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1、 办公室管理制度行政管理制度汇编二零零三年八月目 录一、员工行为规范1二、内部印章管理制度3总则3第一章 印章的种类及组织机构3第二章 印章的使用3第三章 附则4第四章 附表4三、文件与档案管理制度7总则7第一章 文档的分类7第二章 文件的编号与管理8第三章 档案的编号与管理8第四章 文档的保存期限10第五章 附则11第六章 附表11四、保密制度14总则14第一章 保密义务14第二章 机密的定义14第三章 保密管理14第四章 附则15五、车辆管理办法16总则16第一章 公务车用车管理16第二章 货运车用车管理17第三章 车辆的维修和保养17第四章 驾驶员管理17第五章 违规与事故处理18第六章
2、 车辆的费用管理18第七章 附则19第八章 附表20六、会议室管理制度23总则23第一章 会议室的使用23第二章 会议室的日常管理23第三章 附则23第四章 附表24七、办公用品和办公设备管理规定25总则25第一章 办公用品管理25第二章 办公设备管理25第三章 附则26第四章 附表27编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页 共1页一、员工行为规范第一条 严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事务。第二条 办公室内可以就工作问题进行讨论与争论，但严禁因个人事务争吵。第三条 遇公司客人来访时，要礼貌谦让。第四条 禁止将私人客人带入办公区域。第五条 员工在上班时间
3、内要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。第六条 员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。第七条 不准在办公室及公司门口的楼道内吸烟。第八条 各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发出臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。第九条 各工作场所内，严禁随地吐痰。第十条 垃圾、污物、废弃物等，不得任意乱倒堆积。第十一条 员工的办公桌面要保持整洁，文件、文具要摆放整齐。第十二条 公司电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。第十三条 接听电话要用话简练、清晰，回话礼貌、耐心。第十四条 不得用办公
4、电话长时间聊天，通话时要注意音量，尽量不打扰他人工作。第十五条 个人办公桌电话响铃五声内要接听。第十六条 输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。第十七条 员工应爱护各种设备，降低消耗。对各种设备应按规范要求操作、保养。如发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。第十八条 严禁个人在计算机内安装游戏软件。第十九条 严紧在公司上网浏览与工作无关的内容，不得用网络通讯工具聊天。第二十条 员工要有防计算机病毒意识。使用软盘或其他电子存储介质在使用前，必须确保无病毒。第二十一条 任何人未经计算机使用人同意，不得使用他人的计算机。第二十二条 除专门负责硬件维护人员外，任何人不得随意拆卸
5、所使用的计算机或相关设备。第二十三条 员工要确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态。第二十四条 应增强消防意识并有安全防火的责任和义务。第二十五条 离开办公室前检查各自的办公桌，并将所有锁锁好，并要关闭本人所有电源设备的电源。第二十六条 最后离开办公室的人员要检查并关闭所有公共部门的电源（传真机除外），关闭空调，关好门窗。二、内部印章管理制度总则第一条 为规范公司印章使用，制定本制度。第一章 印章的种类及组织机构第二条 印章种类： 1. 公司章：经公司工商主管机构登记的公司印章；2. 合同章：专用于签订各种协议、合同的印章；3. 财务专用章：专用于财务的印章；4. 业务专用章：用于业务员
6、接洽业务，开介绍信的印章；5. 提货专用章：用于销售部物流组员工提货时使用的印章；6. 法人代表人名章：用于签订合同与签发支票的印章。第三条 印章的保管：1. 公司章、合同章由办公室主任负责保管；2. 财务专用章由财务部会计负责保管；法人代表人名章由出纳保管；3. 业务专用章和提货专用章由销售部内勤负责管理。第二章 印章的使用第四条 签章：4. 员工需在有关文件上签章时，首先由用印人到相应部门填写印章使用登记表。5. 经该员工的部门经理审核后，再签章。6. 部门经理需签章，由总经理审批。7. 公司章、合同章和法人代表人名章的签章须经过总经理的审批。8. 若总经理不在公司，必须经行政副总审批，并
