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1、2023物业档案管理制度 2023物业档案管理制度1档案管理规定1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。7
2、、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。小区管理保密规定1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管
3、理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。小区档案资料1、小区验收档案:1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、
4、设备资料)。2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。3)小区机电设备保养合约。4)小区公共区域设施设备验收记录。5)小区公共区域设施设备移交记录。6)单元验收及移交记录。2、小区二次装修档案:1)住户二次装修图纸及审批手续。2)二次装修期间管理处监督检查资料。3、住户资料:1)小区住户入伙资料。2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。4、小区管理文本汇编:1)管理合同、业主公约、用户手册。2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。3)小区各项管理分包合约。5、小区设备维修保养资料:1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。2)各类设施设备
5、独立的维修档案及日常巡检维修记录。3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。4)住户维修报修单及维修后的回访记录。6、小区设施设备检测:1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。3)小区避雷系统有定期检测报告。4)小区其他设施设备检测记录资料。7、日常文档:1)日常通知、文件的存档。2)小区管理费收缴情况。3)公司管理费财务报告。4)会议记录。5)值班记录。6)安保值班记录。7)其他管理记录。档案资料的管理要求1、采用多种形式的.文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。2、
6、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档
7、案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。2023物业档案管理制度2一、档案的建立。1.1档案的建立按下列流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查1.2明确建档内容，
8、实行系统收集、集中管理。1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、入住契约、前期服务协议、接房登记表等。1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;1.2.6财务档
9、案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。二、档案管理2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。2.2档案管理要求：2.2.1进行标准化的档案管理。2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的.安全、不丢失、不泄密。2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。2.2.5坚
10、持档案资料收集的系统化。2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。2023物业档案管理制度3为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。一、档案资料的归档管理1.归档范围a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案
11、等,由行政部负责归档。d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。e.财务档案按财务管理规定的范围归档,由行政部负责。2.归档要求a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。b.归档的文件材料要完整齐全。c.归档的.书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。3.归档时间a.文书档案在第二年上半年内归档。b.员工档案及时归档。c.财务档案按季度归档。4.归档份
12、数a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。5.不归档文件材料的范围a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。f.非隶属单位抄送的不需要办
13、理的文件材料。g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。二、档案资料的保管1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。3.底图除修改、送晒外,
14、不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。三、档案资料借阅管理1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。3.在借阅档案时应做到以下几点:a.办理登记手续,定期归还。b.要爱护档案,不得丢失。c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。四、档案鉴定和销毁1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案
