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1、中央广播电视大学第二学期“开放专科”期末考试办公室管理 试题月一、选择题1.办公室,顾名思义,是办公的场合,下列诸项中(B)应不属办公室范畴。A厂长室 B.实验室 C.院长室 D.经理室2.请示是文员工作上有疑难,无法解决时，向上司祈求批示，或无权解决时,向上司祈求批准，下面请示中(C)是不当的。.对口请示 B.事先请示 C.越级请示 D.请示要单一3.如下办公室职能的说法,那一种是对的的:(D ）办公室为上司服务,其她职能部门不用顾及B.办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能.办公室管理具有集中性和整体性D.办公室管理不仅有被动性,体现出来更多的是积极性4文员在为上司筛选电话时,如下做
2、法不对的的是(D)A文员在说了欢迎词，对方发出声音之后,就能迅速辨听出对方B.理解单位每个人的工作和职务，提示正要接听电话的人,阐明状况及转接理由C.有时需要文员编织某些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人D.来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报5.邮件的寄发不要考虑如下（）因素。A时间 B.便利 .经济 D.爱好6办公室人员在社交活动中应当选择下列哪项合适的话题,(A）A有共同利益的话题 B.夸耀自己的话题 C.保密的话题 .应当忌讳的话题7.文员在解决信访工作时，由收信人(单位)复信的状况是如下哪一种?(）A初次写信，或有过激言行的 B.有过激言行或谩骂领导的匿名信C.已做结案解
3、决的 D.没有具体内容的匿名信8文员在进行会议的筹划和准备时,不应当做的是?(C）A.文员按照上司批示,调查时间安排对与会者与否以便.什么日期、时间召开会议应考虑议题的紧急限度C.会场的选择,要根据会议的时间长短、耗费多少决定D.文员必须配合会议议程，具体检查各项工作.如下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议?( ).口字型 .教室型 C.圆桌型 D.U字型10.如下餐巾的使用措施对的的是(B）A.半途离席,把餐巾放在椅子上 B.用来擦嘴唇嘴角 .用来擦刀叉 D塞入衣服领口里二、判断题1.小办公室的配备，打字、复印间应离上司办公室稍远某些。()1没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相似
4、的，但像核对文员的日记与上司的日记的事项与否一致则是典型的工作。()3.文员对报纸和杂志的解决,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在她的办公桌上，其她的放在报刊架上供人们阅读。(）14.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。()1.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话,告诉上司要找的人立即就会来接电话,让上司直接与对方通话。（）1.文员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应当一起收藏,以避免被盗用冒领。（)17.上下级之间握手,下级先伸手后，上级才干相握。(）1.口头语视时间、场合、对象的不同而
5、有所不同,对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话,就可通俗。(）1文员对于在值班期间发生的重要状况，可以等交接班后再报告上司。()20.文书部门立好的案卷，必须逐年移送给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范畴和规定，但没有期限。()三、问答题1.文员文员在解决上司指派的工作时,一方面要仔细制定筹划,简要阐明制定筹划时应注意的几种要点?答:应注意如下几种要点。()充足理解即将开始的工作内容;(2)思考以什么措施进行效率会最佳:（)上司分派两个以上工作时,必须为工作排定优先顺序。2文员运用提示系统提示上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是如何的?答:（)有电子提示系统和人工提示系统。(
6、2)电子提示系统的做法:在电脑中设立日程表，报警系统,一周筹划以及其她提示事项，文员应当随着状况的变化不断编排和修改输人的信息。人工提示系统的做法:设立基本办公日程表,固定活动日期一览表,使用提示性备忘录,准备约会表,准备特殊提示卡，准备交往提示文献四、实务设计题23所谓“有问题”的来访者一般是如何的?文员应如何应对？答：有问题的来访者一般体现为如下状况，应分别有针对性地应对：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不当协(但要注意礼貌），反复地进行解释并提出建议。坚持说你没有权力更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。(2)进行威胁的来访者。悄悄告诉老板,
7、打电话保安部门,不要与蛮横无理、也许带来危险的来访者直接冲突。（)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应找男的帮忙;如果是女性,女文员也许会使她安静下来，如不行,找一种成熟的女同事来帮忙安抚。(4)骗人老手。她们简介产品或服务价格低得离谱;公司经营时间不长;个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益，切莫轻下订单。24.作为办公室文员,在上司办公室或接待室的整顿方面应注意哪些具体事务?答:具体应注意如下方面:桌子和办公器械与否摆放平稳,有无歪斜和灰尘?时钟与否拨准并正常走动?日历与否精确？办公室内温度和湿度与否调到适意的限度?盆景、挂画与否得体?草树与否修剪新鲜?
