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1、有效沟通的六个步骤The document was prepared on January 2, 2021 /前言【管理名言】运用换位思考，可以使沟通更有说服力，同时树立良好的信誉！在工作中我们要完成一次有效的沟通，我们会把它分为六个步骤：第一个步骤是事前准备。第二个步骤是确认需求。确认双方的需求，明确双方的目的是否是一致的。第三个步骤是阐述观点。即如何发送你的信息，表达你的信息。第四个步骤是处理异议。沟通中的异议就是没有达成协议，对方不同意你的观点，或者你不同意对方的观点，这个时候应该如何处理。第五个步骤是达成协议。就是完成了沟通的过程形成了一个协议，实际在沟通中，任何一个协议并不是一次工作
2、的结束而是沟通的结束，意味着一项工作的开始。第六个步骤是共同实施。高效沟通的六大步骤步骤一事前准备步骤二确认需求步骤三阐述观点步骤四处理异议步骤五达成协议步骤六共同实施步骤一事前准备发送信息的时候要准备好发送的方法、发送的内容和发送地点。我们在工作中，为了 提高沟通的效率，要事前准备这样一些内容：1. 设立沟通的目标这非常地重要，我们在与别人沟通之前，我们心里一定要有一个目标，我希望通过这次沟通达成什么样的一个效果，那么就要设立目标是我们沟通。2. 制定计划有了目标要有计划，怎么与别人沟通，先说什么，后说什么。3. 预测可能遇到的异议和争执4. 对情况进行SWOT分析就是明确双方的优劣势，设定
3、一个更合理的目标，大家都能够接受的目标。那么在沟通的过程中，要注意第一点是事前准备，这是我们在沟通过程中第一个步 骤；要准备目标，因为我们在工作中往往会不知道目标是什么，当我们在沟通之前有了一 个目标时，对方肯定也会有一个目标，双方能够通过沟通达成一致协议。完成这个步骤一 定要注意：在我们与别人沟通的过程中见到别人的时候，首先要说：我这次与你沟通的目 的是什么。【自检】同下属沟通的准备要点是什么？沟通的目的采用沟通方法方法1方法2方法3沟通的场所可能要问哪些问题部下会有哪些顾忌如何突破部下的心防，让部下愿意真诚的沟通步骤二 确认需求确认需求的三个步骤：第一步是提问。第二步是积极聆听。要设身处地
4、的去听，用心 和脑去听，为的是理解对方的意思；第三步是及时确认。当你没有听清楚、没有理解对方 的话时，要及时提出，一定要完全理解对方所要表达的意思，作到有效沟通。确认需求的三步骤第一步：有效提问第二步：积极聆听 第三步：及时确认沟通中，提问和聆听是常用的沟通技巧。我们在沟通过程中，首先要确认对方的需求 是什么。如果不明白这一点就无法最终达成一个共同的协议。要了解别人的需求、了解别 人的目标，就必须通过提问来达到。沟通过程中有三种行为：说、听、问。提问是非常重 要的一种沟通行为，因为提问可以帮助我们了解更多更准确的信息，所以，提问在沟通中 会常用到。在开始的时候会提问，在结束的时候也会提问：你还
5、有什么不明白的地方？提 问在沟通中用得非常地多，同时提问还能够帮我们去控制沟通的方向、控制谈话的方向。 现在我们就看一下，在沟通中，我们问的问题应当怎样去区分。1. 问题的两种类型问题的两种类型开放式问题封闭式问题由于平时我们在提问的过程中没有注意到开放式和封闭式问题的区别，往往会造成收 集的信息不全面或者浪费了很多的时间。举几个简单的例子来说明这两种问题的不同之 处。封闭式的问题：“请问一下会议结束了吗” 我们只能回答结束了或者还没有。开放式的问题：“会议是如何结束的” 对方可能会告诉你非常多的信息，会议从几点开始到几点，最后形成了什么协议，然 后在什么样的氛围中结束。可见，开放式的问题，可
