财务报销服务指引

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1、财务报销服务指南为贯彻落实各项财务管理规章制度，进一步规范财经秩序， 严肃财经纪律，根据我校实际情况作如下说明：一、严格遵守、执行国家有关财经纪律和学校有关财务管理 的各项规章制度，保证报销事项的真实性。 报销人要对报销事项 的真实性负责，要确保所报销的每一张财务票据（各类发票、审批单等）因公务活动或公务消费而取得，并且要真实反映公务活 动和公务消费的内容。审批人要严格审查报销事项的真实性， 履 行好管理与监督责任。严格禁止虚假票据套取经费、 凑单据报销 套取经费、因私消费票据报销套取经费。二、严格按照经费的用途使用资金，保证各类经费专款专用， 不得扩大支出范围和支出标准。 科研经费以及学校预

2、算安排的日 常办公、实习实训、教师进修、研究所建设等各类经费，都是为 完成相应的“特定工作任务”而划拨的专项经费，具有特定的用 途和特定的支出范围。各部门、各单位和项目负责人必须严格按 照经费用途、支出范围、标准使用经费和报销支出，不得变通挪 作他用和改变支出范围。三、进一步强化科研经费的预算编制与使用管理和控制。科研经费按照项目独立建账管理和核算，不同项目之间，经费不得混用，与项目研究无关的费用不得列支。纵向科研项目，要严格 按照立项任务书或申请书中列明的预算使用、报销各项费用，不 得超预算使用经费。横向科研项目，经费到账后，要按照学校有 关管理办法编制经费预算， 明确各类经费的使用范围、

3、明细与标 准，并经科研处审核批准后实施。 财务处按照批准后的科研经费 预算管理报销有关费用。四、报销时间：周一至周四，上午 8:30 11:30下午 14:00 16:00 周五为财务处账务清理及业务学习时间，不办理报销业务。五、报销票据要求1、正规税务发票应套印“全国统一发票监制章” , 加盖单位 “发票专用章”； 行政事业收费、 政府性基金收据套印“财政票 据监制章”加盖单位“财务专用章”等合规印章。2、报销国外票据时，需要对票据及所附外文材料的重点内 容进行简要翻译， 并由国际交流与合作处按照 票据当日 的中间汇 率折算为人民币后办理报销手续。3、用于个人娱乐、消费的发票不得报销。4、发

4、票开具内容与经营范围不符的发票不得报销。5、付款方式为“一卡通”、 “面值卡”、 “贵宾卡”、 “优 惠卡”等的发票不予报销。6、同一天同一地点采购同类物品开具若干发票的，无论是 否连号均视为同一张发票管理； 同一地点采购同类物品开具连号 发票的，无论是否同一天均视同一张发票管理。7、除个人通讯费、个人交通费发票外，报销的发票客户名 称应为“山东管理学院”。8、发票报销时限：当年发票原则上在当年报销，当年确实 无法报销的须在次年 3 月 31 日前报销。六、报销类型（一）借款借款是向财务处预借资金办理业务。 借款人必须是我校在职 职工。 实行“前款不清，新款不借”制度。 借款报销事项应与借 款

5、事项一致，不得套用资金，不得因私借款。实行公务卡结算制 度后，一般不再办理现金借款。 借款期限一般不得超过一个月 （访 问学者等师资培训费借款期限为访学结束返校后一个月内） 。超 过期限未报销或退回借款的， 个人差旅、 培训借款的从借款人工 资中扣回借款，部门借款的将暂停经费部门报销业务。填写“山东管理学院汇（借）款申请单”支付金额、收款单 位、用途必须填写完整准确， 借款人应在借款单以及支票存根上 签名。（二）办公费、专用材料1、办公费反映高等学校购买依照财务会计制度规定无法确 认为固定资产的日常办公用品、 书报杂志及小额零星印刷费等支 出，分为办公用品、书报杂志。办公用品主要指行政部门硒鼓

