【制度范例】建设集团有限公司物资管理制度(WORD21页)

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1、 建设集团有限公司 CONSTRUCTION GROUP CO.,LTD物资管理制度HY/WI-QC-001 版 次 A版 受控状态 编 号 持有者 编 制 人 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期 发布日期：200 年 月 日 实施日期：200 年 月 日 建设集团有限公司发布 建设集团物资管理制度第一章 物资需用计划管理第一条 为进一步加强、完善公司物资需用计划编制管理，确保物资计划的准确性和严肃性，避免计划失误，特制定本管理规定。第二条 项目经理部（外地项目公司）在工程开工前（或需用前）三十天，必须分类编报单位工程一次性物资需用计划，即物资总需用计划，包括工程土建、安装、装修、临时设施

2、、劳保防护用品、消防器具、计量器具、零星材料及机械设备等物资总需用计划，并根据月度（大型工程分阶段）生产计划，提前十五天，分类编报月度（分阶段）物资需用计划。第三条 物资需用计划须详细注明：物资名称、品种、规格型号、计量单位、数量、技术要求、质量标准（包括质保期限、金额）、进场（含分批进场）日期及用途等，对需非标加工的物资应提供详细的加工图纸、说明等。并编报大宗、主要物资需用量计算书要求编报人（施工员）、项目经理须签字确认，并经工程部、质安部、试验室等相关部门审核生效后，传报集团建材公司统一安排采购、供应。第四条 物资需用计划有错误、漏项或设计变更时，编制人(或项目材料员)要及时通知集团器材部

3、，并在一周内编报更改原计划或追加补充计划，并履行相应审批手续。第五条 严禁“白条子”计划和“口头”计划的发生。第六条 a) 物资需用计划实行档案化管理。每分计划都必须有编号，计划的发放有登记和接受人的签字，以确保物资需用计划受到控制。b) 物资需用计划编号规则：X X 顺序号 分类编号 工程项目简称分类代号规定如下土建土 安装安 装修装 临时临 劳保劳 消防消 计量计 零星材料零 机械设备机如：仙岳土028表示仙岳工程项目土建的第28份材料计划。第七条 各项目部（外地项目公司）应建立物资需用计划台帐，检查和汇总计划执行情况，分析完成和未完成物资需用计划的原因，督促有关部门履行计划。同时，通过积

4、累资料，分析解决问题，改进工作，不断提高物资需用计划工作水平。第二章 物资采购管理第一条 为适时、适质、适量、适价、适地地采购物资，确保工程的顺利施工，特制定本管理规定。第二条 采购物资及供方的控制管理。1集团公司所有工程项目的施工用物资采购供应由器材部集中控制管理(含远程采购管理)。2按照国家技术监督法规和当地政府规定要求，明确对供方实行供货资质的调查评价和实行合格供方的审批控制。第三条 对供方的考察评价1对供方的考察评价内容a) 供方的营业执照、资质和业绩；b) 供货能力（数量、期限）；c) 价格合理性；d) 信守合同与售后服务情况；e) 对其样品/说明书进行评价或检验，或与类似产品对比；

5、2对供方的评价审核程序a) 由器材部和项目经理部（外地项目公司）材料员（仓管员）收集供方的有关资料（资质证书、营业执照等复印件）。 b) 对外地项目公司供方资料的收集，由器材部编写登报信息，每季度集中一次或临时需要时委托当地项目公司登报发布消息或采用其它办法，限期收齐相应的物资供方报送的有关资料（含联系方式）并寄回器材部。 c) 将资料情况填入供方考察记录。 3器材部组织有关部门定期在工程开工（或需用）前一个月，或不定期参加考察、评审供方。考察供方应与供方的法人代表面谈、沟通（尽量不与业务人员交涉），对外地较大的供方，可邀请其法人代表来厦考察、了解集团公司，以增加相互信任度。集团公司相关部门应

6、书面会签考察、评审意见。评审会签内容：a) 器材部提供供方考察记录及评价资料等，并进行介绍考察情况；b) 相关部门对供方的资料进行评价审核，并将评价审核意见填入供方评价表；c) 合格供方的选择，应考虑集团公司所在地与项目公司所在地相对应的供方。d) 入选的供方，由建材公司经理审核，上报集团总经理批准。 4. 对业主（甲方）指定或推荐的供方，也需收集评价资料，并履行相应考察、评审和审批手续。5. 由器材部建立统一的合格供方名册，发放给公司询盘、采购员管理人使用。6. 器材部对合格供方每年进行一次年度考核，填写合格供方年度考核记录，经建材公司经理审核，报总经理批准。器材部根据“年度考核记录”编制新

7、合格分供方名册，旧合格供方名册自行作废。必要时每月增补一次合格供方名册。7. 询盘、采购人员必须在合格供方名册中选择供方实施询盘采购。对需从供方名册以外的单位采购物资时，必须由器材部会同有关部门对其样品及技术资料进行应急评价后，实施询盘采购，并增补到当月合格供方名册中。8. 对违反合同，不能按质、按量、按时供货的供方，各项目部（外地项目公司）应将详细情况及时传报器材部，器材部将报告集团，由总经理审核批准后，从供方名册中除名，并将除名决定及时通知集团所有询盘、采购管理人员。第四条 物资采购分类控制管理依据采购物资对工程的影响程度，将采购物资分为受控管理和一般管理两种管理方式进行管理。1受控管理的

