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1、四章会展项目管理学习要点本章要求学生了解和掌握项目管理的涵义、项目管理的基本内容和会展项目管理的基本知识。掌握项目经理 在项目管理过程中需要具备的基本素质，同时结合会展实际，能够对会展项目的组织、结构、程序进行基本设 计。第一节会展项目管理概述一、项目与项目管理的涵义（一）项目的涵义项目是项目管理的核心概念，项目的定义可以从不同的角度进行归纳，从最广义的角度讲，项目是一个需 要完成的具体而又明确的任务，项目是作为系统的被管理对象的单次性任务，是单次性活动的一种组织管理模 式。美国项目管理协会将项目定义为：“为创造独特的产品或服务而进行的一种临时性工作”。根据项目的特性可以给项目下这样一个定义：
2、项目是一项为了创造某一惟一的产品或服务的时限性工作。 所谓时限性，是指每一个项目都具有明确的开端和明确的结束；所谓惟一是指该项产品或服务与同类产品或服 务相比项目是一项为了创造某一惟一的产品或服务的时限性工作，该项产品或服务与同类产品或服务相比在某 些方面具有显著的不同。（二）项目管理的涵义项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将把各种资源应用于项目，以实现项 目的目标的活动过程。要想满足或超过项目涉及人员的需求和期望，我们是需要在下面这些相互间有冲突的要 求中寻求平衡：（1）范围、时间、成本和质量；（2）有不同需求和期望的项目涉及人员；（3）明确表示出来的要求（需求）和
3、未明确表达的要求（期望）。二、项目管理的成功要素项目管理有四个要素，工作范围、时间、质量、成本。（一）范围（Scope）也称为工作范围，指为了实现项目目标必须完成的所有工作。一般通过定义交付物（Deliverable）和交付 物标准来定义工作范围。工作范围根据项目目标分解得到，它指出了 “完成哪些工作就可以达到项目的目标”， 或者说“完成哪些工作项目就可以结束了”。后一点非常重要，如果没有工作范围的定义，项目就可能永远做 不完。要严格控制工作范围的变化，一旦失控就会出现“出力不讨好”的尴尬局面：一方面做了许多与实现目 标无关的额外工作，另一方面却因额外工作影响了原定目标的实现，造成商业和声誉的
4、双重损失。（二）时间（Time）项目时间相关的因素用进度计划描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间，也 规定了每个活动的具体开始和完成日期。项目中的活动根据工作范围确定，在确定活动的开始和结束时间还要 考虑它们之间的依赖关系。（三）成本（Cost）指完成项目需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本 以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算内。特别值得注意的是，在会展项目中场租成本、宣传成 本和营销成本占到很大比例，而工作量又难以估计，因而制定预算难度很大。（四）质量（Quality）是指项目满足明确或隐含需求的程度。一般通过
5、定义工作范围中的交付物标准来明确定义，这些标准包括 各种特性及这些特性需要满足的要求，因此交付物在项目管理中有重要的地位。另外，有时还可能对项目的过 程有明确要求，比如规定过程应该遵循的规范和标准，并要求提供这些过程得以有效执行的证据。在展览项目 中，展会质量主要体现在展商、观众质量以及双方的互动情况。对一个项目来说当然最理想的情况就是“多、快、好、省”。“多”指工作范围大，“快”指时间短、“好” 指质量高，“省”指成本低。但是，这!者之间是相互关联的，提高一个指标的同时会降低另一个指标，所以实 际上这种理想的情况很难达到，如何处理好这规定要求包括项目实施范围、质量要求、利润或成本目标、时间
