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1、-软件使用说明书 共30页 第30页信达考勤管理软件使用说明版本4.0泉州信达电脑软件开发部1999年10月20日信达考勤管理软件使用说明目 录一、软件简介3二、软件安装4三、考勤处理流程5四、软件功能说明及操作说明6（一）、考勤管理6（二）、数据录入10（三）、考勤处理19（四）、查询打印22（五）、系统维护23（六）、帮助系统28（七）、退出系统28五、售后服务29六、常见问题及解决：30七、附表1、考勤数据表2、异常数据表3、汇总统计表一、 软件简介 信达考勤管理系统本着”一切以用户为中心”，符合各企业进行考勤管理，通用性强，主要功能有以下几点：1. 适应各种复杂考勤统计：正常出勤（出勤
2、天数、出勤小时），异常出勤（如旷工、提前离厂、中途出入、迟到、早退、漏刷卡、单次刷卡），加班（休息日加班，节日加班），各种请假（零星请假及整天请假，部门整批请假，统计各种自定义假别），大、小夜班统计等。2. 任意设定企业各种班别，允许企业不同上、下班规律并存（如管理人员上日常班，保安、生产部人员倒班，主管、司机、采购、外勤人员上弹性班，生产线人员连班等），支持人工排班、电脑自动排班、电脑自动搜索班别、支持员工调班等，系统能自动统计其出勤状况。3. 考勤方法灵活：系统允许不同级别不同工种的员工有不同的考核方法。除正常上、下班考核外，还设置免刷卡人员高级主管、厂长、经理），弹性人员（部门主管、司机
3、等），只考核上班卡（业务员、办公室外勤人员等），加班联班刷卡，休息日、节假日的出勤/休息特殊处理等，4. 加班自动计算：系统可设置加班由电脑计算，支持加班登记（没登记刷卡也不记加班，登记后加班如果没按规定刷卡也不算加班即取登记加班时间与员工实际刷卡时间二者最小值），支持取整计算（如30分钟或60分钟）。5. 迟到、早退分段统计：自动统计分段(1-9,10-19,20-29)迟到、早退次数及累计时间。6. 灵活的薪资接口：自定义薪资结构及薪资项目核算方法，保证系统的最大灵活性，减少数据重复输入，使薪资计算更准确、更快速。7. 方便的查询功能：按部门、班别、人事编号、卡号、姓名、日期查询员工原始刷
4、卡数据及出勤状况，查询员工每月出勤状况，分别查询迟到、早退、旷职等异常情况，查询结果可即时列印即所见所得。8. 强大报表功能：按报表种类格式可经自由定义。提供考勤日报、周报、月报或不定期报表各种请假报表、加班报表、迟到、早退、旷职等异常报表，人事档案报表，薪资接口报表，员工刷卡数据报表，员工分日期出勤情况报表，部门出勤汇总表、班别工时汇总表等。9. 特有的换卡功能：员工人员较多，因此丢失、损坏卡可能性大，需要补卡。还有人员流动性大，经常需要换卡。系统支持一工号对应多卡号。10. 提供预处理功能：每天预先处理今天早上员工出勤情况，落实上班情况，安排中餐和生产调整，极大方便处理整个月考勤数据。11
5、. 统计操作界面，集成度高，在同一界面上，可同时处理数据、查询数据，打印所有报表，鼠标轻轻一点，就马上得出结果，无需进进出出。大大方便用户的操作。.二、 软件安装信达考勤管理软件的使用环境分硬件环境和软件环境两个方面。1、 硬件环境要求：486以上任何兼容机（20M的硬盘空间 ，16M内存）。2、 软件环境要求：本软件在Windows95或Windows98下运行，直接运行光盘下Setup.exe，按其向导的步骤确定即可。安装完成后会自动建一个程序组信达世家，运行该程序组下的程序考勤管理系统即可。三、考勤处理流程 卡 机 卡 机 卡 机读取补刷卡数据刷卡数据 原 始 数 据转换数据处理出差请假
