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1、广东省地方标准特种设备技术档案管理规范编制说明一、任务来源根据广东省质监局关于批准下达2015年广东省服务业地方标准制修订计划项目（第一批）的通知粤质监标函（2015）588号下达的标准制定计划，特种设备技术档案管理规范列入广东省地方标准制定计划，由广东省特种设备检测研究院珠海检测院负责牵头制定该标准。二、编制背景、目的和意义据国家质检总局的数据，截至2015年底，全国特种设备总量达1100.13万台；全国共有特种设备生产（含设计、制造、安装、改造、修理、气体充装）单位62706家，持有许可证68804张；全国共有特种设备综合性检验机构485个，其中质检部门所属检验机构295个，行业检验机构和
2、企业自检机构190个。另外还有型式试验机构48个，无损检测机构433个，气瓶检验机构1924个，安全阀校验机构314个，房屋建筑工地和市政工程工地起重机械检验机构173个。如此庞大的特种设备生产（含设计、制造、安装、改造、修理）、经营、使用、检验、检测单位均需要管理自身范围内的特种设备技术档案。近年来，由于特种设备技术档案造成的经济损失和特种设备事故屡屡发生。例如，因城市地下燃气管网档案管理缺失，造成不清楚城市地下燃气管网分布，给城市的建设带来了巨大的麻烦。又例如，特种设备的设计、安装单位的资料管理不善，造成了发生了特种设备事故以后调查困难，难以确定造成事故的主要原因等。再如，特种设备移装或特
3、种设备产权转移时，由于特种设备资料缺失而不能注销、注册或正常开展检验工作的事情常有发生。这样不仅造成了较大的经济损失，而且会埋下严重的特种设备安全隐患。但也有一些先进的管理企业，例如广东某企业，特种设备使用了超过50年，设备、资料管理非常好，50年前投入使用的设备一直到现在仍在使用。上述的例子举不胜举。经过分析发现，特种设备从业单位技术档案管理存在的问题主要有：1.档案管理意识淡薄；2.档案管理制度不健全、落实不到位；3.档案管理力量薄弱；4.档案管理方法落后；5.档案归档不完整；6.档案交接手续不严密；7.缺乏统一的特种设备技术档案管理规范。鉴于此，制定特种设备技术档案管理规范显得十分重要，
4、对特种设备从业单位而言，档案的管理工作是其安全管理的重要基础，档案的管理是否科学规范，是衡量其管理水平的重要尺度，做好档案管理工作，有利于提高单位特种设备安全管理水平。经过信息收集后发现，特种设备安全技术规范中一般会有一些关于特种设备技术档案的管理要求，例如压力容器使用管理规则对于压力容器档案的要求：“使用单位应逐台建立压力容器技术档案，并由其管理部门统一保管，技术档案至少应包括：使用登记证、特种设备使用登记表，压力容器设计、制造和维修的方案、图样、材料质量证明书和施工质量证明文件等技术资料”。其他一些安全技术规范也有一部分要求，但是根本没有构成技术档案管理架构，这也是造成上述档案管理问题的原
5、因之一。由于安全技术规范只是对存档的内容提出了要求，没有系统的管理，忽视了档案管理标识、存档时间、保管、保密、人员要求、设备与设施要求、借阅要求和销毁要求、移交要求，造成了大量的档案丢失。安全技术规范仅仅对档案的管理内容提出了要求远远不能满足现有的需求，因此，建立一套完整的特种设备技术档案管理规范，统一特种设备全生命周期的档案管理，既有利于特种设备档案的完善，也有利于社会经济的发展，保障特种设备安全，保障人民的生命安全。三、编制的思路和原则（一） 编制思路本标准是以特种设备安全法、特种设备安全监察条例等法律法规及特种设备相关技术规范为基础，结合我省特种设备生产（含设计、制造、安装、改造、修理）