6、以帮助我们收集更多的信息。在我们工作中，有些人习惯用 一些开放式的问题与人交流，而有些人却习惯于用封闭式的问题，我们只有了解了它的优 劣处，才能够更加准确地运用封闭式的问题或者是运用开放式的问题。【举例】你向航空公司订一张去上海的机票。开放式：“我想问一下，去上海都有哪些航班，各航班的时间为几点”服务人员就会告诉你非常多的信息。封闭式：“有 4 点去上海的航班吗”回答可能是没有，你又问：“有 5 点的吗” 回答很有可能是没有，“6 点的吗”也没有，你会问：“那到底有几点的呢”服务人员会告诉你：“有 4 点 10 分、4 点 40 分、5 点 15 分、5 点45 分的航班。”所以，我们注意在沟
7、通的过程中，区分两种不同问题特点，正确提问利于提高沟通的效果。【忠告】大多数只需简短回答的“封闭式”问题，都可变成“开放式”问题。2. 两种类型问题的优劣比较与提问技巧(1)开放式和封闭式的问题的优劣势：封闭式问题的优点和劣势： 封闭式问题可以节约时间，容易控制谈话的气氛。劣势：封闭式的问题不利于收集信息，简单说封闭的问题只是确认信息，确认是不 是、认可不认可、同意不同意，不足之处就是收集信息不全面。还有一个不好的地方就是 用封闭式问题提问的时候，对方会感到有一些紧张。开放式问题的优点和劣势：优点：收集信息全面，得到更多的反馈信息，谈话的气氛轻松，有助于帮助分析对方 是否真正理解你的意思。劣势
8、：浪费时间，谈话内容容易跑偏，就像在沟通的过程中，我们问了很多开放式的 问题，结果谈到后来，无形中的话题就跑偏了，离开了最初我们的谈话目标。一定要注意 收集信息要用开放式的问题，特别是确认某一个特定的信息适合用开放式问题。封闭式与开放式提问的优势与风险优势风险封闭式节省时间 控制谈话内容收集信息不全 谈话气氛紧张开放式收集信息全面 谈话氛围愉快浪费时间 谈话不容易控制(2)提问技巧 在沟通中，通常是一开始沟通时，我们就希望营造一种轻松的氛围，所以在开始谈话 的时候问一个开放式的问题；当发现话题跑偏的时可问一个封闭式的问题；当发现对方比 较紧张时，可问开放式的问题，使气氛轻松。在我们与别人沟通中
9、，经常会听到一个非常简单的口头禅“为什么”当别人问我们为 什么的时候，我们会有什么感受或认为自己没有传达有效的、正确的信息；或没有传达清 楚自己的意思；或感觉自己和对方的交往沟通可能有一定的偏差；或沟通好像没有成功等 等，所以对方才会说为什么。实际上他需要的就是让你再详细地介绍一下刚才说的内容。3. 积极聆听技巧 请你判断下面这些情况是不是积极聆听： 当别人在讲话的时候，你在想自己的事情。 一边听一边与自己的观点进行对比，进行评论。我们说聆听是为了理解而不是评论。一边听一边做和聆听无关的一些事情，这都不是 设身处地的聆听。当你处于这种状况的时候，就不可能听到准确的信息。当对方处于这种 状态的时
10、候，也没有作到设身处地的聆听。那么，积极聆听的技巧有哪些呢？下面介绍几种 倾听回应。就是当你在听别人说话的时候，你一定要有一些回应的动作。比如说： “好！我也这样认为的”、“不错！”。在听的过程中适当地去点头，这就是倾听回应， 是积极聆听的一种，也会给对方带来非常好的鼓励。提示问题。就是当你没有听清的时候，要及时去提问； 重复内容。在听完了一段话的时候，你要简单地重复一下内容。归纳总结。在听的过程中，要善于将对方的话进行归纳总结，更好的理解对方的意 图，寻找准确的信息。表达感受。在聆听的过程中要养成一个习惯，要及时地与对方进行回应，表达 感受“非常好，我也是这样认为的”这是一种非常重要的聆听的
