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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.第一讲 秘书角色扮演与人际应对引言 秘书书是上司司的左右右手，他他的责任任是替上上司分忧忧解劳，减减少主管管无谓的的干扰，所所以，主主管如果果能获得得一个优优秀的秘秘书的话话，就能能心无旁旁骛拓展展业务版版图。美国一家石石油公司司的董事事长西蒙蒙艾瑞克克，当记记者问他他一生经经营企业业的秘诀诀时，他他说：“没没什么秘秘诀，只只要请一一位好秘秘书就对对了”。所以由此可可见一斑斑，秘书书在企业业的角色色有多么么的重要要。第一节 秘书的自我我定位当记者问美美国一家
2、家石油公公司的董董事长西西牟艾特特，其一一生经营营企业的的秘诀时时，他说说“要请请一位好好秘书”，由由此可见见，秘书书在企业业中的位位置有多多么重要要。1秘书的的工作内内容秘书的工作作非常烦烦杂琐碎碎，公司司所产生生的任何何事务性性工作都都可能会会涉及，所所以秘书书需要非非常细致致和耐心心。大致致来说，秘秘书的工工作包括括以下几几个方面面：辅助决策策当上司面对对多个选选择而犹犹豫不决决时，秘秘书要为为上司收收集相关关资料，帮帮助上司司分析情情况。调查研究究当上司接到到一个新新任务时时，秘书书应协助助上司进进行调查查研究，掌掌握具体体的第一一手资料料。收集信息息当今的社会会已进入入信息时时代，秘
3、秘书必须须具备信信息处理理能力，及及时、准准确地收收集所需需要的信信息。此此外，还还要善于于运用网网络收集集信息。文书处理理文书处理包包括整理理资料、撰撰写报告告等等。一一位优秀秀的秘书书应该善善于处理理文书。会务准备备所谓会务准准备既包包括公司司内部的的会议准准备，也也包括对对外的会会议沟通通，准备备工作主主要是进进行业务务汇报。公关工作作公关工作包包括沟通通、社交交、商务务等方面面，有时时也要代代表公司司进行发发言，或或者代表表主管或或老板与与媒体以以及同行行打交道道，与他他们建立立良好的的沟通渠渠道。档案管理理在高科技迅迅速发展展的今天天，我们们已经摆摆脱了以以前传统统的档案案管理方方式
4、，而而是采用用电脑来来管理档档案，所所以秘书书应该学学会在传传统化与与电脑化化之间取取得平衡衡。工作日程程安排上司每天的的工作日日程一般般都由秘秘书安排排，秘书书必须根根据上司司的时间间以及事事务的重重要程度度进行合合理的安安排，如如上司今今天到南南京出差差，明天天在北京京参加某某个会议议，秘书书要把握握好时间间，留出出往返的的时间空空档，保保证上司司能及时时参加。查办工作作查办工作是是指秘书书对公司司或部门门提交的的报告进进行核实实，或者者对一些些须要重重视的传传言进行行证实。接待工作作当有客人或或来访者者的时候候，秘书书有责任任做好接接待工作作，让来来宾感受受到自己己受到礼礼遇，产产生宾至
5、至如归的的感觉。行政事务务行政事务管管理包括括所有档档案的流流程、生生产线的的流程、所所有空间间的管理理，以及及下对上上、上对对下的沟沟通与协协调。保密工作作秘书要具备备保密意意识，公公司任何何事情都都要保密密，包括括最要好好的同事事询问，也也不能随随便透露露。2秘书应应该具备备的能力力秘书的工作作非常繁繁琐，而而且经常常有突发发性的事事件要处处理，所所以秘书书的能力力应该是是多元化化的，决决不能只只有单一一专长。【自检】以下是一些些秘书在在工作中中的表现现，你认认为他们们当中谁谁是合格格的秘书书，谁需需要改进进工作态态度、提提高工作作能力？（1）小王王在处理理其他的的事务时时都非常常能干，但
