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1、理论园地发挥职能作用提升高校办公室工作水平高玉忠 85 理论园地 85 理论园地办公室是高校管理的综合协调办事机构是保证学校各 项工作正常运转的中枢，是上悄下达、下悄上传的纽带，面对 当前高等教育改革与发展的新形势髙校办公室应挖掘自身 存在的问题不断改进和创新，努力提升工作水平，这是髙校 办公室自身发展的客观要求，也是适应新的形势推动学校 事业发展的必然要求一 明确高校办公室工作的作用和职能江泽民同志曾在全国党委秘书长座谈会上指出办公厅 雯发挥好三个作用:一是参谋助手作用，二是督促检査作用; 三是协调综合作用，江泽民的讲话具有普适性给全国高校 办公室的职能和作用的重新定位指明了方向，因而髙校办
2、公 室的现代职能也应向这三个方面看齐。（一）参谋助手职能。由于高校领导者已逐渐由经验决策 向民主决策.科学决策发展，对高校办公室参与政务职能的 发挥提出了越来越奇的要求。在此悄况下高校办公室应尽 快实现从交办服务型”向竣谋服务型”的转变土动帮领导 出思路、想办法，协助领导抓大事，真正成为学校领导民主决 策、科学决策的智曩团。具体而言，办公室的参谋助手职能主 要表现如下要树立全局观念，紧紧围绕学校教学、科研两 个“中心”，广泛收集、综合校内动态信息以及兄弟院校先进 的工作思路和做法，及时提供给校领导参考,并积极参与教 学.科研工作规划和重大改革方案的制定。2、脅于发现新问 题，并结合校领导科学决
3、策的需要和本校实际情况，作出合 理的分析和归纳提出针对性、宏观性.综合性和前瞒性都比 较强的建设性思路，供校领导决策时参考。3、密切关注校内 外各种热点问题，跟踪追击，及时提供可资领导采纳的意见 和建议。参谋职能发挥得如何,是衡就一个办公室是否从事务堆 中解脱出来改变了传统的运作模式具有较高工作水平和 管理效能的一个重要标志。因此，办公室工作应紧紧围绕学 校中心工作和校领导关注的问题主动做好信息.调研、协调 和督査工作，为枝领导决策提供参考依据。（1）督促检杳职能。傍査T作就其实质来说是实赧决 策、落实批示的一项后续保证手段，也是办公室的一项重要 工作内容。办公室督促检査应该以上级和学校的重大
4、决策和 臣要作部署为重点对领导批示和交办弔项进行专项査办 并抓住师生员匸反映强烈的何题主动査办。替促检査职能 具有重要意义领导目标的实现和计划的完成关键在于落 实上而要做到这一点就必须运用督促检査这一手段来有 效地推动下属不折不扣地完成任务，提奇决策的执行效率。 此外通过检敎督办可以直接深入到实际工作的主要环节和 重点方面，发现正在出现或可能出现的问題并及时加以纠 正；通过检査骨办还可以从实际中获得大個准确的信息反 过来乂为决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学化 水平。（三）综合协调职能。综合协调挺指调整各方面的利益关 系步调一致地实现目标的活动。作为高校管理中枢的办公 室来说，综合协调
5、功能是办公案最普通的职能。协帼工祚多 种多样，有文件的协调，会议的协调，领导事务的协调,等等。 由于工作的关系人员思想的不同，在繁杂的行政中必然会 出现很多矛盾需要协调,通过协调促进双方相互了解.缓解 或化解矛盾。因此，协调是奇校办公室工作中不可缺少的重 变职能，特别是衣当前髙校体制改革进行过穆中，由于齐方 面的矛盾与问题越来越多.充分发挥办公室的综合协调作 用,是提高高校整体效益的基本要求。二、清醒认识当前高校办公室工作存衣的问题但由于各方面的原因，我国当前的髙校办公室工作却不 尽人意，和我国目和高等教育的飞速发展的要求还存在曽很 大的差距，具体而言，我国高校办公室工作在以下儿个方面 存在着
6、亟待解决的问题C（一）队伍整体素质有待提高。办公室工作要讲求高效 率,这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方 面的内容:一是办事速度;二是办事质最。只有在保证办事质 駄的前提下加快工作速度,才是真正的高效率。工作人员只 有具备过皎的政治素质熟练的业务能力扎实的工作作风， 才能满足工作的要求。据调査，高校办公室人员大多数是从 机关干部、辅导员.教师、教辆中选调，或是直接留用本校毕 业生绝大部分属于半路出家，且学历、经历各不相同水平 参差不齐缺乏专业训练过多依赖于传统的经验式管理,尤 其是一些同志利用现代化技术手段不够积极主动，办事办文 效率有待提髙。（二）作用不到位。办公室作为学校的一
7、个综合办事机 构，承損着参谋、检査和协调的综合功能，但在实际工作中， 更多的则侧重于一些事务性工作，停留在处理日常琐碎事务 的低水平状态,枢纽协调.参谋助手作用被淹没因而办公室 工作并没有起到应有的效用。（三）没冇i整套健全完善、切实可行的规章制度和严格 的办班程序管理上比较混乱。由于没有一套健全完善、切实 可行的规章制度和严格的办事程序往往造成管理上的无序 和混乱经常出现工作寵复政出多门等现彖。三积极提高高校办公室管理水平针对上述何題向校办公室如何不断适应客观要求，改 进内部管理提髙整体工作水平，在高效优质地为领导决策 眼务，保证教学、科研等方面正常运转积扱主动地发挥参谋 职能是-个編要认J