6、登记班别定义班别安排班次变动加班登记补出勤公休日登记补班补休登记日报表月汇总表 数 据汇总四、软件功能说明及操作说明信达考勤系统分考勤管理、数据录入、考勤处理、查询打印、系统维护、帮助系统、退出系统七个部分。（一）、考勤管理本模块有考勤班别定义、员工班别安排、出差请假定义、读取卡机数据、卡机格式设定五个菜单组成。1、 考勤班别定义设置企业内部员工所上班别，即定义上班时间，共有一班上班时间、一班下班时间、一班调整、二班上班时间、二班下班时间、二班调整、三班上班时间、三班下班时间、三班调整、加班起始时间1、加班终止时间1、加班扣除1、加班起始时间2、加班终止时间2、加班扣除2、加班起始时间3、加班
7、终止时间3、加班扣除3、最早刷卡分钟、最迟刷卡分钟、下班后有效刷卡时间、上班前有效刷卡时间、大小夜等设置项。解析如下：(1) 一天最多可设三个班次时间（如：08:00-12:00,14:00-18:00两个班次）、三个加班段(如：18:00-21:00一个加班段)(2) 一班调整是指一天上班时间未满或超过8小时（如:07:45-12:00，14:00-18:00），但统计小时要用8小时，故调整-15。加班扣除同理，或者扣除用餐时间。(3) 最早刷卡分钟是指今天最早上班时间与最早刷卡时间的差值的最大值；最迟刷卡分钟是指今天最后下班时间与最后刷卡时间的差值的最大值；下班后有效刷卡时间是指中午下班时
8、间与刷卡时间的差值的最大值；上班前有效刷卡时间是指中午上班时间与刷卡时间的差值的最大值。(4) 如班次时间有跨天，请加24小时，如一上班时间（00:00-06:50）应定义为（24:00-30:50）,这样，统计的结果才属于前一天。(5) 大小夜定义：大夜为1；小夜为2。建立考勤规则中大小夜应为2 按班次时间。(6) 日为蓝色，表示为星期六、星期日。(7) 定义倒班方法如下：如定义三班倒：（5日起上08:00-16:00，12日起上24:00-32:00，19日起上16:00-24:00）应这样定义：在5日定义好08:00-16:00，12日定义好24:00-32:00，19日定义好16:00
9、-24:00，鼠标点击重排，在排班打，然后点击，即可自动生成排班表，下个月自动排班，不用人工再次排班。(8) 表格左上角有一个黑块，那是集成项目的一些特殊功能（锁定、查询、全部替换、修改标题、统计、索引、排序、复制、粘贴等），能帮助用户快速处理数据，极大方便了用户，点击黑块或者按右键即可调出此功能。（有专门介绍，详见补刷卡登记）2、 员工班别安排 建立人事档案，包括人事编号、姓名、部门、卡号、班别、考勤类型、加班类型、休息日、入厂日期、离职日期。(1) 人事编号是企业内部唯一的编号。人事编号不能重复，一经设置，不要轻易改变，否则会造成一些数据丢失。(2) 卡号可以是条码号、感应卡号、IC卡号。
10、卡号也不能重复，换卡要等下个月才能换，一个人事编号可以对应几个卡号。换卡时注意，不能直接把卡号改为新卡号，否则会丢失原有的数据，要在其它卡号中修改。其它卡号中用逗号（，）隔开，可以再设置3个卡号（一个人事编号最多对应4个卡号）(3) 考勤类型是系统处理员工的考核方法。具体有：01, 正常刷卡, 严格按照班别定义的时间刷卡。02, 免打卡,正常出勤,适用于高级主管、厂长、经理等。03, 弹性人员,每天任意刷一次卡, 适用于部门主管、司机等。04, 中间不刷卡, 允许一些人中间不刷卡。05, 计时人员,不考虑班别,出勤时间为0,即旷工。06, 只考核上班情况(包括迟到),不考核下班情况, 使用于业