8、采购物资，指大宗、主要物资，其范围如下：设备 钢材 水泥 地材 商品混凝土 阀门 法兰 给水排水管材、件 消防、暖通器材 高强螺栓 电焊条 低压电器 防爆电气、防盗报警器 高低压开关柜 电线电缆 电工产品 计量产品 保温材料 防水防腐材料 防火材料 压力容器 建筑砌块 墙地砖 门窗 外加剂 钢、木制周材 测量试验仪器及批量物资等。2. 一般管理的采购物资，指零星、少量物资，其范围除以上受控管理的采购物资外。3对受控管理的物资采购，由器材部按审核后的物资需用计划从合格供方名册中选择供方，实施集中询盘采购供应（含外地项目公司远程询盘采购供应）。4询盘采购工作程序。询盘 报盘 还盘 接受 合同。a)

9、 询盘，也称询价，器材部采取传真方式，向项目经理部（外地项目公司）所在地区二个以上合格供方发出“洽商邀请”，即物资采购询盘单。b) 报盘，也称报价、要约。由受盘方按询盘单中列明的主要条件进行报价，且加盖单位和法定代表人公章传报建材公司。c) 还盘，器材部收到报盘后，经分析评审，应对受盘人提出的发盘中某个或某些交易条件，不能完全接受的建议（即修改意见）及相应的报价，以传真方式与受盘方磋商还盘（可反复还盘）。 d) 接受，经报盘或还盘及报批后，确认对方的交易条件及相应价格，发盘（或还盘）即被接受。e) 合同，经过询盘、报盘、还盘（再还盘）和接受环节之后，双方即构成一项合同关系，应将达成的协议以书面

10、形式肯定下来，即签定合同。5特殊情况，器材部可填写某项物资询盘采购委托单，委托外地项目公司进行此项物资询盘采购的组织实施：a) 购销合同由器材部起草（外地项目公司应将有特别要求的物资的相关条款先传报器材部），汇签后传至外地项目公司。b) 外地项目公司接到购销合同后，按相关程序向经批准的合格供方进行询盘、还盘（再还盘）并将报盘单，集中传报器材部，由器材部分析、比价、审核，确定实际供方（即接受），报总经理审批后，传回外地项目公司。c) 由外地项目公司直接与确定的供方签订购销合同，并将一份原件合同寄回器材部。d) 对需从合格供方名册以外的供方询盘采购物资时，必须将有关资料与询盘单一并传报器材部。有关

11、部门将对其样品及技术资料等进行应急评价后，通知外地项目公司开始询盘。6. 各项目经理部、外地项目公司的大宗、主要、批量物资应集中编报需用计划，器材部集中采购，尽量减少批次采购供应。如无器材部委托，私自采购受控物资，集团财务部将不予结算付款。7. 对一般管理的物资采购，即零星少量的物资采购由器材部采购员直接在合格供方名册中进行市场采购，并进行集中报价，。但零星采购物资的控制指标，应严格依据零星物资需用计划，并在集团公司审计的合理范围内。第五条 物资采购合同管理1凡集团公司所有工程项目物资采购合同，均由器材部起草。起草时力求合同内容严谨、周密，符合国家法律、法规及公司的相关条件要求。2物资采购合同

12、起草后，须送交经营部、工程部、质安部、财务部、器材部等相关部门会签（或在局域网上会签）。3会签部门必须以各自的职能岗位对有关条款进行审核，并根据各自分管业务提出相应意见，对其修改的部分负责。4会签部门必须在收到合同草稿后壹个工作日内完成会签工作。如不能按时签署意见，起草部门有权收回并视同会签部门完全认同。5所有合同须经总经理批准，由总经理或总经理授权人签订合同。6器材部应对签订的物资采购合同进行建档，包括：合同名称、接受部门、签名、日期、份数等。7在物资采购合同履行过程中，器材部应组织对有关合同履行情况进行检查（如合同约定的物资质量、交货期等），如有问题应及时协调解决。第六条 物资采购结算管理

13、1集团公司所在地所有工程项目的物资采购、验收入库，由器材部负责控制、审核。报集团总经理批准后，财务部依照购销合同结算方式或物资报价审批表，进行结算付款。 2外地项目公司受控管理的采购物资、验收入库后，应通过物流系统及时传报器材部，器材部按相关程序审核后，传报集团总经理批准，财务部按合同结算方式和外地项目公司物资采购用款申请计划表金额与相应采购物资入库单（物流系统）核对，将款项汇入外地项目帐户（必须专款专用），外地项目公司在收到审核批准的回文后，根据合同与实际到货验收数量，与供货方结算付款。第七条 对物资采购工作的控制1采购实物与信息同步入库 a) 实物就是所采购的物资，信息就是有关帐款、动态的

14、库存量等数据。b) 采购物资供应到现场，即进行验收入库，实际验收数量由采购数据同时转入动态的库存量及应付帐款数据库。2. 实行职务分离a) 物资需求由项目部（外地项目公司）编报，器材部集中询盘采购。b) 物资采购人员不同时担任物资进场的验收工作，但应配合相关验收工作。c) 物资采购、储存和领发人不担任帐务的记录工作。d) 物资询价人员不同时担任物资的直接采购工作。3实行“五到位、一到底” “五到位”是指所采购的每笔物资都必须由五方的签字，即只有采购人、保管人、制单人、验收人、负责人都在验收入库凭证上签字，才被视为手续齐全。“一到底”就是负责到底，谁采购、谁负责，并且要一包到底，包括价格、质量、使用效果等都要记录。第三章 物资验收管理第一条 为划清企业内部与外部物资购销经济责任的界限，防止进料中的差错事故，把好物资的“入口关”，特制定本管理规定。第二条 物资验收工作程序：1验收准备：（1）场地和设施的准备。料具进场前，根据用料计划，现场平面布置图、物资保管规程