8、C思考和在实践中不断探讨的课题。（一）加強制度建设规范各项工作实践证明任何高水平的背理祁必须冇科学的制度为 先导。办公室工作涉及面广、头绪多若没冇一直健全完善、 切实可行的规章制度和严格的办爭程序就容易造成管理上 的无序和混乱出现工作失误c因此加强办公牢制度建设. 把办公宣工作纳入规范化、程序化科学化轨道是提高办公 室工作水平和骨理效能的冇效途径。j是要继续完遍公文处 理、会议组织、信访接待督査催办、工作例会公章竹理等常 规制度的建设使办公空常规工作程序化、固定化.二是耍建 立岗位口标管理责任制度。把办公室的工作进行科学分类, 定凰分解如化指标，使各项工作都右明确的时空、质、址的 要求并分解到
9、毎个科室落实到每个人头C同时要进行严 格考评以评促建保证办公室各项工作目标明确责任到 位落到实处取得实效。同时根据新形势和新任务妄适度 超敢于创新结合高校自身实际积极探索建立新的制 度,以促进学校的改笊、发展和稳定，（二）加强队伍建设提高人员索质高校办公來管理的主体是人服务的对象也是人因此 办公空工作人员的索质直接决定着办公室的管理水平和工 作效率。为此建设一支政治上靠得住工作上有本爭、作风 上过得硕的高素质的高校办公室领导班子组建合理、精干 的人员组介提岛工作人员的幣体素质，超新时期做好办公 宣工作的前提条件、I 提高政治和道徳素质C高校是培养社会主义建设者和 接班人的主要阵地这决定了办公室
10、人员特别圧领导班子成 员必须具备右较高的思想政治水平较强的政治洞察力和政 治飯锐性方能在大是大非问题上坚定立场在事关全局的 问题上头脑清醒抵御各种风险应对各种复杂局面经受各 种考验因此办公室人员必须努力加强政治理论学习，不断 提岛理论政策水平以避免出现政策性错误。2提升业务索质。髙校办公室工作的性质和待点决自 r办公空工作人员必须具备“万金油的本领。要了解国内外 高校先进的管理经验.办学信息、办学条件与进展情况具备 较强的实际工作能力具有便用现代办公设备和娴熟的文字 及口头表达能力等等。只有具备扎实的基本功才能在实际 工作中待别是在偶发性或突发性爭件中运 ww,立于不 败之地。实践证明办公室人
11、员的知识面越广经验越丰富， 工作能力就会越强。（三）转变思想观念增强服务意识学校办公空不是权力机关，而是服务机构；不是一般的 办事机构，而是学校的中枢神经，起着其他部门不可替代的 重要作用。办公电工作的性质决定了它是一个服务的部门， 它本身不能脱离服务对象而独立存在它的-切工作都是国 绕服务工作展卄的。1、为领导服务。当好飲导的参谋和助手较好的办法就 是要进行换位思考站在领导的立场和角度思考问题，充分 发挥主观能动性提离工作的前瞻性和预见性。为此办公室 工作就要变被动服务为主动服务。因而在工作中要勤于观 察、思考工于分析、综合，善于总结、提炼;密切关注国家改 革发展的新形势、新动向和教育教学改
12、廉的新举措、新经验. 墩锐地把握新形势对学校生存和发展的影响；自觉地围绕学 校中心工作和领导所思所想所求认真调研超前为领导决 策收集信息设计方案提出深思熟虑的参谋意见为域导提 供高质械的眼务真止成为领导的左膀右臂。心为领导决策 提供服务时还要摆正自身位盘，眼从爰导安排,要确定恰当 的参与方式参政但不代政更不能本末倒越俎代庖、越 权行事。在实际工作中尤其要注意防止和克眼只参与不参 谋的现象。2、为师生服务。办公宰为师生员工服务时除了通过不 同渠道向广大师生员工传达学校有关文件持神和政策、做好 佶息的上报F达外，尤其災做好师生员工来倍、来访以及俏 促检査等各项工作。在接待来访或接听电话时工作人员态
13、 度要热情、诚恳、友善不要表现出不耐烦的言行认真听取 盘见能办的事及时办一时不能办的專耐心解释清楚,、要 充分认识到自己为全体师生员工服务的.耍以立党为公、执 政为民、服务为本为指导原则在服务工作中要有甘当绿 叶”和“小优”的耕神要始终将广大师生员工的根本利益放 在首位要想师生之所想,急师生之所急努力为广大师生员 工排忧解难树立良好的公仆形象。总之.面对岛等教育的新形势.办公宣工作人员应对办 公室的职能进行重新定位,并常思进取.自加压力.内强素质 外树形象.强化服务意识.提高办公自动化水平才能使高 校办公室的工作跨上新台阶。參考文献：1高红琴提高高校办公変工作效率的若干对策卩）安微 工业大学学报（社会科学版），2003,20（4）2叶明生提升离校办公室工作水平的若干思考（几福建 农林大灘学报（哲学社会科学滋）”06.9（3）.3赵小林优化高校办公室管理的有效途径J| 戎汉科技 学院学报，2004.17（8）.（作者简介：高玉忠（1954）,男汉族山东龙诸城市 人，本科武汉大学键续教育学院主要负贵办公宣的工作。） 85
