长文档编辑注意事项

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1、长文档论文排版一、正常输入论文内容主要任务是在Word中尽情的打字，把论文的所有文字、图片、题注、脚注、尾注这些 元素都加入文档中，只不过这些元素要按照论文模板的顺序放置。注意在这个阶段，不应理 会格式。不管是章节号、标题，统统和正文的格式一样，使用这种方式比边写边排版有显著 的快速、省时效果。（一）用“大纲视图”编辑文档结构编辑大纲，可以在大纲视图下进行。从“视图”菜单下，选择“大纲视图”在大纲视 图下编辑文档的主要结构。比方，我们想编辑一篇论文，主要结构包括：软件设计的背景及意义、开发环境介绍、 概要设计、详细设计 等几项内容，每项下边有子内容或具体内容。可以在大纲视图下编 辑。通过大纲工

2、具栏中的绿色箭头可以调整题目的级别，通过蓝色箭头可以调整题目的顺序， 通过“+”和“-”按钮可以折叠展开该项内容。f岳1 V 正丈g車建I * 崙I # 耳旺荐函I 曲更新目录）咔頑件设&J背景及意义U背景开发环境介绍U概要设计=详细设计“大纲视图”下编辑文本（二）分节在此部分特别注意：每写一部分一般是一章、封面、目录、摘要、声明、参考文献、 致谢、结论等各自为一节。插入一分隔符一分节符类型（下一页。分隔符类型o分页符 c分拦符o换行符址）分节符类型疋三更30 O连续 0隅数页 Q奇数页如 确定琨消 （二）参考文献在文章中引用他人的著作或资料时需加入参考文献。用尾注插入参考文献的方法：1. 光

3、标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”“脚注和尾注”。2. 对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”。3. 如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。 4确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”， 这就是输入第一个参考文献的地方。5将文章最后的上标“1”的格式改成正常记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则 参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变，再在它后面输入所插入的参考文献格 式按杂志要求来慢慢输，好似没有什么方法简化。6对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章

4、内容中插入参考文献的地方，可以继续 写文章了。7.在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个2”Word已 经自动为你排序了，继续输入所要插入的参考文献。8所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线页面视图里才能看 到，如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。 这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。 9切换到普通视图，菜单中“视图”“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。 10在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。 11再在下拉菜单中选择“尾注

5、延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。 12切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都 会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。13参考文献越多，这种方法的优势就表达的越大。14.参考文献中的编号如果加中括号，鼠标切在正文任意处，用查找替换：化1脚注是Y 替换人&。提个醒：如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都 插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。解决这个问题其实也不难。1. 单击要插入对注释的引用的位置。2. 单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。3. 在“引用类

6、型”框中，单击“脚注”或“尾注”。4. 在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。5. 单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。6. 单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。（四） 图片 撰写过程中，论文中的图、表以默认方式插入嵌入式如果是手绘自选图形，组合后设 置为嵌入，在图下方将图、表的名称标出，后面会对引进行题注及交叉引用。二、排版文章内容完成后，按照论文格式说明设置论文标题、章节标题、正文、图片等的格 式。这个步骤是排版的最主要工作。一般来说需要完成的设置包括内容文字格式、图片格式、 目录、页码。而这几个当中，又属设置内容文字格式是重中之重。不要以为

7、文字格式无非是 字体、字号、首行缩进、行距这几个内容，这里边包含的东西相当多，会直接关系到目录、 页码、页眉、页脚的设置。一样式和多级目录的使用1. 格式样式和格式2. 先将文章里的各级通常是三级标题分别先按右边显示的标题样式设定，然后分别按 要求进行修改。3. 注意每一个标题都选中“自动更新”。Tslioma, fe-80%主选制样式._! 咗擇枣 应用曲榕式Tai iomaH标題1*标题2掾题3-1J.1apple-c Miierced- space sTahomar 红色居中7中戸厅循迫- 2 T-rr1_立4. 创建多级编号:格式一项目符号与编号一列表样式一添加，命名自己的多级编号列表

8、名称，比方“我的 多级标题样式”；格式右下角一编号一选择第一个多级列表样式一重置一自定义。自定义多级符号列表：首先设置一级标题，在“级别”中选1编号格式选择需要的样式与字体如果有第几章字样，先输入“第”一编号样式选“一二三简体”一输入“章” 高级一一将各项逐一设置特别注意：一级标题是“将级别链接到样式”中选择“标题二级标题，在“级别”中选2编号格式选择需要的样式与字体一一高级一一将各项 逐一设置特别注意：一级标题是“将级别链接到样式”中选择“标题二”一一“在其后重 新开始编号”选择“级别二”三级标题将上面二级标题中改成相应的即可。指定快捷方式：新建样式一一格式一一，快捷键一一新建快捷键需要按住