6、、经营、使用、检验、检测单位的特点和技术档案管理的现状，提出了特种设备技术档案管理的基本原则、纸质和电子档案的管理要求及评价与改进。主要引用以下规范性文件：DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 6 档案装具DA/T 12 全宗卷规范DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则DA/T 25 档案修裱技术规范（二） 编制原则本标准制定遵循以下原则：1、基础性原则本标准的主要内容来源于特种设备法律法规及特种设备相关技术规范中关于特种设备技术档案的保管要求，基础性强，覆盖面广，具有较强的操作性。2、协调性原则本标准符合国家的政策，贯彻国家的法律法规，与档案管理的相关标准协调一致、衔
7、接配套，符合档案管理的基本要求和过程要求，能够满足特种设备技术档案管理的需要。 3、合理性原则本标准从全局出发，综合考虑广东省各类型特种设备从业单位管理档案的实际和当前档案管理的发展方向及管理档案的需求，合理可行，便于实施与监督。4、规范性原则本标准按照GB/T 1.1-2009标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规定的格式进行编写。四、编制过程及内容的确定（一）编制过程本标准的主要编制过程如下：1、成立起草组，进行调研。2015年10月，广东省地方标准特种设备技术档案管理规范制定计划下达后，广东省特种设备检测研究院珠海检测院成立了标准起草小组，制定了工作方案。标准起草小组查阅了国内同类
8、标准及资料，确定了标准框架。同时收集整理了特种设备法律法规及技术规范中有关特种设备在生产（含设计、制造、安装、改造、修理）、经营、使用、检验、检测各个环节应保留的技术档案，对省内各类特种设备从业单位（如广东省特种设备检测研究院、广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海格力电器股份有限公司、晓星氨纶（广东）有限公司、中山市金马科技娱乐设备股份有限公司等）技术档案的管理现状进行了调研，总结各方经验成果，反复进行标准研讨，形成了标准初稿。2、召开内部讨论会，形成征求意见稿及编制说明。2016年06月03日，珠海检测院召开该标准的内部讨论会，参会人员包括院总工程师、标准工作组成员、技术负责人和科研人员
9、等共15人，会上提出了10条修改意见。会后，工作组成员汇总了修改意见，最后采纳了9条，并形成征求意见稿及编制说明。3、征求意见及修改阶段。2016年07月06日，标准起草小组向广东省内各标准化科（处）、标准与编码所、监察科、特检院和特种设备的有关单位发征求意见。截止2016年07月22日，共向外发送征求意见稿的单位数为95个，回函的单位数73个，其中，有建议或意见的单位数30个，无意见的单位数43个。随即，标准起草小组对各单位提出的37条修改意见进行了汇总和内部讨论，最后采纳或部分采纳了27条，其余10条不予采纳。会后，标准起草小组根据采纳的意见对标准征求意见稿进行了相应修改，并在07月29日
10、形成标准征求意见稿的初步修改版。4、形成标准送审稿及编制说明，送省局。2016年08月08日，为保证该标准在档案管理方面更规范，珠海检测院陈总工和标准起草小组专门赴珠海市档案局进行调研和意见征集，请教档案局专家给予建议，专家提出人防、物防、技防三位一体的档案安全防护要求以及如何规范电子档案管理等建议。调研后，标准起草小组结合特种设备技术档案和管理单位实际，对标准征求意见稿的初步修改版及编制说明进行了完善，于08月10日形成标准送审稿邮寄至广东省质量技术监督局。5、召开专家审定会。2017年02月22日，广东省质量技术监督局组织召开广东省地方标准特种设备技术档案管理规范（送审稿）的专家审定会。专
11、家组由来自广东省特种设备行业协会、广东省安全生产技术中心、广东省标准化研究院、广东省特种设备检测研究院、广东工业大学、广东省珠海市质量技术监督标准与编码所、广东省特种设备检测研究院顺德检测院的专家组成。与会专家听取了特种设备技术档案管理规范（送审稿）编制组的工作汇报，对该标准进行了充分的讨论。专家组一致同意该标准通过审定，并对该标准提出了修改意见。6、按审定会意见修改形成标准报批稿及编制说明，送省局报批。主要修改意见如下：（1）英文标题。 “regulation”改为“specification”；整体翻译格式与同一时间段审定的其他标准统一。（2）前言。修改为“本标准按照GB/T 1.1200
