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1、会议管理制度 中标建设集团海南分公司 一、会议准备 1、会议室仅限于举行会议、教育培训、来宾接待等工作需要。 2、会议室由行政人事指定专人管理，统一安排使用。 3、各部门若需使用会议室，需至少提前半天向现在人事部申请,有特别要求的应做特别说明。如需布置会场,应提出详细要求并提前三天通知办公室。 4、现在人事部在接到会议通知后,一般情况下按照申请时间先后进行排期,如遇到相互碰撞的情况,由行政人事部根据会议的轻重缓急、重要程序进行调度，但事前必须征求申请部门的意见。 5、行政人事部在确定会期后,要进行会前准备,提前通知各参会人员准时到会,并说明注意事项。按会议参加人数准备好相关文件资料。 6、会前
2、一个小时,由专人对会议室进行全面检查,内容包括会场是否整洁、干净,会议椅是否足够，电路是否正常,饮水有否保证，桌上用品是否摆放整齐，如天气适宜,应将窗户打开，并将窗帘置于同一水平线,检查各项设备是否处于良好状态并正常运行。 、如天气炎热，应在会前二十分钟将空调打开,调于适当温度。会议开始前五分钟,打开照明灯光。在参会人员到达后，分发会议资料，给主要领导倒茶,需使用专业设备的,要安排调配。 8、行政人事部要建立会议签到簿,载明。时间、地点、会议主题、参会人员、部门，签到簿由专人负责管理。 9、各部门在使用会议室中，要注意保持卫生，爱护室内设备。会议室内所有设备、工具、办公用品未征得同意，不得拿出
3、作为他用。 1、会议结束后，由专人关闭电源、门窗,并通知保洁人员及时清洁卫生,恢复原状。 二、会议记录 1、除部门会议外,其他会议由各专业部门指定专人记录，例会和重要会议必须形成会议纪要,会议纪要要求准确,完整,基本按原话方式记录,为了快速、准确记录，可采用录音笔，会后进行整理，必要时,由到会人员签名。录音必要时可做资料保存。 2、日常性工作会议和部门会议可采用摘要记录,摘要记录要善于归纳,把握实质，突出重点,要清晰、明确地记录问题及解决方法。 3、会议纪要如未能完整记录,应在会议结束后及时询问有关人员进行补充, 在完成初稿后交主管业务负责人审核修改。定稿后由总经理签发，送达给与会相关人员，做
4、好发文签收登记。 4、会议纪要采用统一格式，于会议当天或第二天中午前完成。 5、会议纪要按月进行归档，由总办秘书负责档案的管理。 、部门会议由部门按排专人记录,并决定是否出会议纪要，如涉及需其他部门或单位配合事项,应送给相关部门和单位。 三、会议事项督办 、会议事项的督办由行政人事部负责。行政人事部建立督办事项登记制度,建立催办登记薄，逐项列出检查催办的的事项。 2、凡行政人事参加的会议均要进行会议事项的督办登记，载明:会议主题，会议时间，会议确定事项及责任人,完成时间，完成方案,完成效果。 3、会议结束后,由办公室副主任对会议确定事项进行归纳登记并跟踪督办，将每次督办情况进行登记，要采用书面或口头方式及时向主管领导汇报事项进展情况,并提醒承办人及时完成。 4、加强催办人员的责任感，健全责任制,明确分工，责任到人，及时了解催办中的各个环节，解决会议议定事项落实中出现的问题。 5、对于无正当理由不能完成督办事项的,应提出口头批评或通报批评。 第 4 页 共 4 页免责声明：图文来源于网络搜集，版权归原作者所以若侵犯了您的合法权益，请作者与本上传人联系，我们将及时更正删除。