9、键盘，比方 ALT+1指定。国吉即.滨IWE (A)4. 回到文章中将鼠标置于需要设置定的标题上按快捷键设置即可。这部分可能出现的情况：A. 在设置多级样式时由于鼠标在文中某个地方，设置完成后，这部分文字会“变形”， 单击工具栏上的“撤销”按钮，恢复原来的格式。B. 最初设置的三个级别标题按快捷键后，会带着原来手动输入的数字序号，删掉保留 格式设置的数字。二摘要、结论、参考文献这几个字都需要设置成一级标题。注意是在样式中修改一一格 式一一段落同样选中自动更新，否则目录中显示不出来。这几部分其他的字按要求逐一 设定。5. 文中其他部分设定：在正文的任意部分单击右键选择格式相似的文本设定格式。 注

10、意：不要在样式中用“正文”样式设定，否则图片会混乱。三引用、题注、脚注、尾注、交叉引用、索引这里边需要注意的是，引用、题注、脚注、尾注、交叉引用、索引都要使用Word中插 入菜单中提供的功能，而不要采用手动编号的方式，否则当论文内容被修改时，你将可能 要修改所有的编号。使用题注与交叉引用设定图、表1. 前提：在文章输入过程中已经将图表等插入，并已经设定好各级标题。2. 先设题注。选中图片进行下面的操作，最后在后面将自己的图表名称加进去。星注X门百2回题注匸匡i- 确定j 現洎新淫1西仝1凰.1i|廿1耳詁：TF 湘y目动釉人题注込.赛齐囲糕签Q标籃0):y3. 如果图表的顺序开始不符合要求在题

11、注的数字上单击右键一一编辑域一一把末尾数字 改成需要的数字。4. 把原来手动标注的图表名称删除。5. 交叉引用题注。文本中光标放在“如”之后，点“插入”一一“引用”一一“交叉引用” 命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表框选择前面题注中建立的标 签“图4-”，本章文档中所有的图片题注就会列在列表框中，选中需要插入的项目，然 后在“引用内容”框选择“只有标签和编号”。Hag:=lend疋11 i-thL 并单击HGEiaRfiSS登灵来況阮隹址诃们图4-宀三朗心旌遵4-Ji A -穿丸怎污卫+出诡订代对题注进行交叉引用页眉页脚设定由于前面设置了分节，所以此过程变得相对容易1.页面设

12、置奇偶不同。2. 视图一一页眉页脚，打开要输入页眉的章节，在虚线框中输入相应页眉，如“引言” 输入页眉内容及插入页码，这时封面和正文都将会有页眉和页码。取消每节的“同上一 节”设置，以便对每节进行单独编写：将光标调至第2节（即正文所在节）在页眉，点击 页眉页脚编辑工具栏上的“同前”这样就是取消“同上一节”的设置，使得两节的页 眉可以分别设置（因为默认设置为“同前”），否则无论修改哪一节，另一节都会跟着改 变的，同理，页脚也同样处理。3. 取消封面页眉文字：光标调至第1节的页眉，删除页眉文字，此时将还有默认下划线存 在，同样取消页码即可。4. 删除页眉中的下划线：全选页眉注意，一定要将段落标记也

13、选入。也可以三击鼠标左 键“格式”一“边框和底纹”一 “边框”一“无”，注意对话框右下解的“应用范围” 应该是“段落”，再点击“确定”即可取消下划线；相反加下划线步骤相同。5. 在正文页眉或页脚设置页码：假设直接插入页码，会将封面页做为第1页，顺序下排。 这时，只要选中页码，点击页眉页脚编辑工具栏中的“设置页码格式”一“页码编排” 一“起始页码”，输入相应数字即可（想从哪个页数开始都行）。6. 这样设置下来，封面既无页眉也无页码。当然，过程前面顺序不要变，后面几项可以颠 倒顺序。举一反三，对于对章节或多封面的文档，重复使用这些设置即可做到每章节页 眉不同，页码不同了。7. 利用交叉引用在页眉奇

14、偶页插入章节名字样。设置好分节和样式之后，从“视图”菜单 项选择中“页眉和页脚”命令，编辑页眉，在“插入”菜单下选择“引用”一一“交叉 引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表框选择“标题”，文 档中所有的标题就会列在列表框中，选中本章标题，然后在“引用内容”框选择“标题 文字”即可插入。“交叉引用”对话框三、生成目录1. 选中要放置目录的位置；2. 在“插入”菜单下选择“引用”一一“索引和目录”选项，打开“索引和目录”对话框, 选中“目录”选项卡；“索引和目录”对话框3. “显示页码”和“页码右对齐”这两项一般是选中状态，这也是普通目录要求的形式。 选择一种“制表符前导符”，一般也采用默认设置该符号是出现在标题与页码之间的 分隔符格式下拉列表提供了几种目录的格式，最常用的是“来自模板”其后的数字 框为设置显示到第几级标题。4. 在“打印预览”框中可以预览其效果，单击“确定”按钮，即可完成目录的生成。 目录生成以后，如果文档中的内容有变化，需要目录也有所改变，这时不要手动去修改， 可以采用目录的更新功能：鼠标放在目录上右击，在打开的快捷菜单中选中“更新域”，打 开“更新目录”对话框。更新目录有两种方式：只更新页码和更新整个目录，根据需要选择一项就可以完成更新 了。5. 如果发现目录中有错误或不需要的项目，删除即可。 最后对整篇文档进行检查，查漏补缺。