12、9给出的规则起草。”（3）。将“接受上级主管部门和（或）当地档案部门的指导、监督和检查。”放在条文7。（4）和。标题不能断行，修改为无标题二级条。（5）5.4.1.2注。将注的内容“宜按单台特种设备的技术资料进行组卷。”放在5.4.1.2后面，删除“注：”。（6）。删除“不同类别的”，修改为“对档案编制档案号”。（7）和。档案管理员和档案管理人员两个概念须统一，全文中的名词统一为“档案管理人员”。（8）。删除档案缺失的具体原因，增加补充说明，记录补充见证。修改为“承接查验时档案资料不全或档案缺失的，档案管理单位应及时补充相关档案资料或档案，且应有补充的见证记录，以确保”。（9）。明确正文中引用
13、附录C的具体图题。（10）6。电子档案管理要求和纸质档案相比，缺部分章节内容。将5.1.15.1.5的内容调整为4.54.9，删除5.1基本要求，后续条款号自动调整。（11）。删除“根据档案管理的要求”。（12）6.1.3。“双层PDF格式”修改为“不可编辑格式”。（13）6.2.5。不应放到电子档案管理中。和规范性引用文件中的“DA/T 31 纸质档案数字化技术规范”。（14）附录A。制造许可证后加“（复印件）”。（15）附录A。增加章标题A.1。（16）附录A。将注1第二句和第三句内容以A.1.2和A.1.3的形式列出；注2中“上述”改为“本表”。（17）附录A。在各许可证等证后加上“（复
14、印件）”。（18）附录C。按照正文引用的顺序，调整C.1C.12的顺序。（二）内容的确定本标准规定了特种设备技术档案管理的术语和定义、基本要求、纸质档案管理要求、电子档案管理要求及评价与改进。五、内容说明（一）关于标准的适用范围本标准适用于从事特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、经营、使用、检验、检测等一项或多项活动的单位（以下简称档案管理单位），对特种设备技术档案的管理。（二）关于标准的属性本标准为管理规范，不涉及安全等硬性要求，综合标准的使用目的，本标准建议为推荐性地方标准。（三）有关条款的说明本标准从特种设备技术档案管理的基本要求、纸质档案管理要求、电子档案管理要求及评价与改进
15、等方面来规范特种设备技术档案的管理1、基本要求本章节对特种设备技术档案管理的基本要求进行概述。2、纸质档案管理要求本章节从特种设备技术档案管理的基本要求及各个环节的管理做出规范，对档案资料收集、档案整理、档案立卷、归档、档案保管、档案登记与统计、档案利用、档案保护、档案移交、鉴定与销毁等要求进行说明。3、电子档案管理要求本章节对特种设备电子档案的管理分不同的管理方式做出规范，考虑到目前特种设备从业单位的管理水平基本停留在纸质档案管理的阶段，鼓励有能力有条件的单位以信息化管理为手段，转变档案管理的方式，提高管理的效率和水平。4、评价与改进本章节对特种设备技术档案管理的评价与改进要求做出规范，鉴于
16、目前特种设备从业单位的管理水平有限，只提出了评价与改进的管理要求和原则性要求。（四）与现有相关标准的关系目前，还没有关于特种设备技术档案管理规范的国家标准和行业标准，本标准弥补了国家标准、行业标准在此方面的缺失。（五）贯彻本标准的要求和措施建议本标准实施后，由广东省质量技术监督局推荐给广东省内特种设备生产（含设计、制造、安装、改造、修理）、经营、使用、检验、检测单位，在特种设备技术档案的管理过程中使用。本标准实施后，标准起草单位可会同标准化技术机构组织广东省内的特种设备生产（含设计、制造、安装、改造、修理）、经营、使用、检验、检测单位，对本标准进行宣贯，推荐各单位积极使用本标准，扩大标准的影响力和使用范围。