6、目标以及必须满足的法规要求等。这里指的是狭义的质量，如项目及项目成果的技术指标和性能指标等；为了 区别于广义质量的概念，下文采用“品质”这一术语。在一定范围内，品质、成本、进度三者是互相制约的， 其关系如图4-1所示。当进度要求不变时，品质要求越高，则成本越高；当成本不变时，品质要求越高，则进度 越慢；当品质标准不变时，进度过快或过慢都会导致成本的增加。通过管理谋求快、好、省的有机统一和均衡。图4-城本、品质、进度三者的相互关系时间、质量、成本这三个要素简称TQC。一个项目的工作范围和TQC确定了，项目的目标也就确定了。如 果项目在TQC的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说项目成功了。三、
7、会展项目管理（一）会展项目的分类会展活动是指在固定的或一系列的地点，在特定的日期或期限里，通过展示达到产品、服务、信息交流的 一种社会形式。从不同的角度可以把会展项目分成不同的类型，不同类型的会展项目又具有各自不同的特征：1. 按会展项目性质来分类可以分为贸易类会展项目和消费类会展项目。贸易类会展项目是为产业即制造业、商业等行业举办的展览活动，展出者和参观者主体是商人，参展商可 以是行业内的制造商、贸易商、批发商、经销商、代理商等等相关单位，参观者主要是经过筛选邀请来的高质 量的采购商，通过登记入场，公众一般被排除在外，参加或参观这类展览会的目的很多，包括进行市场调研、 开拓销售渠道、树立公司
8、和产品形象、提高销售额等，最终目的都是做贸易。贸易类会展项目的展期多为35 天，举办日期、地点相对稳定，有规律。消费类会展项目是为公众举办的展览活动，这类会展项目多具地方性质，展出内容以消费品为主，通过大 众媒介比如电视、电台、报刊、网络等等吸引观众，观众主要是消费者，一般来说消费者需要购买门票入场， 这类项目十分重视观众的数量。区分展览项目的贸易或者消费性质主要通过观众，即贸易商或消费者来反映，而不是以展品，即工业品或 消费品来反映。2. 按会展项目内容来分类可以分为综合类会展项目和专业类会展项目。综合展览是指包括全行业或数个行业的展览会，也被称作横向型展览会，比如工业展、轻工业展；专业展
9、览指展示某一行业甚至某一项产品的展览会，比如钟表展。（二）会展项目管理的过程项目过程是指项目生命期产生某种结果的行动序列，基本管理过程可归纳为如下五组，如图4-2所示：启动过程。确认一个项目或一个阶段应当开始并付诸行动。计划过程。为实现启动过程提出的目标而制订计划。执行过程。为计划的实施所需执行的各项工作，包括对人员和其他资源进行组织和协调。控制过程。监控、量测项目的进程，并在必要时采取纠正措施，以确保启动过程提出的目标得以实现。结束过程。通过对项目或项目阶段成果的正式接收，以使从启动过程开始的这一周期有条不紊地结束。图4-2项目阶段中各过程之间的联系项目的每个阶段都要经历以上五组基本管理过程
10、。这些并非独立的一次性事件，它们是按一定的顺序发生， 工作强度有所变化，并互有重叠的活动。如图4-3所示。图4-3项目阶段中过程的重叠和活动强度对于会展项目来说，按照项目阶段一般可以分为策划阶段、筹备阶段、招展阶段、展前准备阶段、现场阶 段、项目结束阶段。每个项目阶段都以一个或一个以上的工作成果的完成为标志，这种工作成果是有形的，可鉴定的。这些中 间过程，以至项目的各阶段都是总体逻辑顺序安排的一部分，制定这种逻辑顺序是为了确保我们能够正确的界 定项目的产品。一个项目阶段的结束通常以对关键的工作成果和项目实施情况的回顾为标志，作这样的回顾有两个目的： 决定该项目是否进入下一个阶段；尽可能以较小的
