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1、工作文件文件编号： XZ-17版本： B改次：0会议管理办法页 码第 1 页共 5 页1.0目的:为提高会议效率、品质、缩短会议时间，同时使会议召开、会议内容、任务跟进有所依循，特订立本制度。2.0适用范围：凡属XX市XX物业管理有限公司各类会议均适用之。3.0会议管理细则3.1议分类及组织3.1.1公司级会议1)公司员工全体大会2)公司全体部门主管人员会议3)公司品质会议（ISO9001）4)公司各种代表大会5)其他跨部门会议6)其他临时性公司级会议（主要指对外）3.1.2专业会议1)业务会议(1)品质分析会议(2)安全工作会议(3)住户售后服务专门会议(4)其他专门业务性会议2)部门内部会
2、议3)班、组会议3.2例会3.2.1定义:为避免会议过多或重复，公司正常性会议一律按例行规定的时间、地点、内容、组织召开，此种会议称之为例会；3.2.2例会主要指：主要总结评价上周工程进度、日常行政工作等情况，安排部署下周工作任务；又称PDCA循环会议，主要汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价个方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，不断提高公司经济效益；工作文件文件编号： XZ-17版本： B改次：0会议管理办法页 码第 2 页共 5 页1)公司管理干部会议（班、组长以上参加）：主要总结上月工作情况，部署本月工作任务；2)公司全体员工大会（全体员工参加，每季度一次）：主要
3、总结上季工作情况，部署本季工作任务、经营发展情况，表彰先进集体、个人；3)品质会议（相关部门主管、工程技术人员参加，每月一次）：主要汇报、总结上月工程品质、服务品质、工作品质等品质情况，讨论分析品质异常（事故、问题等），研究解决问题、改进品质之方案措施；4)安全工作会议（保安、消防等相关工作人员参加，每季一次）：主要汇报总结前季安全生产、治安、消防等工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施；5)部门级会议：主要检查、总结、汇报、布置工作，解决实际问题(1)部门内班、组长以上参加（每周一次）(2)部门内部全体人员参加（每月一次）6)班、组会议（班、组成员参加，每周一次）：主
4、要检查、总结、布置班、组内工作，解决实际工作困难和问题；3.3其他会议：非例会的召开，如属部门内部会议，由部门经理以上主管核准方可召开；如属跨部门级会议，应由经理核准方可召开；3.4会议安排：凡涉及多个部门人员参加的其他会议（非例会），均须于会议召开前经批准后，报行政部汇总，并由行政部统一安排召开；3.5对于准备不充分、重复性、无多大作用之会议，行政部有权拒绝安排；3.6对于参加人员相同、内容相近、时间相适的几个会议，行政部有权安排其合并召开，但需事先知会相关会议各单位部门及与会人员；3.7各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员时间不发生冲突者除外），应
5、坚持小会服从大会、局部服从整体的原则；3.8会议的准备：行政部、会议的主持人、会议召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、准备好座位、通知与会人员等等；工作文件文件编号： XZ-17版本： B改次：0会议管理办法页 码第 3 页共 5 页3.9会议要领规定3.9.1要严格遵守会议的开始时间；3.9.2要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；3.9.3要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；3.10会议注意要项：3.10.1发言语内容不得偏离议题；3.10.2发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击
6、；3.10.3个人发言时间不可长篇大论、滔滔不绝或过于冗长；3.10.4不可取用不正确资料；3.10.5不要尽谈些期待性的预测；3.10.6发言不可不懂装懂，胡言乱语；3.10.7尽量不要谈到抽象论或观念论；3.10.8发言的内容应当朝着结论推进；3.10.9主持人应当引导在预定时间内做出结论；3.10.10讨论公议发言者不可过于集中于某些人；3.10.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底；3.10.12全体会议人员均须认真专心聆听发言；3.10.13不可随意打断他人的发言；3.10.14不可对发言者吹毛求疵；3.10.15不可随意中途离席；3.10.16在必须延长会议时间时，应取得大家的同意
7、后方可决定延长时间；3.10.17就当把整理出来的结论交结全体与会人员表决确认；3.11会议流程3.11.1会议申请流程1)例会2)临时性紧急会议3.11.2会议召开流程工作文件文件编号： XZ-17版本： B改次：0会议管理办法页 码第 4 页共 5 页1)会议召集人依人事确定之会议召开时间与场所，事先到会场布置，行政部予以协助；2)任何会议之会议与会人员，都应准时参加，应到未到者应事先向会议主持人请假，否则依考勤缺勤论处；3)会议必须有专门或指定的会议记录人，负责做好详细会议记录并依规定的会议记录格式打印、签核并存，并依会议之决议进行确定、追踪与落实。4.0 培训室（会议室）使用管理规定4
8、.1本规定之使用范围：三楼培训室4.2会议室使用管理细则4.2.1除公司部门主管级例会外，其余所有会议需要使用培训室时，须行政主管同意方可使用； 4.2.2如其他会议与此预约冲突时，由行政部负责协调解决；4.3培训室使用注事项4.3.1培训室一切公物未经行政部许可，一律不得随意搬离培训室；4.3.2培训室日常卫生列入清洁部日常清洁范围，由行政部协助日常维护；4.3.3会议结束后，各部门需自觉将灯、窗、空调、投影机等电器设备开关关闭，桌椅等会议室原摆设应放摆放整齐或搬回原位，地面需清理干净，维持培训室的整洁；4.3.4茶杯、饮料杯（罐）应自行带走或清理，如有大件垃圾，应及时通知清洁部予以特别清理
9、；4.4其他4.4.1培训室室内严禁大声喧哗；4.4.2爱护培训室设施及桌椅，严禁在桌椅上乱涂乱画；5.0本办法的制订、修订、废止与实施5.1本办法由行政部制定,并经经理核准后方才生效；5.2本办法由行政部负责制订、修订与废止,经经理核准后生效；工作文件文件编号： XZ-17版本： B改次：0会议管理办法页 码第 5 页共 5 页5.3本办法由行政部负责解释并监督实施；6.0参考资料：6.1 XZ-17-R01会议签到表 6.2 XZ-17-R02会议记录 编制： 审核： 批准： 日期：http:/ 腿薈蚅螈羂蒄螄袀膇莀螃羂羀芆螃蚂膅膂螂袄羈薀螁羇芄蒆螀聿肇莂蝿蝿节芈螈袁肅薇袇羃芀蒃袇肅肃荿袆
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