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1、燕京理工学院Yanching Institute of Technology 教学秘书岗位分析方案姓名： 张晨颖 学号： 110440148 高逍遥 110440129 王川 110440141 专业： 人力资源管理 班级： 人力1105班 学院： 管理学院 指导教师： 赵卫锋 2013年 12月 29日目录一、岗位分析的目的2二、岗位分析的范围2三、岗位分析的内容2四、岗位分析的方法21、访谈法22、工作日志法2五、岗位分析步骤、时间及人员安排1、岗位分析项目小组各成员职责22、岗位分析的步骤及人员时间安排3六、相关文件附件附件一：岗位分析访谈提纲5附件二：工作日志表7附件三：岗位说明书9二
2、级学院教学秘书岗位分析方案岗位分析是对某一企事业单位组织内部各岗位工作的认识和分类的过程。一、岗位分析的目的 为了更加准确的了解我校各二级学院的教学秘书岗位的工作职责以及从业要求，还有高效的完成各学院的各项工作，使各学院的办学特色、办学水平和办学综合效益进一步提高，结合我校的实际，对学院教学秘书这一岗位进行岗位分析，最终并制定岗位说明书。二、岗位分析的范围 我校各个二级学院的教学秘书岗位。三、岗位分析的内容本次工作分析要完成如下工作内容：了解教学秘书的主要职责和任务；确定教学秘书的关键绩效和指标；根据教师团队运行的要求合理清晰的界定职位的职责、权限以及在组织内外的关联关系；确定工作任职者的基本
3、要求； 确定教学秘书的工作条件和工作环境。四、岗位分析的方法1、访谈法针对学院教学秘书这一岗位，我们通过对各学院的教学秘书进行访谈交流，了解他们的工作职责、从业要求等。（见附件一：岗位分析访谈提纲）2、工作日志法每天将工作日志表发个学院各个教学秘书，让他们根据工作日志表的要求认真填写，以便我们更好的了解他们的工作职责等。这项工作可以持续一周的时间。（见附件二：工作日志表）五、岗位分析的步骤、时间及人员安排1、岗位分析项目小组各成员职责小组成员职责张晨颖作为组长把握该小组总体方向和原则，并对工作结果进行审批。1对总体方案和计划提出意见；2对其他成员进程的检查和监督；3听取阶段性的汇报；4对岗位分
4、析结果后产生的岗位说明书进行审查。王川作为总体策划和实施的负责人，提供一定的方案和指导，并通过可行的实施手段达到目标。1、实施方案和计划的制定；2、分析工具(访谈提纲、工作日志记录表、说明书模板)的设计；3、收集企业现有岗位分析基础性资料；4、修改、确定岗位说明书。高逍遥作为工作分析小组的协调与联络人，配合其他人开展工作。1帮助其他人收集整理各种资料；2分发回收工作日志表；3安排其他人员配合其他人的工作；4完成岗位说明书的撰写与整理；2、岗位分析的步骤及人员时间安排：计划完成日期计划工作内容责任人一、计划准备阶段12月15日统筹规划教学秘书的岗位分析工作，设计开发分析方法，并上报组长审批。王川
5、12月16日组长组织小组成员进行讨论，确定岗位分析方法。张晨颖12月17日设计访谈提纲、工作日志记录表、岗位说明书模板，并上报给组长进行审核。王川12月18日给小组成员开会、公布计划日程、开始“岗位分析”培训、发放访谈提纲并培训访谈方法。张晨颖二、信息收集阶段12月19日对各学院的教学秘书进行访谈高逍遥12月20-26日填写工作日志：各学院的教学秘书连续填写7个正常工作日的工作日志，以便查清该岗位目前所从事的所有工作和工作任务构成，了解他们不同工作职能的时间分配；具体填写格式参见附件二高逍遥三、信息分析阶段12月27日汇总工作日志的填写情况高逍遥12月28日整理访谈、工作日志调查结果高逍遥12
6、月29日其他信息资料的收集和补充王川高逍遥12月30日整理收集来的资料，撰写岗位说明书。高逍遥四、结果整合阶段12月31日形成岗位说明书初稿王川1月1日修改岗位说明书，组长提出意见，并对有关内容进行补充。王川张晨颖1月2日组长对岗位说明书作最后审批。张晨颖1月3日工作分析结果岗位说明书的公布及实施张晨颖整个岗位分析的时间安排是从2013年12月15日到2014年1月3日，整整20天的时间。六、相关文件的附件附件一：岗位分析访谈提纲附件二：工作日志表附件三：岗位说明书附件一：岗位分析访谈提纲岗位分析访谈提纲访谈导入语：您好！很高兴今天有机会和您进行交流，我们希望通过交谈了解我们学校教学秘书这一岗