6、、墨盒、色带、笔、笔记本等办公必备物品。 书报杂志指行政部门购买的资料、 报刊、杂志等。2、专用材料费反映单位购置并依照规定不纳入固定资产管 理范围且具有专门用途的材料支出， 如实验用品及小型设备， 专 用服装及劳保用品、消耗性体育用品，消防器材，医疗器材，专 用工具和仪器，艺术部门专用材料和用品、文艺宣传用品等。专 用材料费包括实验室用品、劳保用品、体育用品和其他用品。填写“费用报销单”购买办公用品、 专用材料的发票内容不能为笼统名称， 如办 公用品、耗材等，应写明实物具体名称、单价、数量、金额等要 素。使用定额发票报销或发票内容为办公用品、计算机耗材、电 子元器件、图书等情况，在实体商户购

7、买，应要求提供加盖收款 单位印章的商品明细清单。从京东等电商（不包括第三方商户） 购买其自营商品， 提供该电商随货发来的明细单， 明细单上不需 再盖章。（三）印刷费印刷费反映学校的印刷费支出， 包括印刷费和版面费、 出版 费。1、印刷费指打印费、复印费、装订费、展板制作费、冲扩 费等，印刷费报销单次金额在 100 元（含）以上须提供印刷单位 盖章的明细，单次 3 万元（含）以上须提供与印刷单位签订的合 同。印刷费应纳入政府招标采购的，按照学校规定执行。2、版面费包括在会议或期刊上发表论文、论文前期评审、论文检索查新等相关费用版面费报销的条件 :（ 1）必须是我校教师为第一作者和山东 管理学院为

8、署名单位， 在国家公开出版发行的具有正式刊号的专 业技术期刊上发表的学术论文， 可按项目经费预算报销相应的版 面费。（ 2）版面费须采用对公转账或公务卡支付方式，不得采 用现金支付方式。（ 3）出版费的报销需要提供出版合同。出版 合同必须以学院的名义签订， 以个人名义签订的合同不能作为报 销要件。特别提示签订图书出版合同时， 著作权人应为山东管理学院， 署名权 为作者个人。需要携带的材料（1）采用公务卡支付 版面费报销时须备齐以下材料：费用报销单、发票、刷 卡小条或支付凭证截图、 稿件录用通知书 （入选期刊的目录或期 刊内的文章截图）出版费报销时须备齐以下材料：费用报销单、发票、刷 卡小条或支

9、付凭证截图、已完成书稿样本或封面截图。（2）采用对公转账方式支付提供收款单位全称、 收款单位银行账号、 收款单位开户行名 称、经费支出项目编号。版面费发票说明：发票付款单位或付款方为： 山东管理学院 （不得使用系院 名称、处室名称、个人姓名）；收款单位及发票印鉴： 发票收款单位与发票专用章单位名 称必须一致。例 1，杂志社开具版面费发票，则发票收款单位与发票专用 章、名称必须为杂志社名称；例 2，杂志社委托其他单位或公司代开具版面费发票，则发 票收款单位与发票专用章必须同为受托开票单位名称。除此之 外，报销人需联系杂志社出具委托出票单位代开版面费发票的证 明并加盖杂志社法人章作为报销凭证， 如

10、只有发票缺少证明， 则 学校不予报销；例 3，杂志社委托当地地税局代开具发票，则发票收款单位 与发票专用章必须同为杂志社名称并加盖杂志社所属地税局发 票专用章。境外版面费报销须提供支付记录、 形式发票或收据、 论文首 页，外文材料需提供重点内容的简要翻译。（四）邮电费邮电费反映单位开支的电话费、 寄送信函、 包裹及货物等物 品所产生的邮寄费和网络通讯费等支出， 包括电话费、 网络信息 费和其他费用。电话费包括学校办公电话费等。 报销时， 固定电话费发票付 款单位应为“山东管理学院”。电话费以电信运行商开具的正式 发票为报销依据，不得以预存款收据报销。网络使用费包括信息费、网络费、域名费、电子邮

