物业管理有限公司行政工作手册

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1、目 录 一、 前言 二、 管理处行政部的工作职责三、 公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责四、 管理处行政制度及流程1 保密规定2 廉洁守则3 收发文及档案管理4 月报制度5 表格格式的管理规定6 文件格式的管理规定7 管理处印章使用管理规定8 资产管理规定9 采购、仓库管理规定10 物品领用制度11 集团网手机使用管理规定12 对讲机使用管理规定13 工作任务单使用办法14 图书借阅管理规定15 制服管理规定16 车辆使用和管理制度17 宿舍管理制度18 电话接听制度19 电话管理制度20 节约用纸、使用二次用纸的规定21 办公区域的管理规定22 办公行政管理规定221员工证2

2、22更衣柜、钥匙的管理223电脑使用与管理224复印使用管理225传真机使用管理226办公费用控制六、相关表格（一） 模版1 公文模版2 信函模版3 传真模版4 备忘录模版5 会议纪要模版6 内部工作联系单模版 （二） 表格1 请购单2 工作任务单3 公司车辆使用申请表4 车辆维修申请表5 固定资产申请表6 非固定资产申请表7 实物资产处理申请表8 实物资产转让申请表9 合同审批流程表10 名片印制申请表11 报价分析报告12 事务应酬费用申请及报销申请表13 行政费用分析表前 言本行政工作指引手册为新世界物业管理有限公司资源部及辖下各管理处在行政管理方面的业务指引桥梁，管理处行政负责人为主要

3、联络人，具体负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。资源部 管理处行政的工作职责1、 贯彻落实物管公司制定的行政管理制度，在做好管理处行政后勤支持的同时，控制及节约行政成本；2、 组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全；3、 负责管理处的各类物品采购和固定资产管理；4、 严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。1）管理体系文件的发放管理。2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。3）管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。4）指导管理处各部门的文件资料管理。5）管理

4、处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。5、 负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实；6、 根据公司规定，协助管理处主任进行管理处印章管理；7、 按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。8、 完成其他日常行政事务性工作；物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责一、 资源部与管理处行政的定位和角色：资源部管理处行政规章制度的草拟者业务的支持者业务的监督者业务咨询顾问规章制度的执行者业务的优化者业务的实践者基层信息的提供者二、资源部与管理处行政职责描述：资源部管理处行政1、 组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管理制度，编制

5、实施计划与预算，审核各管理处的实施计划及预算；2、 修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，确保行政后勤管理的顺利进行；监督管理处行政的运作，为管理处行政协调解决疑难问题；3、 组织、协调公司各类活动；4、 制定公司及管理处的档案管理规定，按照档案管理规定归口管理公司档案工作；监督、指导管理处的档案管理；5、 各项日常行政事务的统筹，公司本部日常行政事务的具体实施；6、 统筹公司所有资产管理，具体实施所有资产转移、废旧处理工作；具体执行公司本部的日常资产管理工作；7、 收集各管理处日常运行资料，整理公司的运行情况资料；8、 负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流

6、转及管理工作的收发、流转及管理工作；9、 配合公司各职能部门及管理处的工作。1、 执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编制管理处行政预算，认真执行公司行政预算，并及时提出优化成本的好建议；2、 严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，确保公司行政后勤管理的顺利进行；接受公司行政的监督；3、 组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施公司各类活动；4、 按照档案管理规定管理管理处档案工作；接受公司档案管理的监督和业务指导；5、 管理处日常行政事务的具体实施；6、 具体负责管理处的日常资产管理工作，包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销；7、 收集、提供管理处日常运行情况资料；8

7、、 负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作；9、 配合物管公司及管理处其他部门的工作。三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述：事务类型资源部管理处行政1、行政规章制度起草公司及管理处行政管理制度；执行公司行政管理制度；监督管理处执行公司行政管理制度检查、完善现行各项行政管理制度。执行物管公司行政管理制度；汇报管理处行政手册的执行情况及提出改进建议。2、预算管理编制公司行政预算的费用指标；编制公司本部的行政预算；协助管理处完成行政预算；执行公司的行政预算，对预算目标负责；监督管理处执行行政预算；对公司及管理处的行政预算执行情况做定期检讨。编制管理

8、处行政预算；执行公司批准后的行政预算；定期检查汇报管理处行政预算的执行情况。3、收发文管理制定公司及管理处的收发文管理规范；负责公司本部所有的收发文事务；监督管理处的收发文管理情况。执行公司的收发文管理规范；负责管理处所有的收发文事务；汇报管理处的收发文执行情况，并提出优化改进建议。4、文档管理制定公司文档管理标准文件，并统筹实施，包括统一发文格式、统一表格格式等；草拟、公布、完善公司的文本和表格模式。按公司文档管理标准规定的细则，实施文档管理工作；正确使用公司文本和表格模式。5、档案管理制定公司及管理处的档案管理制度；负责公司及管理处的证照、合同、文件等重要档案的集中管理；发挥档案价值，保障

