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1、采购业务流程及管理制度（试行）总则第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部 控制，特制定此制度。第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分 离，其中包括：（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。第三条采购部门的划分（一）面单材料及包装材料采购：由财务部门负责办理。入仓库保管，领用，记录。（二）日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。入仓库保 管，领用，记录。（三）
2、巴枪及办公设备配套专用办公耗材采购：由行政部指定相关技术人员专人负责 办理及保管领用记录。（四）其他日常采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。入仓库保管， 领用，记录。（五）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第四条采购方式 一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购 前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供 应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。（三）未经公司主管领导
3、书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有 更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书 面批准后方可变更。（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价 格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 第五条询价、比价、议价（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他 联络方式向供应厂商议价。（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明， 经主管签字确认后上报。（三）采购经办人员接
4、到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场 行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价， 经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。（四）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员 先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。具体实施细则第六条采购报销流程图第七条请购与采购（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写采购申请单，明确采购物资的名 称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部 门经理签字。（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由行政
5、总监 签字。再按要求各级审批。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”后，应按照上述总则 操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货（到货）日期。（三）常规用品备用采购的由行政部自行根据存量情况定期采购，填采购申请单。（四）采购审批：1、1000 元以内采购，各部门负责人签字，财务经理审核。2、5000 元以内，各部门负责人签字，财务经理审核，总经理审批。3、5000 元以上的，各部门负责人签字，财务经理审核，财务总监签字，总经理审批，董 事长签字。第八条验收与入库（一）采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点 验收，验收过程中应首先比较所收物资与请
6、购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价 是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，办理入库手续。（二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单 必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份， 第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。第九条付款与核算（一）预付款采购1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通 知书（注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号），办理付款批准手续后（付 款通知书须由总经理签字），交公司财务部门办理预付货款业务。2、货物及发票已到，验收合
7、格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，按财务付款 制度流程签字，财务做账。（二）现款采购采购员先填借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手 续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物 的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员 粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，按财务 付款制度流程签字，办理报销手续。（三）后付款采购采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核 后，按财务付款制度流程签字，财务入账，供应商需要结款时，由财务将款项汇出。（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总 经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余 款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时 结清购货结余款，不留“尾巴”。（五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票。2014 年8 月12 日