7、由印章管理人员在登记表的备注中加以说明，方可签章，但总经理返回时应立即补审。9. 用印人须将印章登记表上的内容填写完整，否则，印章管理人员有权拒绝签章。10. 如协议、合同上已有公司总经理签字，印章管理人员可直接签章，但应在印章使用登记表中说明。11. 需使用财务专用章时需要财务部经理的批准。12. 需使用业务专用章和提货专用章需要销售部经理批准。第五条 如需将公司公章、合同章或法人代表人名章带出公司，携章人必须提出书面申请，并须经公司总经理签字批准。取章时，在印章使用登记表上要注明携章去的地点；还章时，要将在外签章的内容按照签章程序，在印章登记表上顺序填写，并写明还章时间及还章人。第六条 印
8、章使用登记表为公司重要档案，需无限期保存，任何人不得以任何理由予以销毁。第七条 公司印章发生损坏，由保管人员承担保管责任；公司印章丢失时，应于发现丢失24小时内办理公告事宜，如发生损坏，应于损坏后7天内办理完毕更换事宜。公司变换印章，由原来印章保管人员负责办理。第八条 严禁未履行程序，加盖印章。第九条 重要合同、协议在签章前应由财务部和总经理审核。第三章 附则 第十条 本规定自发布之日起生效。第四章 附表第十一条 印章管理制度表格13. 印章使用申请表14. 印章使用登记表附表一： xx公司印章使用申请表印章类别： 管理部门：印章用途：申请人：_日期：_审批人：_日期：_附表二：xx公司印章使
9、用登记表 办公室 财务部 销售部序号印章类别印章用途用印人日期备注1234567891011121314151617181920说明：要将印章带出公司使用时，需在备注栏中注明地点，及在还章时注明还章时间。 三、文件与档案管理制度总则第十二条 为规范公司各部门的文件和档案的管理，做到文档流转及时、保管安全，制定本制度。第一章 文档的分类第十三条 公司文档分类（包括电子文档）：15. 合同类文档：指公司与其他法律实体签订的具有法律效力的文件。包括合同、协议以及备忘录。16. 规划类文档。指涉及到公司发展和计划的各种文件：公司发展规划、公司年度经营计划、公司年度市场营销计划、公司年度销售计划、公司人
10、力资源计划、公司年度预算方案等。17. 制度、政策类文档。指公司各种规章制度文件、公司销售政策和公司的各类通知等。18. 报告类文档。指各种最终提交的方案或者分析结果：各期财务分析报告、市场分析报告、新产品方案的报告、广告和促销方案的报告等。19. 方案类文档。指各种未最终获得通过的申请报告、计划或者方案：各种计划方案、新产品开发方案、广告促销方案、销售政策调整方案等。20. 信息类文档。指记录客户信息的各种文档以及财务部的各种会计记录：客户档案和会计帐目、会计凭证等。21. 表单类文档。指公司运作过程中产生的各种表单。借款单、报销单、销售订单、出库单、入库单、采购申请单、送货单、办公用品领用
11、单等等。22. 外来文档。指和公司业务无直接联系的各种外来文档：书籍、报刊、杂志、信件。第十四条 文档按照是否处于流转状态又可划分为文件和档案两类：文件是指处于流转过程中的文档；档案是指已经停止流转，有人专门留存保管的文档。文档的编号按照文件和档案的区别也有所区别。第十五条 规划类文档、制度政策类文档、合同类文档和信息类文档属于档案；方案类文档属于文件；表单类文档和外来文档属于文件。第二章 文件的编号与管理第十六条 文件的编号：文件按发起部门进行编号，编号规则：总经理发文：【总】_年文_号V_办公室发文：【办】_年文_号V_人力资源部发文：【人】_年文_号V_市场部发文：【市】_年文_号V_销
12、售部发文：【销】_年文_号V_设计部发文：【设】_年文_号V_财务部发文：【财】_年文_号V_规则说明：【】内文字为部门第一个字；“_年文_号”是某年第几个文件，空格处用阿拉伯数字填写；“V_”是版本号，是指该文件经过了几次修订，空格用阿拉伯数字填写。第十七条 文件的流转：文件是需要经过各级领导审阅的文档，每一位审阅人接收到文件后， 2天内应做出响应，把文件交给下一位审阅人，如果该文件未获通过，则返回给文件发起者，让其进行修订。第十八条 文件的归档：文件获得审批通过之后，文件的最后获得通过的版本应该由相应部门的人员留存归档。将文件进行档案编号。第十九条 表单类文件用日期加简单数字加以编号。如在2003年12月26日的出库单编号为：200312260234；其中前面八位数字是日期，后四位数字是该类表单在本年度的流水编号，由流转过程最后一个接收者留存。第二十条 外来文件不需要进行编号，由统一由办公室留存。第三章 档案的编号与管理第二十一条 规划类档案、报告类档案和制度政策类档案的编号：档案按照留存部门进行编号，编号规则：总经理存档：【总】_年档_类_号【 】办公室存档：【办】_年档_类_号【 】人力资源部存档：【人】_