8、报纸、杂志与否最新的一期?书架与否归置妥当,摆放整洁?来访者使用的沙发坐垫、靠背套与否干净,有否皱褶?窗帘与否干净,拉链与否好使?百叶窗、垂直帘角度对否？废纸篓与否垫好了垃圾袋？摆放在上司办公桌上的用品与否整顿好了？有无需要补充?五、案例分析题5新上任的公司职工小马接受领导的指派到机场接一位重要客人,由于是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应当注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导叮嘱小马对客人一定要热情、大方,礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人,小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”,伸手就去接客人的行李,见客人到与自己握手并躲开小马接拿行李的手,才匆忙与对方握手，
9、并执意要帮对方拿行李。来到车旁,顺势将行李放入汽车的行李箱,接着打开副驾驶舱门，引导客人落座,并说:“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上,小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的状况,打听客人的收入、福利和家庭状况,没多久，小马就觉得客人话语越来越少,客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能体现出什么。请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应当如何做才是对的的?答：(1)握手礼仪,主客之间，应当主人先伸手;()替客人拿行李时应征求批准再行动,哪些行李可以放入行李箱中也要征得批准;(3）乘坐方面,客人应当坐后排，小马应当坐副驾驶
10、座;(4)客人公司的某些内容状况、个人收入、福利和家庭状况等是不合适的话题；()应当与客人谈某些合适的话题,如天气、风土人情、新闻等。2教材中有关“向对方规定约会时应注意的事项中”是作了如下的论述,请将你觉得最重要的内容选择出来,用五个必须和五个不适宜予以概括,例如“必须获得上司的承认，不适宜在对方休息日安排约会”。a要获得上司的许可;b对方如果有文秘人员,一般由文秘人员办理;c.如果用写信的方式,在等到对方收信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;.要对的告知知对方赴约者的姓名、职务、目的时间、地点、方式(早餐会或午餐会)、所需时间等等，有关日期的拟定应当以比较有弹性的说法问对方:“你们什么时
11、候比较以便”,这样让对方可以有所选择。e告知你或上司的联系电话,以便万一约会取消或有所变化时可以立即告知。f.对方越忙越要早一点联系，时间应尽量有弹性,这是身为文员所具有的常识。g. 特别是持续参与两个以上约会时,要充足考虑路上交通所需要的时间。h.如果上司出差,不要在她回来的当天安排约会，也许会发生飞机误点及其她状况。i.决定期间、地点时,要注意对方的业务状况、工作场合等。一般说来：星期一早上、周末的下午每个人都很忙碌，尽量不要安排约会;即将下班前的那段时间,公司内也会很忙碌;午餐前后的约会则会影响吃饭的时间；对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;公司有重大活动的那一
12、天不适宜安排约会;地点必须选择对方比较以便的地方；地点还应考虑约会的礼仪规格、与否需要保密、与否需要就餐等因素。.对方不能拟定接受时，规定约会的这一方最佳再联系一次。k.已经约好且需要预定会议室时,就要立即预约,如果对于该地点没有充足把握,应当事先调查线路、如何前去、房间大小、桌子的配备等。.商定好后来,一定要向上司报告，并填写在日程安排筹划表上,如有必要,还应准备约会所需的文献资料。m.上司和某人会面后,也许规定文员安排下一次与那人的约会。文员安排好后，应保证那人清晰地明了约会的时间，并予以了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。答：“向对方规定约会时应注意的事项中”最重要的内容是
13、:必须对的告知知对方赴约者的姓名、职务、目的时间、地点、方式(早餐会或午餐会)、所需时间等等,并用比较有弹性的说法 “你们什么时候比较以便”询问对方,商定约会的日期;必须选择对方比较以便的地方为约会地点,并考虑约会的礼仪规格、与否需要保密、与否需要就餐等因素。必须告知你或上司的联系电话,以便万一约会取消或有所变化时可以立即告知;必须充足考虑路上交通所需要的时间,以能沉着地持续参与两个以上约会;必须把商定好的状况向上司报告,并填写在日程安排筹划表上。不适宜与对方无关的人员联系约会事宜;不适宜把时间安排得过紧;不适宜在公司有重大活动的那天、上司出差回来的当天、星期一早上、周末的下午、午餐前后或即将下班前的那段时间安排约会；不适宜在对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子安排约会；不适宜在充足把握的会议室安排约会;