9、档案安全完整；监督管理处档案管理工作；组织实施公司本部档案室盘点工作。依照公司档案管理制度建立管理处档案管理工作程序；管理好物管公司的所有文档资料；汇报管理处的档案管理情况，并提出优化改进建议；6、印章/用章管理制定公司印章管理规定、申请盖章管理规定及其他相关制度和流程；监督、实施公司印章、盖章及其他相关制度和流程；审批各管理处刻制管理处印章申请；严格执行印章管理规定、申请盖章管理规定及其他相关制度和流程；按工作需要申请刻制管理处印章，并妥善保管；8、资产采购及管理制定公司资产管理制度、严格要求实施资产管理和资产保全工作；指导、监督、检查各管理处的资产管理工作；在各管理处之间合理调配各类资产，

10、组织执行资产转移工作；制定资产采购流程及相关应用表格；按照行政采购审批权限实施物管公司的资产采购工作；公司本部资产的日常维护管理。按公司资产管理制度、的职责要求，严格实施资产管理和资产保全工作。对资产管理过程中出现问题的及时汇总、上报；配合执行公司资产转移工作；严格按照公司资产采购流程和权限进行实施采购；管理处资产的日常维护管理。9、各类日常行政事务（饮用水、用餐、快递、车辆调度、办公用品采购/分发、办公设备的维护、指定供应商的意见反馈等）负责日常行政事务供应商的甄选、评价、反馈、适时更换等事务。制定日常事务操作规范，并监督实施情况，提出意见和改进建议；优化公司日常行政工作，提高工作效率。负责

11、本管理处各类办公设备、设施维护、调配等工作；按公司的要求与有关供应商合作，并及时反馈对供应商的赞许/意见/建议；优化本管理处日常行政工作，提高工作效率。11、报告关系/类别：1、 行政月报汇总：2、 半年度行政工作报告；3、 年度工作报告；4、 各类会议纪要；5、 审核管理处年度行政预算。1、 行政月报2、 半年度行政工作报告；3、 年度工作报告；4、 各类会议纪要；申报管理处年度行政预算行政工作制度及流程1 保密规定为了加强对公司/管理处信息资料的综合保护，完善公司办公室/管理处工作规程管理，现根据国家有关保密管理规定及劳动法规，结合公司/管理处运作之实际，特制定本规定。1.1 保密的范围1

12、.1.1 本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理处各方面运作的所有信息资料，包括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。1.1.2 商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性的技术信息和经营信息；或者是因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内容。技术信息和经营信息包括但不限于客户/业主资料、合同资料、推广计划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划设计图纸、方案及计划、程序软件、技术参数、网络信息以及与公司/管理处业务有关的资料。1.2 保密文件的控制1.2.1 保密文件的界定1.2.1.1由物管

13、公司经理/管理处主任根据文件的内容与时效性，界定本公司/管理处文件是否属保密文件。1.2.2 保密文件的保管1.2.2.1所有保密文件必须由专人负责保管。1.2.2.2保密文件派发时，须在文件上注明“密件，不得复印”字样。任何人如复印或抄录保密文件，公司有权根据本规定追究其泄密责任。1.2.2.3对于尚在草拟或讨论中的、未经最后确定及公布的方案或计划，草案人必须在有关的讨论会议后立即回收，以避免草案或计划外泄，造成公司方面不必要的负面影响。1.2.3 保密文件的传递1.2.3.1保密文件须以密封形式分发至接收人，并须于信封面注明发件人及收件人姓名，交由公司/管理处内的特别指定人送往。1.2.3

14、.2对于需分别签署审批的保密文件资料，经办人可按签署的先后顺序在同一份文件中传签，无须复印多份，以减低密件外泄的风险。1.2.4 保密文件的使用1.2.4.1保密文件原则上不得借阅，如因特殊情况需内部借阅，须获管理处主任/物管公司总经理批准并于指定地点方可查阅，不得超出指定参阅范围及指定地点，更不允许擅自进行复印；管理处/部门间的借阅，须经被借部门主管/管理处主任批准，并指定主管或以上职级的人员方可参阅，被借部门/管理处如有正当的理由，有权谢绝相关密件的借阅。1.2.5 保密文件的销毁1.2.5.1如因特殊原因须复印密件，经办人须严格控制复印的份数，如复印错误或有多印份数，须立即作销毁处理，不得用作二次纸循环再用。1.2.6 网络保密文件的控制1.2.6.1对于在网络上传输的保密文件，员工必须加具密码储存，并将有关的密码告知主管。1.2.6.2通过网络传送的保密文件，在接收后须立即进行保密存放，并确保存放安全后，马上进行网络密件的删除处理。1.2.6.3为加强网络保密文件的安全，加具的密码应避免告知其他无关人员。1.2.6.4网络系统打印输出的保密文件，应当即时取回和