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1、最新会计电算化档案管理制度设计问题分析会计电算化档案管理制度设计问题分析【摘要】 会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成局部。因此,电算化会计档案收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和根底。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。关键字：电算化；档案管理；会计会计档案是企业在经济管理活动中产生的并作为历史记录保存的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它既是企业生产经营成果的历史记录，也是企业科学决策和实时管理的依据。会计档案信息无疑会对企业的生产经营和各项管
2、理产生重大影响。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被无视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革效劳。一、数据平安控制制度会计数据的平安维护是为了确保会计数据和会计软件的平安保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，主要内容包括：必须经常进行备份工作，以防止意外和人为错误造成数据的丧失,每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份，数据保存要实行双备份。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责，数据录入员、系统操作员等其他人员不得进行维护操作。
3、另外，应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以解决因发生意外事故而使数据混乱或丧失的问题。一对重要资料进行备份为了维护会计数据的平安，必须对重要资料进行备份。防止因各种软硬件故障、病毒入侵和黑客破坏等原因导致系统崩溃，造成重大损失。因此，当天的资料分两处备份，一份备份到效劳器上，一份备份在自己机器上的逻辑硬盘上。二防病毒平安计算机病毒对计算机网络的影响是灾难性的，计算机网络病毒的主要来源有两种：一种来自文件的下载，这些被浏览的或是通过Internet下载的文件中可能存在病毒，而这些病毒就会感染共享文件和各种可执行文件；另一种主要来自电子邮件，大多数的Internet邮件系统提供
4、在网络间传送附带格式化文档邮件的功能，受病毒感染的文档或文件就可能通过网关和邮件传入局域网内进行传播。有效地防止病毒入侵，必须安装防病毒软、硬件。三设置防火墙对于内部局域网，可以通过在路由器上进行相关的设置或购置更为强大的防火墙产品来进行。对于路由器产品而言，可通过内置的IOS防火墙的设置，防范局部的攻击，而购置的硬件防火墙，可以进一步保证局域网的平安性。四信息保密防范为了保障网络平安，可以利用网络操作系统所提供的保密措施，进行用户名登录注册，设置登录密码。由网络管理员增加用户时，设置原始密码，并在用户登录时自己修改原始密码。对文件目录设置访问权限和密码，以控制什么用户访问什么样的目录和文件。
5、二、电算化会计档案管理制度电算化会计档案具有磁性化、不可见及易修改的特点，因此，电算化会计档案管理是非常重要的会计根底工作，企业必须加强对会计档案管理工作的管理。计算时机计系统有关的资料应及时存档，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，并由专人负责管理。一个合理完善的档案管理制度一般包括合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、平安可靠的档案保管设备等。除此之外，还应有定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制定出一旦档案被破坏的事件发生时相应的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统
6、崩溃等及时恢复到最近状态的功能。一数据资料管理与保密机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。1、现金、银行记账凭证及日记账的输出及保管现金收付业务要做到日清月结。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印妥为保管。银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银
7、行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。2、转账凭证的输入、输出与保管转账凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。3、科目汇总表、账簿打印时间现金、银行日记账每天打印；银行余额调整表每月打印一次；总分类账和各种明细分类账每月打印一次；现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出
8、，经有关财会人员审核无误后签字生效。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。二数据备份管理1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。2、在日常工作中，准备两个移动硬盘循环使用，隔日进行备份，以防止意外和人为错误造成对工作的干扰。3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月分别使用两个移动硬盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方，妥为保管。三会计档案管理1、会计档案立卷打印输出的凭证、
9、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮外表的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案凭证盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页那么应保存。必须按账页编号顺序填写“目录及“账簿使用登记表，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录和“会计备考表。 2、会计档案的存放管理会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序
10、、查找方便。装订成册的所有会计档案都必须造册登记，分门别类地建立目录并编号保管。会计档案应存放在平安、防火、防水、防潮、防尘的地点妥善保管。存储在外存储介质上的会计档案，还应注意防磁、防压。重要的数据应复制两份以上分别存放在不同的地点。会计档案在规定保管期间不得丧失、损毁、非法抄录和复制。随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购置的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份硬盘，作为会计档案保管。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查、定期进行复制、防止由于磁性介质损坏而使会计档案丧失。3、会计档案的借阅各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签字盖章，如果对备份硬盘的操作可
11、能危及该备份硬盘的完整性，应制作该备份硬盘的复制件，使用复制件进行操作。会计档案的借阅会计档案反映单位经济活动状况，具有很高的利用价值，应为本单位积极提供利用。因此，必须严格规定档案借阅权限，认真办理档案借阅手续。原那么上本单位内部人员只能借阅与其工作有关的档案。会计档案一般不能对外借阅，如特殊情况，应由单位负责人批准方可。磁介质档案文件非本系统工作人员一律不得借阅。会计档案借阅手续:应建立会计档案借阅登记簿，借阅会计档案时，必须由档案员登记，注明借阅时间、借阅人姓名、借阅的文件名称及编号，并由借阅人签字。收回档案时，档案员要仔细检查其完好性，如有损坏、失密等现象，应追究借阅人责任。4、会计档
12、案的归档移交。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原那么上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计档案在向单位档案部门移交时，应由会计档案管理员按归档要求认真填写“会计档案移交清册，并分类按序将会计档案转移给单位档案部门，档案部门在核收无误后应立即在移交清册上签收。档案部门接收保管的会计档案，原那么上应保持原卷册的封装，个别确需拆封重新装订整理的，应会同财会部门和会计档案管理员共同进行，以分清责任。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案
13、应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。5、标准会计档案保管的期限管理和销毁管理。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。结论：只有充分重视会计信息在企业管理中的地位和作用，标准会计档案信息的管理行为，优化会计和档案工作从业人员知识构成，才能保证提供高质量的会计档案信息为企业经营管理效劳，为合规的利用者提供标准的会计信息效劳。参考文献：1张方立.供给链金融值得关注的金融创新J.金融纵横，2022，(20).2张华，俞梦曦,陈丹.面向金融供给链的风险防范机制构建J.中国市场，2022，(41).3闫琨.供给链金融:银行中小企业金融产品的经营模式J.农业开展与金融，2022，(5).