11、技巧。聆听不是一种被动而是一种积极的行为，它不仅能够帮你收集到更多更准确的信息， 同时它能够鼓励和引导对方更好地去表达。步骤三 观点介绍FAB原则阐述观点就是怎么样把你的观点更好地表达给对方，这是非常非常重要的，就是说我 们的意思说完了，对方是否能够明白，是否能够接受。那么在表达观点的时候，有一个非 常重要的原则：FAB的原则。FAB是一个英文的缩写：F就是Fea ture，就是属性； A就是Advantage，这里翻译成作用；B就是Benefit就是利益。在阐述观点的时候，按 这样的顺序来说，对方能够听懂、能够接受。例如：卖沙发。按 FAB 顺序来阐述：没有用 FAB 顺序：【结论】采用FA
12、B顺序表达时，对方更容易听得懂，而且印象会非常深。【自检】利用 FAB 原则，向客户介绍你公司的产品。步骤四 处理异议在沟通中，有可能你会遇到对方的异议，就是对方不同意你的观点。在工作中你想说 服别人是非常地难，同样别人说服你也是非常地困难。因为成年人不容易被别人说服，只 有可能被自己说服。所以在沟通中一旦遇到异议之后就会产生沟通的破裂。当在沟通中遇到异议时，我们可以采用的一种类似于借力打力的方法，叫做的“柔道 法”。你不是强行说服对方，而是用对方的观点来说服对方。在沟通中遇到异议之后，首 先了解对方的某些观点，然后当对方说出了一个对你有利的观点的时候，再用这个观点去 说服对方。即在沟通中遇到
13、了异议要用“柔道法”让对方自己来说服自己。【自检】面对客户常用的拒绝借口，你如何应对?客户存在异议时的拒绝借口你的应对技巧我要考虑考虑我们的预算已经用完了我要和我的老板（主管、股东、丈夫、妻 子、律师）商量我还没有准备要买三个月后再来找我我没钱现在生意不景气这是我们总公司（或XXX）在负责的你的价格太高了我们已经有很好的供应商了我不在意品质我们还要跟别家做一下比较忠告】处理异议时，态度要表现出具有“同理心”。解决人际关系问题中最具威力的三个字是“我理解”。在沟通过程中，塑造一个让客 户可以畅所欲言、表达意见的环境，展现支持、理解、肯定的态度，尊重客户的情绪及意 见，让他觉得与你交谈是件轻松愉快
14、、获益良多的事。步骤五 达成协议沟通的结果就是最后达成了一个协议。请你一定要注意：是否完成了沟通，取决于最 后是否达成了协议。在达成协议的时候，要做到以下几方面：感谢善于发现别人的支持，并表示感谢对别人的结果表示感谢愿与合作伙伴、同事分享工作成果积极转达内外部的反馈意见 对合作者的杰出工作给以回报 赞美庆祝步骤六 共同实施在达成协议之后，要共同实施。达成协议是沟通的一个结果。但是在工作中，任何沟 通的结果意味着一项工作的开始，要共同按照协议去实施，如果我们达成了协议，可是没 有按照协议去实施，那么对方会觉得你不守信用，就是失去了对你的信任。我们一定要注 意，信任是沟通的基础，如果你失去了对方的
15、信任，那么下一次沟通就变得非常地困难， 所以说作为一个职业人士在沟通的过程中，对所有达成的协议一定要努力按照协议去实 施。【自检】制定沟通计划。沟通计划表沟通的目的参加沟通者地点开场白重点沟通进行项目及 自己表达的重点项目1项目2项目3结果达成共识点实施差异点下次沟通重点本次沟通重点本讲总结】在工作中我们要完成一次沟通必需经过六个步骤：第一个就是要事前准备。准备我们 这次沟通的目标，以及为了达成这个目标必要的一些计划可能遇到的异议，你应该怎么样 和他沟通；第二个就是要确认需求。一见到对方就说出你的目的，然后再询问对方的目 的；第三个就是怎么样去表达。阐述你的观点，让对方更容易接受；第四个处理异议。采 用对方的观点来说服对方；第五个就是达成协议后要感谢、赞美对方；第六个是按照协 议，去实施这项工作。否则就会造成失去了对方的信任。在沟通的过程中，我们一定要注 意，如果按照这六个步
