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1、考试题型：一、 填空 二、判断三、不定项选择题 四、简答题4 五、案例题30复习重点：第一章 ：秘书的职业类型、秘书工作的性质和特点第三章 ：秘书机构的设立原则 第四章：重要在案例中应用第五章 :人际关系是重点 第六章、第七章、第八章第十章 ：公文办理程序、文书整顿归档新规则第十一章 第十二章:信访工作的程序和措施第十三章 :沟通的层次、协调的特点、协调的内容注意每章的特点、程序、原则和规定第一章 绪论第一节 秘书的涵义和职业特性一、 秘书的涵义1、 宫中私藏之书（在国内古代,秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料）2、 辅臣3、 行政职位（秘书,在国内现代重要是指党和政府机关、公司事业单位、社会团
2、队、军队、院校内的一种行政职位。）4、 社会职业（专门从事办公室程序工作,协助领导解决财务及平常事务,并为领导决策及实行服务的人员。)二、 秘书人员的分类1、 从组织形式分(从服务对象和经济来源分)可分为：a. 公务秘书（是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。)b. 私人秘书（指为民办、集体公司、农民专业产、个体户及外资公司服务，由它们聘任并支付薪酬的秘书工作人员。)2、 从工作性质、担任的角色分：a. 就工作性质分:可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。b. 就社会领域分：可分为党政秘书、公司秘书、
3、科技秘书、教学秘书等。 三、 秘书的层次秘书的层次重要指两方面的内容:一方面秘书人员所在的机关单位,其级别的高下,可分为中央、省、市、县、基层。另一方面,同一机关、单位秘书人员的职位也有高下不同，显现不同的层次。按秘书人员担任的职务划分:各级政府机关秘书长、办公厅(室）主任、秘书到处长、科长（含科级干事）、股长（非正式级别但有实际职务)、科员、办事员七个层次。一般把省、厅两级的秘书人员称为“高档秘书”，把处、科两级的秘书人员称为“中级秘书”,科员级如下的秘书人员则称为“处级秘书”。四、 秘书的职业特性（辅助性管理、综合性服务):服务的直接性、服务的稳定性、知识化、年轻化、女性化第二节 秘书工作
4、的内容、特点和作用一、 内容1. 文书撰写(上司口述或会议记录、整顿，文献起草、修改、润色等)2. 文书制作（打字、复印、编排、装订等）3. 文书解决(收发、传递、办理、保管、立卷等)4. 档案管理(归档、鉴定、管理、提供等）5. 会议组织(准备、记录、文献、善后等）6. 调查研究（筹划、实行、分析、研究等）7. 信息资料工作（收集、整顿、提供、储存等）8. 信访工作（群众来信来访或顾客投诉解决等)9. 接待工作(平常来访与筹划来访接待、安排、服务等)10. 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)11. 监督工作（政策履行或决策实行的督促、检查等)12. 日程安排（为上司安排工作日程、
5、会面及差旅事宜等)13. 平常事务（通讯、联系、值班、生活、管理等）14. 办公室管理(环境、设备、经费等)15. 其她临时交办事项二、 秘书工作的性质与特点：辅助性、综合性、机密性、服务性三、 秘书工作的作用1、 助手作用(涉及在某些方面应为上司把关,譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关,发出文献、信函的把关，接待、会议以及办公室费用开支的把关等等。董事会或公司总裁的秘书，对公司和下属人员尚有“监理”作用。）2、 参谋作用（为上司调查研究、收集和提供信息、提供征询,她们辅助上司决策,为上司草拟筹划或实行方案，或组织专家论证、选定最佳方案。高档秘书还能充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决领
6、导的疑难问题，为领导积极出筹划策。）3、 协调作用4、 信息枢纽作用（上传下达,下情上传)5、 公共关系作用第三节 秘书学的涵义、研究对象和研究措施一、 秘书学的涵义和研究对象研究秘书工作规律的一门学科，是以秘书和秘书工作为研究重点。研究对象:秘书工作 秘书机构 秘书人员二、 秘书学研究的措施和方式1、 理论和实践结合的措施2、 学科联系的措施(写作学、管理学、档案学、社会心理学等）3、 经验分析的措施4、 案例分析的措施第二章 秘书工作的来源和发展第一节 国内秘书工作的来源和初期发展一、 秘书与秘书工作的来源1、 部落首领近身辅臣的需要2、 原始秘书活动二、 奴隶社会时期的秘书工作秘书官员和
7、秘书工作制度三、封建社会时期的秘书工作保密制度1、 秘书官员和秘书工作制度（保密制度、行文制度、三省制、一文一事制、限期承办制、贴黄、引黄制、条旨制、催办制度、文书制度)2、 官府文书和应用文四、 改革开放时期的秘书工作1、秘书工作的正常化、制度化2、文书工作、档案工作的加强、大兴状况调查、注重政策研究4、信访工作发挥重大作用、科学、系统地培养人才,开展秘书学理论研究6、走向办公自动化和秘书工作的科学管理第三章 秘书工作机构的职能与工作规定第一节 秘书工作机构的设立一、秘书工作机构的设立原则:精简原则、纵向层次尽量少、横向幅度可适度加大二、秘书工作机构的名称与组织形式1、中央、省、部的秘书工作
8、机构称为办公厅。2、省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为办公室。3、社会团队的秘书工作机构一般称为秘书处。第二节 秘书工作机构的地位与性质一、秘书工作机构的地位1、秘书工作机关：相对独立 2、秘书工作部门:附属性强二、秘书工作机构的性质：机密性（首要特性）、辅助性、综合性、服务性（本质特性)第三节 秘书工作机构的职能与工作规定一、秘书工作机构的职能：助手职能、参谋职能、枢纽只能、协调职能、保密职能、公关职能二、秘书工作机构的工作原则与规定1、明确职责、权限、目的、任务2、制定秘书工作的各项制度和原则3、分清主次、有条不紊（打印文献与接待客人）4、科学地安排工作程序、精确
