前立卷完毕，移交给档案室。4.3.4为了提高档案的管理质量，减少档案庞杂臃肿的现象，对一些临时性、无查考价值的文件则不必归入档案范围。43.5 归档资料一般以原始的正稿件为准，同时允许各部门按上交的内容复印一份留本部门存查利用。4.36 归档的材料要收集齐全、完整，按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，进行分类、折叠制订成册，便于保管和利用。4.3.7案卷封面的各个项目均应填写清楚，永久和长期保存案卷内文件的排列顺序，编制件号，填写卷内目录和备考表，制订整齐。4.3.8归档案卷要按一定的次序系统排列、编顺序号，编制案卷目录，目录一式两份（其
5、中一份部门留底，一份随档案移交档案室）。交接档案时，根据案卷目录，清点核定，并履行签字手续。44档案保管档案是一种重要的文献，为了更好地确保档案的安全，最大限度地延长档案寿命，必须加强档案库房管理。441储存档案必须有专门库房，不得与其它工作室兼用。442库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做到防火、防潮、防尘、防有害生物、防光，并根据实际需要，配备必要的设备、工具、改善保管条件。443库房内应保持适当的温度和湿度，库房内应经常保持清洁，做到窗明几净，地面、箱柜无积尘。444库房内箱柜摆放整齐，按规定编码，档案分类存放，严禁在库房内存放不相关物品。445库房门窗必须关闭，确保库房安全。
6、库房钥匙应专人保管，不相关人员禁止入内。446档案室对接收的各种档案材料，如发现不符归档要求的案卷要进行退还或局部调整。447按照分类表进行分类、编号、登记、统计等工作。档案柜应从上到下，从左到右编号。存放有序、便于查找。448档案人员要定期检查档案的存放状况。发现问题及时处理，要采取有效措施，确保档案的完整。45鉴定与销毁451档案的鉴定工作由档案产生部门负责人、专业人员和分管经理及以上人员对档案进行直接的鉴定。452对已满保管期限需要销毁的档案，应由档案室登记造册，提出销毁意见，经鉴定人员鉴定，分管副总批准后方可销毁。453销毁档案应在安全地带进行，同时要有两人以上在场，并在销毁清册上签名
7、后，销毁清册列入档案保存。46档案查阅与借阅461档案人员要熟悉室藏的数量、内容与存放地点，调阅档案要准确、迅速。462根据利用工作的需要，编制档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、底图目录、档案索引等多种检索工具。463公司重要会议记录和决议、重要的财务数据、客户资料以及其它属于*（绝密、*、秘密）的档案资料，一般不查阅。非密级档案资料允许在档案室登记后查阅。464查阅档案案卷时必须十分爱护，不得任意拆卷、撒页、涂改、划杠折角等。465查阅档案不得随意抄在本子上或其它纸上，如需复印需在申请查阅单上说明，按制度办妥手续方可。466查阅档案只限于在档案室或指定场所进行，不得将案卷带离该场所。
8、若因工作需要，需按规定权限批准后改为借阅，按期归还。归还时，档案人员应认真检查案卷有否缺页、撕破、涂改等现象，若发现问题，及时向上级反映，以便做出处理。467公司各类档案原则上不向外借阅，如确因工作需要借阅时，经经理以上批准方可。凡档案借阅者均应办理借阅手续，须填写档案查阅/借阅申请表。一般资料借阅经档案产生部门负责人批准，列入密级档案须经经理以上批准后方可借阅。档案保管员根据审批内容编制档案借阅登记册备查。468凡本企业有关人员因工作需要查阅、借阅或利用密级类档案，应按如下规定办理有关手续：A、绝密级：需经总经理批准，持档案查阅/借阅申请表到档案室查阅，一律不准外借。B、*级：需经与档案相关
9、的分管副总批准，持档案查阅/借阅申请表到档案室查阅，确需借阅的允许三天为限，需四天以上由总经理批准。C、秘密级：经档案产生部门经理批准，持档案查阅/借阅申请表到档案室查阅，确需借阅的允许三天为限，需四天以上由经理以上批准。D、凡使用企业密级档案者，必须承担*义务，如造成泄密或失密的按公司*制度处理，情节严重或造成后果的应负法律责任。47档案密级划分471企业档案的*级别划分为绝密、*和秘密三级。具体定级由档案产生部门负责人提出密级意见，经经理批准后生效。一般指导原则为：A、失密可能对企业战略发展带来深远影响的列为绝密级，如重大的科研档案、重要技术专利、新开发项目等；B、失密可能对企业发展带来一
