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1、某某生物科技有限公司货权管理制度汇编(讨论稿)二0一0年十月目录业务单据、单证管理办法4第一章总 则4第二章组织机构和职责5第三章业务单据、单证的制作依据5第四章业务单据、单证的制作、审核标准5第五章业务单据、单证的传递标准6第六章业务单据、单证存档标准6第七章 附 则6存货管理办法7第一章 总则7第二章 存货预算管理办法7第三章 总部出入库管理办法8第四章 库存盘点管理办法10第五章 库存预警管理办法11第六章 附 则13物流服务商资质考核管理办法14第一章 总则14第二章 物流服务商资质考核的具体办法14第三章 附则15放货专用章管理办法16货物损耗管理办法17第一章 目的17第二章 相关
2、定义17第三章 损耗管理原则18第四章 损耗考核比率的标准制定及考核18第五章 损耗货物的处理流程18第六章 损耗货物报批流程21第七章 会计处理22第八章 损耗情况公示23第九章 其他规定24宣传促销品管理办法25第一章 总 则25第二章 宣传促销品制作管理25第三章 宣传促销品发放管理26第四章 宣传促销品组织实施流程26第五章 附 则27受控文件业务单据、单证管理办法业务执行管理制度编号: ZX02版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15业务单据、单证管理办法第一章总 则第一条 为规范业务单据、单证管理，确保业务顺利执行和最大限度降低单证风险，特制定本管理办法。第二条本
3、规定适用于某某公司所有业务类型相关的业务单据、单证。第三条 各业务流程的编制要依据本办法明确业务单据、单证的具体内容。第二章组织机构和职责第四条 某某公司货权主管部门负责本单位业务单据、单证的管理工作。对各类业务单据、单证的操作与管理情况进行检查。第三章业务单据、单证的制作依据第五条 业务单据、单证的制作要符合法律、行业惯例和公司相关规定。第六条业务单据、单证的制作要以合同情况为依据。 第七条业务单据、单证的制作要应满足业务特点而产生的特殊要求。第四章业务单据、单证的制作、审核标准第八条 业务单据、单证要单单一致。单单一致的意思是同一类的单据、单证的格式要一致。同一单合同项下的各项单据的共同信
4、息内容要一致。第九条业务单据、单证的制作要正确、准确。正确是所有业务单据、单证工作的前提，制作的业务单据、单证应首先满足单单一致，其次应符合各业务流程及规定的要求。第十条业务单据、单证的制作、审核要完整。主要指一笔业务所涉及全部单据、单证的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整；第四、审核人签字完整。第十一条业务单据、单证的制作、审核要及时。指业务单据、单证制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单。制作业务单据、单证是个复杂的工程，多数需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关部门提交。第十二
5、条 简明。指业务单据、单证的制作要简单、明了。单据中避免出现与单据本身无关的内容。 第十三条整洁。指业务单据、单证应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少手工修改。 第五章业务单据、单证的传递标准第十四条各类业务单据、单证的传递要及时。即，按照各业务流程规定，在要求时间内将业务单据、单证及时传递到下一流程环节中。第十五条各类业务单据、单证的传递要准确。即，按照各业务流程制度规定，将有效准确的业务单据、单证传递到下一流程环节中。第十六条各类业务单据、单证的传递要完整。即，按照各业务流程制度规定，将完整的业务单据、单证传递
6、到下一流程环节中。第六章业务单据、单证存档标准第十七条明确各类业务单据、单证的保管人及职责。即，货权管理部门相关业务执行负责对各项业务单据单证保管,并保证所管业务单据、单证的齐全完整、安全保密和使用方便。第十八条各类业务单据、单证要分类归档。主要是按照每笔业务进行归档。第十九条各类业务单据、单证的归档要及时。第二十条归档后的业务单据、单证，公司任何个人或部门非经允许不得销毁。第七章 附 则第二十一条 本规定中的业务单据、单证是指，各业务流程中规定经业务执行流转办理的业务单据、单证。第二十二条 本规定由某某公司货权主管部门负责解释。 第二十三条 本规定自公布之日起实施。受控文件存货管理办法存货与
7、储运管理制度编号: CC01版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15存货管理办法第一章 总则第一条 为了建立有效的存货风险监控机制，规范某某公司库存预算、出入库、盘点、存量预警等方面的管理，加强库存安全和质量管理，切实做到存货风险可知、可控和可承受，保障公司业务的健康发展，结合各品种的经营及运作特点，特制定本办法。本办法适用范围是某某公司及附属子公司或分公司。第二条 存货管理范围1、预付款货物：进口肥、农药：自开立信用证日或对供应商付款日起至装船提单日期间的货物。国产肥、农药、种子：已付款给工厂或代理商，但尚未发货即预付款占用时的货物。2、在途货物：进口肥、农药：自装船提单日