11、代价查明和纠正错误。这些阶段末的回顾常被称之为阶段出 口，进阶之门或是关键点。表4-1项目阶段的工作任务策划阶段项目可行性报告技术可行性论证经济可行性论证社会和环境可行性论讯组织机构可行性论证立项（报政府有关部门审批筹展阶段招展资料、印刷品印制计划工作计划财务预算信息库建设销售计划宣传计划观众组织计划配套活动计划初步建立目标展商数据库初步建立目标观众数据库招展阶段指定搭建、运输、会务、餐饮、住宿、票务、旅游等服务商制作参展商手册实施销售 计划，掌 握招展进 程实施宣传计划实施观众组织计划策划与项目相关的研讨会、技术交流会等各类活动实施财务预算充实、更新目标展商数据库充实、更新目标观众数据库掌握
12、招展进程并适当调整实施宣传计划并进行适当调整编制展讯开展收款工作掌握招展进程并适当调整更新传播信息编制参观券并发放参观券调整相关活动随时掌握收款情况展前准备阶段收集参展商信息编制展览会现场组织计划酌情召开新闻发布会发放参观券落实配套活动的场所、设备抓紧催款工作充实、更新目标展商数据库，删除无效资料充实、更新目标观众数据库，删除无效资料开始编制会刊印制各类证件和请柬落实开幕式活动开始贵宾接待工作安排现场观众登记工作编制请柬发放计划现场阶段会务工作展商接待、展品 进出馆贵宾接待媒体接待观众登记、统计和流量控制实施配套活动所有应收款到账，制作展位销售实况表补充目标展商数据库，删除无效资料补充目标观众
13、数据库，删除无效资料结束阶段感谢函项目评估，并形成总结性报告项目结算整理目标展商数据库整理专业观众数据库所有文件按要求归档每个项目阶段通常都规定了一系列工作任务，设定这些工作任务使得管理控制能达到既定的水平。对项目 过程进行排序，我们可以确认一个项目的生命周期，大多数项目生命周期的说明具有以下共同的特点：对成本和工作人员的需求最初比较少，在向后发展过程中需要越来越多，当项目要结束时又会剧烈的减少， 我们可以从图4-4中看到这一变化。在项目开始时，成功的概率是最低的，而风险和不确定性是最高的。随着项目逐步地向前发展，成功的可 能性也越来越高。图4-4项目阶段的成本和工作人员需求在项目起始阶段，项
14、目涉及人员的能力对项目产品的最终特征和最终成本的影响力是最大的，随着项目的 进行，这种影响力逐渐削弱了。这主要是由于随着项目的逐步发展，投入的成本在不断增加，而出现的错误也 不断得以纠正。通过项目生命周期通常我们可以确定一个会展项目，每个阶段所需做的技术性工作（如：宣传资料的印刷 是筹展阶段还是招展阶段应该做的工作），每个阶段所涉及的人（如：宣传策划人员、招展人员、展会现场服务 人员等）。第二节 会展项目组织管理与项目经理一、会展项目经理项目管理是以个人负责制为基础的管理体制，会展项目经理就是一个会展项目全面管理的核心和焦点。他 要为展览公司按计划、在有限的资源范围内实现会展项目目标。这涉及到
15、会展项目所有的方面，如招展、招商、 代理商的谈判、现场管理、合同和财务、与项目各方的协调关系等等。因此，项目经理的个人素质，能力，其 授权的程度直接影响到项目的实施。在工作中，项目经理要能根据实际情况，提出成熟的判断，解决各项资源 （包括资金、人力、政府资源和信息等）的合理利用，出色地完成各项工作。（一）会展项目经理人角色定位对于一个成功的会展项目，项目经理是不可或缺的主要因素。除了在对项目的计划、组织、控制方面发挥 领导作用外，项目经理还应具备一系列技能，来激励员工取得成功，赢得客户的信赖。坚强的领导能力、培养 员工的能力、非凡的沟通技巧、良好的人际交往能力、处理压力和解决问题的能力以及管理时间的技能，都是 一个有成效的会展项目经理所必备的技能。作为项目经理常常要扮演如下的角色：1. 领导