10、般影响的列为*级，如一般性科研档案、技术文件、重要会议记录、对外项目洽谈合作等；C、失密可能对企业现阶段工作带来影响的列为秘密级，如一般的产品档案、生产技术档案、重要的经营档案、财务档案、重要的自制设备档案等。D、其它档案资料不定密级。密级档案比例不宜过高，否则会造成档案利用率的下降。472凡划定为企业档案的*内容，不准利用公开的宣传形式进行报导，确需宣传的应经总经理助理以上审查批准，否则引起失密由个人负责。473私人通讯、接待客人、参加学校交流活动、向国外投寄论文、稿件、出国携带技术资料、样品等，按本公司规定，未经批准不得涉及企业档案的*内容，否则将追究责任。474要正确处理档案*与正常的技
11、术交流和传授活动，不能借口*而拒绝正常交流和传授。48处罚条款（10分）481未按期整理并逾期提交归档材料，扣部门档案员1-3分，部门负责人连带扣1分。482归档文件的质量、数量、分类及清单目录不符合要求的扣1-2分。483有关档案培训、沟通会未如期参加，按会议管理制度进行处罚。484档案交接不清楚造成档案遗漏归档的，扣移交人（接交人）0.5分；485对已归档文件或已列入归档范围的档案，因移交不当或档案员管理不善，造成档案损毁、遗失的扣1-3分，如属重要、密级的档案损毁、遗失的应再酌情加大处罚。486对已确定密级的档案，造成失密的按公司*制度处理，造成严重后果的应负法律责任。487对档案归档工
12、作配合较好、工作质量较高的档案工作人员，给予1-5分奖励。49档案分类与编号根据公司文件材料形成规律，将档案划分为十大类进行编号（详见附表）。5、附录附录一：档案分类编号结构表附录二：档案分类说明附录三：文件材料归档范围及保管期限表附录四：目录标准格式如下附录五：档案箱标识的标准格式二、综合档案室档案分类编号结构表（三级及以下类目由各部门分类后增补，待定）一级类目按十大类分别编为流水号（见档案分类说明）。二级类目按部门分类，部门分类号次序以该部门产生时间先后为序，再按年度分类，再按问题分类，一个问题为一个案卷号，案卷号为流水号。三级及以下类目因需设置，由所属部门自编顺序号，提交综合档案室。1行
13、政管理类（包含部门：行政综合部、战略与监管部）1.1行政综合部1.2战略与监管部2人力资源类、（包含部门：人力资源部）2.1人力资源部3财务审计类、（包含部门：财务审计部）3.1财务审计部4采购物流类（包含部门：采购部）4.1采购物流部三、档案分类说明1、 主题内容与适用范围本标准规定了本企业档案的分类原则及要求、分类方法、标识符号和一级类目的设置。本标准适用于本企业的档案分类。2、 术语企业档案：是企业在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。企业档案分类：企业档案分类就是根据工业企业档案的性质、内容、特点和相互之间的联系，把企业档案划分成一定的类别，从而
14、使企业档案形成一个具有一定从属关系和平等关系的不同等级的系统。类目：类目是一类在性质上具有某种或某些共同属性的档案的总称，用以表示一类档案的概念。3、 分类原则及要求类目的设置和序列的先后，力求反映企业档案的特点，保持企业档案材料之间的有机联系，便于企业和社会各方面利用档案的需要。所设类目在总体上应具有较强的概括性，能包容企业各类活动所形成的档案。档案的设置应系统、准确。同级类目的档案材料不得互相兼容。类目名称和标识符号力求准确、简明、易懂。4、 类目体系一级类目：企业档案设十个一级类目，即1行政管理类3财务审计类、4.采购物流类。二级类目：一般按部门按设置之日的先后顺序以流水号排列。年度号：
15、在二级类目后设置，按四位数自然年份作为编号。三级类目、四级类目及更多子类目按需设置，不限层级。案卷号：在类目设置的末端以“-”隔开设置案卷号，同一种问题为一个案卷号，如一个年度内的质量月活动有关资料归为一个案卷号，装入一个档案盒（袋）内，材料较多可连续分装几个档案盒（袋）以顺序号标注。在每个档案盒（袋）上应标注案卷名（由所属部门取名）。标识符号类目用阿拉伯数字表示，并以数字大小反映各类的序列。一级类目、二级类目及以下各级类目之间用“.”隔开。2.1.2006.1-1案卷排列顺序号三级类目（部门内分类文件流水号）年度号（四位数实际年份）二级类目（部门流水号）一级类目（大类流水号）5、电子档案5.1电子文件的收集整理5.1.1文件的鉴定要存档的资料要通过部门经理的审核与鉴定5.1.2专人负责、专人收集为保证电子档案的保管做到全过程管理，保证管理工作的连续性，各部门应指定专门人