11、箱管理费 等网络通讯费用，网络信息费原则上由学校相关职能部门统筹。其他费用包括电报费、传真费及信函、包裹、货物等物品的 邮寄费。（五）交通费交通费反映单位开支的车辆用燃料费、 车辆保险费、 车辆保 养修理费、租车费、过桥过路费等支出。因公务活动确需租用车辆的， 凭印有税务监制章的租车费发 票、车辆租赁合同及用车明细统计表报销租车费。租车费一 律使用公务卡结算或转账结算， 不得使用现金结算。 租用社会车 辆要取得具有税务监制章的租车费发票， 不得以汽油、 车辆维修、 补充客票等抵顶租车费发票。（六）差旅费差旅费 : 差旅费是指工作人员公务出差所发生的城市间交 通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费

12、。需要携带的材料： 参加会议、 短期培训应附会议、 培训通知， 山东管理学院出差审批表，山东管理学院差旅费报销单 及山东管理学院差旅补助明细表，城市间交通费、住宿费等 相关票据等。注意内容：1、出差前需填写山东管理学院出差审批表，注明出差 目的地、出行方式、时间等相关信息，由经费负责人及分管校领 导审批。报销时财务处以山东管理学院出差审批表为依据报 销往返区间的交通费， 不得报销与目的地无关的交通费。 特殊情 况往返期间中转第三地的， 报销人需做出书面说明， 经出差审批 人签字后方可报销。往返区间的交通票据要连续、完整。2、外出参加会议、短期培训应附会议、培训通知，会议费、 培训费与差旅费一同

13、报销，不得拆分报销。参加会议、培训的， 按往返各一天计发伙食补助费及市内交通费， 会议和培训期间不 发放会议、培训期间的伙食补助及交通补助。3、实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费，原 则上也不得报销城市间交通费、 伙食补助费和市内交通费。 当天 往返济南市区的按规定报销城市间交通费、 伙食补助费和市内交 通 费。乘坐本单位公务用车出差的，不得报销市内交通费。有 住宿费发票而无城市间交通费的， 本人写出书面说明， 由经费负 责人、财务处负责人审批后， 方可报销， 但补助仅发放伙食补助； 仅有单程交通费的，本人写出书面说明，由经费负责人、财务处 负责人审批后， 方可报销， 补助仅发放伙食

14、补助及单程市内交通 费。4、实际发生城市间交通费用而票据丢失的，由本人写出书 面说明，经所在部门负责人、学校财务处负责人审签后，可报销 交通工具中最低一档的票价。5、丢失住宿费发票的，需由安排住宿方提供原住宿费发票 存根复印件， 并在发票存根复印件上加盖开具单位公章， 由本人 写出书面说明，经所在部门负责人、学校财务处负责人审签后， 方可报销。6、按规定要求，使用公务卡结算。7、公务机票需在指定渠道进行购买。（七）劳务费 校外人员劳务费包括：校外专家报告费、讲座费、咨询费、 各种阅卷劳务费等。除课题评审、 成果鉴定等常规项目外， 各类专家讲座或评审 实行备案审批制度， 由主办部门填写 各类专家

15、讲座与项目评审 备案申请表，报有关职能部门备案后，并报分管校领导批准。 要求备案审批但未备案审批的，不发放讲座费、评审费。劳务费一律通过本人银行卡发放，填写劳务费发放明细 表。发放项目评审费等， 需同时提供会议通知或通讯评审函、 会 议签到表（或会议纪要）等相关证明材料。八）出国费因公出国（境）指学校（学院、部、处）组团出访、教职工 出国访学、出国参加学术会议、 学习进修、 出国任教等出国活动。 主要内容包括往返旅费、学费、住宿费、人身医疗保险及签证费 用等，组团出国费用报销时需经团组负责人审核签字确认经费开 支情况， 由国交处签字盖章后办理报销事宜。 出国访学进修报销 时应经人事处签字后办理

16、报销事宜。 各种国外报销凭证须用中文 注明开支内容、日期、数量、金额等内容。（九）会议费1、学校举办或者承办的三类会议、各单位举办或承办的四 类会议（日常工作性会议， 如评审会、 研讨会、座谈会、论坛等）， 会议费纳入学校预算管理，并细化至具体会议项目。2、不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额 标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额 按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。3、对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议 所发生的城市间交通费、住宿费，可以在差旅费中报销。4、会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、 讲课费按有关规定执行。会议费实行