8、起至船抵港日期间的货物。国产肥、农药、种子：已接到车号通知但尚未进入指定仓库的货物。3、港口库存：自船抵港日起至港口存货货权转移至客户或子公司或分公司移库之日期间的存货。4、指定库存：自港口或供货厂商移出至指定仓库(含门店仓库)的移库日起至销售放货日期间的存货。第二章 存货预算管理办法第一节 存货预算的范围第三条 本存货预算的范围是指某某总部的主营品种存货，包括进口及国产氮肥、磷肥、钾肥、复合肥、硫磺、农药、种子和出口产品及其他品种。第四条 本预算的存货是指预付款库存、在途库存、港口库存及指定仓库库存的合计数量。第二节 存货预算的责任第五条 北京总部各产品部门负责编制所负责产品的存货预算，并对
9、最终批复的预算负责；各子公司或分公司负责编制本公司存货预算，对最终批复的子公司或分公司存货预算负责。各产品部门存货预算中包含子公司或分公司存货。第六条 某某公司货权主管部门负责组织编制、汇总整理存货预算，负责跟踪存货预算执行情况，会同财务部门实施库存预警管理。第七条 某某公司货权主管部门、财务部门负责根据库存预警管理办法，在资金及信用政策上实施监控，在时点库存超出库存预警线时，采取相应的控制手段。第三节 存货预算的内容第八条 存货预算的内容包括预算内各品种的月度进销存数量及金额，其中库存数量为当月时点最高库存预算数量及月度平均占用库存。第四节 存货预算的编制、批复与调整第九条 存货预算编制单位
10、于年度规划及经营计划期间，依据规划和经营预算编制下一年度存货预算。年度存货预算须与年度损益预算在进销存关系上保持一致。第十条 某某公司货权主管部门汇总整理存货预算，报公司领导批复。第十一条存货预算一经批复，原则上不予调整。如遇经营环境发生重大变化时可以调整，一般在下半年进行。但是必须向某某公司货权主管部门提出书面申请，报公司领导批准后，方可调整预算。第三章 总部出入库管理办法第一节 职责分工第十二条 所有品种的出入库执行工作由某某公司货权主管部门统一管理。第二节 进口化肥、国产钾肥、农药的出入库办法第十三条 入库办法：进口化肥及农药，自开立信用证日或对供应商付款日起入库存，国产钾肥依据供应商提
11、供的发车车号入库存。货物记入库存的凭证，必须是与我司签有货物保管协议的物流服务商提供的入库凭证。买入的货物，须取得客户、保管方双方对货权交接的书面确认，方可入库存。第十四条 出库办法：根据正常放货申请流程或预放货申请流程，填报放货申请表，经财务到款审核或信用管理审核后，由某某公司货权主管部门发放货通知。 (1) 申请放货需符合下列条件之一：我司已收到货款的客户；我司已收到电汇底单、银行汇票、银行承兑汇票、同城支票或以上票据复印件，并且在“凭底单放货客户名单”之中的客户；经客户信用管理审批得到批准的可授信客户；以易货方式与我司成交的客户；经过产品部门货源审批，得到货源分配的子公司或分公司。(2)
12、 放货申请上的收货人原则上应与结算单位一致，如二者不一致，业务部门应在销售合同中事先约定或取得结算单位加盖公章的书面确认。(3) 凭电汇底单/银行汇票/银行承兑汇票/支票放货的客户应事先经货权主管部门审核备案，否则视为无效放货申请。 (4) 凭商业承兑汇票放货，按照授信放货业务处理。(5) 对于易货交易方式放货，如果我司先于对方单位发货，按照预放货程序办理，对方单位向我司发货视为授信收回；如果对方单位先于我司发货，按照款到放货程序办理，由货权管理部门向业务人员取得对方单位的发货证明，连同合同一并作为公司放货审批的依据交财务部门，财务部门进行确认。第十五条 对于客户自行委托报关或委托港口灌包的，
13、有关业务部门应与客户、港口代理公司签订三方协议，要求客户必须凭我司的放货通知单提货，港口代理公司必须凭我司放货通知单发货，以确保我司货权。三方协议复印件应抄送某某公司货权主管部门备案。第十六条 对于代理进口业务，原则上不予垫支进口费用。如果发生垫支费用的情况，在申请放货时，应首先付清所有垫支费用后再放货。第十七条 代洽业务：国内收货人自带货源、自行销售，仅委托我司代办进口手续或代为对外付款的业务。对于代洽业务，在国内客户付清全部款项前，业务部门不得向客户交付任何报关所需资料，财务部门不得对外付汇，代洽业务不记入我司库存。第三节 国产化肥、农药、种子出入库办法第十八条 发货入库办法：根据被审核批
14、准的子公司、分公司、某某控股公司货源申请（或称发货流向）启动通知供应商发货及收货入库程序。(1) 对于直接销售给客户、收货人非我司的货源申请（或称发货流向），必须由相应子公司或分公司财务总监确认收款并签字盖章。(2) 对于向我司分支机构存货仓库发货的货源申请（或称发货流向），必须由子公司或分公司执行经理确认收货仓库为已经网络管理部门与某某公司货权主管部门审批备案的仓库。(3) 子公司或分公司货源申请（或称发货流向）内容应严格依照标准格式填写，并审批完整，任何有修改或审批不全的 货源申请（或发货流向）均视为无效单证。第十九条 收货出库办法：执行内贸采购收货及放货管理流程。北京总部执行人员应及时通
15、知有关子公司或分公司现场收货.铁路运输类发运在取得发车通知一个工作日内，基于SAP系统，完成总部销售放货及子公司或分公司采购工作;汽运或船运类,在得到子公司或分公司书面收货确认的一个工作日内，基于SAP系统，完成总部销售放货及子公司或分公司采购工作。第四节 节假日期间放货办法第二十条 节假日期间放货采取短信方式，依照有关流程确认放货与否，并以短信方式放货，节后3个工作日内补齐相应单据。第二十一条 节假日期间，出入库执行人员应保证手机24小时开通。根据手机通话清单，可对对公业务话费予以报销。第五节 出入库凭证的有效印章第二十二条 某某生物科技有限公司放货专用章专用于放货及向供应商提报流向、通知发货。任何单位或个人所发出的口头和其他书面放货指令均是无效指令