11、务员等。07, 灵活班别,倒班,系统根据刷卡数据，自动搜索班别，适用于排班比较乱或者无法确定其排班规律。08, 特殊类别,只打印刷卡数据，适用于其上班时间没有规律，无法用电脑统计则打印刷卡数据。09, 计时人员,考虑班别, 不统计旷工。(4) 加班类型是系统统计其加班方式。具体有： 01，节假日休息,电脑自动计算加班 02，节假日上班,电脑自动计算加班,否则旷工 03，节假日休息,人工计算加班 04，节假日上班,人工计算加班,否则旷工 05，电脑不计算加班 06，平时不计算加班,节假日计算加班(5) 休息日是指定义休息日的星期，“六,日”是指星期六、日休息。”六半” 是指星期六休息半天.(6)
12、 入厂日期、离职日期是指要考勤起始日期、终止日期，入厂日期以前和离职日期以后(包括离职日期)的日期系统不统计。3、 出差请假定义自定义出差请假类别（事假、病假、出差等）。假类编号跟假类名称都不能重复，报表符号即简写标志，可在输入、报表上体现出来。详细操作请见出差请假登记的操作方法。4、 读取卡机数据 读取卡机数据，默认读取信达系列考勤终端，但也可挂接其它牌的卡机。（详见卡机格式设定）5、 卡机格式设定大凡卡机读取后都会在硬盘上生成一个文本文件(*.dat;*.txt),由于每台卡机生成格式不一样，这就需要灵活设置卡机格式，最大限度相容不同牌或不同种类的考勤终端。定义方法如下：(1) 新增一台卡
13、机，点击读取设置，出现以下界面：路径选择则选择此卡机生成文件所在的路径。选择完毕，系统会自动其第一行刷卡数据。(2) 点击自动搜索格式，系统将自动定义卡号位置、卡号长度、年份位置、月份位置、日期位置、小时位置、分钟位置、地址位置、功能位置，如果定义不对可再调整。注意:1、如果刷卡数据没有包括年份，年份位置则为0；如果刷卡数据有四位，则取后2位。 2、这些参数定义好，不要轻易改变。（二）、数据录入 本模块共有考勤数据转换、出差请假登记、公休日登记、补休补班登记、补刷卡登记、班次变动登记、加班工时登记、补出勤输入八个菜单组成。1、 考勤数据转换 界面上显示前台卡机生成的格式文件，点击转换即可。一般
14、是读取卡机数据、换卡和补刷卡登记后才要进行数据转换。2、 出差请假登记此为通用编辑界面，即可简表式，也可浏览式录入。现详细介绍其用法：(1) 最前、最后为请假登记库第一笔和最后一笔数据；往前记录移到前笔数据；往后记录移到后笔数据。如果该按钮变模糊，说明此按钮无效。（比如当前记录在第一笔，最前和往前按钮就会模糊，因为当前数据已是最前记录，不能再往前。）(2) 删除是删除当前数据，此按钮应慎用，最好在检查有误的情况下使用。点击后系统会出现一个对话框，提示是否删除数据，如果真得需删除，则点击是(Y)即删除该数据。(3) 添加是添加一个记录， 点击后只有保存和还原两个按钮才能使用，保存保存当前数据；还原不保存当前所做的修改，如是添加记录时点击还原则不添加记录。编辑修改当前的记录内容。(4) 查找对关键字段进行查找，点击后出现如下界面：说明如下：a、字段选择当前要查找的关键字段；操作符有等于、不等于、小于、大于、为空格、为NULL(空值)、包含、在之中、在之间选择。值即要查找的值；如是单个条件，此点击搜索即可；如是复合条件，可再挑一个条件，与是两个条件要同时满足；或是只要满足其中一个条件即可