7、位的一些情况，并与您共同探讨学校方面应该需要解决的一些问题。我们保证我们将做好访谈信息的保密工作，我们的交谈只对事，不对人。接下来，我们会有针对性地向您提出一些问题，希望您能够客观地、开诚布公地说出您的看法和意见。好，我们现在可以开始吗？ 1、请您用一句话概括您的职位完成的主要的工作内容和要达成的目标？2、请问与您进行工作联系的主要人员有哪些？联系的主要方式是？3、您认为您的主要工作职责是什么？请至少列出5项职责。4、对于这些职责您是怎样完成的，在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么?5、请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重。(请指出其中耗费时间最多的三项工作)6、请您指出您的以上
8、工作职责中最为重要、对学校、学院最有价值的工作是什么？7、学院所赋予您的最主要的权限有哪些？您认为这些权限有哪些是合适的，哪些需要重新界定？8、请您就以上工作职责，谈谈评价这些职责是否出色地完成的标准是什么？9、您认为在工作中您需要其他部门、其他职位为您提供哪些方面的配合、支持与服务？在这些方面，目前做得好的是什么，尚待改进的是什么？10、您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景？需要什么样的工作经验（类型和时间）？在外语和计算机方面有何要求？您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些能力？11、您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些专业知识和技能？您认为要出色地完成以上各
9、项职责需要什么样的个性品质？12、请问您工作中自主决策的机会有多大？工作中是否经常加班？工作繁忙是否具有很大的不均衡性？工作中是否要求精力高度集中？工作负荷有多大？附件二：工作日志表工作日志表部门： 职务： 姓名： 年 月 日 时 分至 时 分序号工作活动名称活动内容工作性质工作活动结果开始时间结束时间重要程度备注123 4 5 6 7 8 9 10工作性质分例行和偶然 表示例行 表示偶然重要程度分一般、重要和非常重要 表示一般 表示重要 表示非常重要 说明：1、工作日志仅作为工作分析和岗位说明书的依据，不会用作其它任何用途，请各位老师不要顾虑；2、先采用工作日志法，是因为大家对工作分析这项工
10、作比较陌生，而工作日志法和其他的方法相比比较简单直接，更容易被接受 ；3、请在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，也就是说，每完成一项工作就记录一项，切忌在一天工作结束后一并填写；4、要严格按表格里的要求进行填写，不要遗漏那些细小的活动，以确保信息的完整性；5、请提供真实信息，以免损害你和他人的利益。例如：多填了活动内容将会在工作评价是对他人造成不公平，是他人的薪酬设定处于不合理的水平，同时对自己的绩效考核时无法进行绩效考核，从而影响您的绩效工资；少填了活动内容，将给您的工作评价带来不利影响，从而影响您的薪酬设定。其他的任何一项都会存在这种问题，因此请各位同仁一定要
11、实事求是的填写。6、对工作活动的描述要尽量具体化，判定工作内容描述是否具体化的标准就是没有亲自观察过您工作过程的人可以比较清晰的想象出您的工作活动。7、工作需要外出办事，应在归来后立即补充记录。 工作日志填写中几项关键词解释：1、“开始时间”、：“结束时间”分别为单项工作的其实和终止时间2、“工作活动名称”为单项活动类别的名称3、“工作活动内容”是对工作活动进行简单描述4、“工作性质”中“例行”表示日常的工作活动，包括经常的和周期性的。“偶然”表示一个月内很少碰到，没有固定周期的工作活动5、“重要程度”中“一般”是指该项工作活动只对本部门产生影响，“重要”表示该项工作活动将对公司内一到两个部门产生影响，“非常重要”表示该项工作活动将对公司内3个以上的部门产生影响。6、“备注”主要填写该工作活动的权限与相互关系，如承办、报批等。附件三：岗位说明书学院教学秘书岗位说明书基本信息岗位名称岗位编号所属部门岗位定员直接上级岗位等级直接下级岗位分析日期工作概述岗位职责职责一职责表述：负责程度（全责/半责）工作任务职责二职责表述：负责程度（全责/半责）工作任务职责三职责表述：负责程度（全责/半责）