9、细致、的确无误、迅速坚决、讲求时效7、忠于职守，安于职分8、加强教育、管理，不断提高素质、能力三、秘书工作机构成员1、秘书班子成员的不同层次规定、秘书班子的群体优化(异质优化 合理分工、密切合伙 不断运动的过程）第四节 秘书部门和人员的管理一、秘书部门和秘书秘书工作的规定：机构与部门职责、岗位责任制、工作程序和工作措施、信息系统、办公自动化二、秘书人员的自我管理、工作管理:常规工作、临时工作 筹划性、顺序性、严规定2、行为管理:做事干净利落、穿着得体大方、言辞简要清晰、态度谦逊随和、语调温和明朗3、时间管理4、办公环境管理:办公室、办公桌、办公用品第四章 秘书的素养第一节 秘书的知识和能力一、
10、秘书的知识构造1、 基本知识(涉及语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文学和历史知识的提高。)2、 专业知识（专业知识是秘书工作者知识构造的核心或者是主体,也是区别于其她领域的知识构造的方面。如文书解决,信息解决，信息调研、会议组织等理论知识。又如秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范等。）3、 行业知识 4、 有关知识(秘书工作者的辅助知识，它涉及如下几种方面的知识：管理学的知识、社会交往知识、心理学知识等）二、秘书的能力规定、写作能力具体是指公文和事务应用文的写作能力。秘书还要练习书法，把字写得端正、匀称、流利。、口头体现能力秘书要会说一口原则、流利的一般话,要
11、口齿清晰，不紧不慢。对领导发言语言要简要扼要;对群众发言切忌罗嗦,更不要拖音带腔。3、听知能力秘书要善于耐心倾听和对的理解别人的发言，要能从别人冗长的发言中找出要领;或是从众口交加、剧烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简要的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语,就是多了同样交际工具。5、社交活动能力现代社会中的秘书常常要参与多种社会活动,外出联系工作，调查状况，收集信息，进行协调,参与多种会议、会谈或宴会，甚至有参与外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得多种场合的礼仪、礼节，善于待人接物,善于解决复杂的
12、人际关系。6、协调能力秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡;要善于发现文献与文献之间政策、提法上的抵触或不一致;要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合,并及时加以沟通、协调。7、观测分析能力秘书在工作中要时时、事事、到处做有心人，善于观测,善于发现“死角”，及时提请领导注意,要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问题，并且要善于分析问题、提出解决问题的措施供领导择用、实行。8、应变能力秘书的大部分工作均有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，特别是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下,也常会浮现意想不到的状况。秘书人员要有遇急不慌
13、、处事冷静的应变能力,解决问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。9、使用先进办公器械的能力诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。但凡办公室拥有的器械、设备,秘书人员都应学会使用。0、预测能力预测是在大量事实和信息的基本上，对也许发生或即将发生的状况作出科学的估计。第二节 秘书的思想修养和职业道德一、理论修养（要注意加强理论修养）二、 思想作风：全心全意为人民服务、对党和人民负责、密切联系群众、谦虚谨慎、实事求是、踏实细致,一丝不苟、敏捷干练,讲究实效、富裕创作，敢于开拓三、 职业道德：忠于职守、严守秘密、遵守信用、文明礼貌、廉
14、洁奉公第三节 秘书的心理和性格一、 个性心理1. 爱好(爱好是指个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度。)2. 意志（意志是人拟定目的、实现目的、支配和控制自己行动的心理活动。)3. 情绪（情绪是人的感情较强烈的、带有冲动性的、明显的外部体现。）4. 思维(思维是人的结识过程,思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合；或是运用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。）5. 记忆(记忆是人的思想、行为、知识、经历的印迹的保持和再现。）二、性格及素质规定:开朗、敏捷、稳健、风趣、自制、自信、诚实、认真、忍耐、谦逊、保守秘密三、 心理调适措施：博览群书,开阔胸襟
15、；培养广泛爱好；丰富业余生活；善于反省，自我调适;倾诉、宣泄、调节情绪第四节 秘书性别特性一、 性别的性格、职业特性1、 性别的性格特性 2、性别的职业特性 3、秘书的女性特性二、女性秘书的自我保护 1. 对的的结识和心态2. 自我保护意识和措施第五章 秘书的社会活动与人际关系第一节 秘书的社会活动和社会地位一、秘书的社会活动1、现代秘书社会活动的特点：复杂性、多样性、社会化、现代社会活动对秘书的规定:a. 充足发挥主观能动性b. 知习俗、懂礼仪,善于待人接物c. 要有开放型、全方位活动的心理准备和适应能力二、秘书的社会地位、先赋地位:规定性地位2、后成地位：赢得性地位、自致性地位、秘书社会地位的特点(秘书的“先赋地位”具有明显