6、但是她讨讨厌写报报告，认认为写报报告是一一件无关关紧要的的小事，所所以没有有在写作作上下功功夫。（2）小李李是财务务经理的的秘书，经经常有同同事或者者好友向向她打探探别人的的薪水，小小李总是是巧妙地地回避这这些话题题。（3）小张张做了多多年的秘秘书工作作，一直直做得很很好，只只是最近近两年公公司引进进电脑，实实行电脑脑化管理理，小张张没有学学过电脑脑，觉得得适应不不了。_见参考答案案11答案111返回小李是一名名合格的的秘书，小小王需要要提高写写作能力力，小张张需要提提高操作作电脑的的能力。第二节 人际关系与与沟通技技巧认知人际关关系1增进人人际互动动人是一种群群体动物物，没有有人可以以离群独
7、独居，我我们每天天都要进进行人与与人之间间的互动动。人际际关系涉涉及各种种问题，职职位、地地位、社社会背景景等都会会影响到到人际关关系，有有一句老老话说得得好，“先先学做人人，再学学做事”，如如果不会会做人，人人际关系系就会一一团糟，办办事自然然就会到到处碰壁壁。那么怎样才才能增进进人际互互动呢？这要靠靠平时的的积累。朋朋友不会会从天而而降，也也不会突突然出现现，我们们在平常常的生活活、工作作、团队队活动中中要有意意识地结结交朋友友，建立立人际关关系网。2人际交交往的流流程人与人之间间从彼此此生疏到到彼此交交往，有有一个循循序渐进进的过程程，一般般来说，这这个过程程可以分分为八个个步骤，其其流
8、程如如下图所所示。图11 人人际交往往的流程程图3人际交交往的四四种态度度人际关系有有四种交交往态度度：我不好，你你好，这这是大公公无私的的态度。我不好，你你也不能能好，这这是玉石石俱焚的的态度。我好，不不管你好好不好，这这是自私私自利的的态度。我好，你你也好，这这是我们们追求的的目标，希希望大家家都能够够有和谐谐的博爱爱的精神神。影响响人际关关系的因因素1影响人人际交往往的客观观因素时代背景景时代不同，人人们的观观念也会会存在差差异，会会有很多多因素的的约束使使得人际际关系无无法突破破。在以以前的农农业社会会中，邻邻居之间间的关系系非常好好，尤其其在农村村，一家家办喜事事，全村村的人都都出动
9、，而而在当今今的商业业社会中中，人们们住在电电梯公寓寓里，楼楼上楼下下甚至都都互不认认识。但但是随着着现代高高科技的的发展，尤尤其是因因特网的的出现，使使得空间间距离已已经不是是问题，为为人们的的交往提提供了极极大的便便利。生活压力力人们在生活活中难免免会面对对许多压压力，比比如升学学压力、家家庭压力力、经济济压力、工工作压力力等等，这这些都会会影响个个人的看看法与想想法，也也会左右右人们人人际开拓拓的脚步步。环境的阻阻隔环境是影响响人际交交往的最最直接的的因素之之一，环环境的改改变可能能会使亲亲密的朋朋友很少少有机会会见面、谈谈心，久久而久之之，感情情就慢慢慢地变淡淡了。角色定位位在人生的舞
10、舞台上，有有的人演演主角，有有的人演演配角，甚甚至跑龙龙套，不不管怎样样，我们们从戏剧剧的演出出就可以以推测出出各种角角色的生生活面。所所以我们们要忠于于自己的的角色，如如果今天天我们扮扮演秘书书的角色色，就要要把秘书书的角色色诠释的的尽善尽尽美，达达到最高高境界。2影响人人际交往往的主观观因素人格特质质有些人生性性木讷，不不苟言笑笑，朋友友自然不不多；有有的人主主动外向向，总有有许多人人围绕在在他身旁旁。个性性的不同同，自然然会带来来不同的的生活面面。认知的差差距对事情认知知的差异异性，也也会造成成不同的的人际距距离。如如两个人人相约去去吃饭，一一个人要要吃洋葱葱面，而而另一个个人要吃吃鱼翅
11、，两两人对美美食的认认识不一一致，以以后也很很难在一一起吃饭饭。态度习惯惯不同的生活活环境、家家庭教育育培育出出不同的的习惯，每每个人都都有自己己的处世世习惯，如如果习惯惯一致，则则容易相相处，所所以有“物物以类聚聚”的说说法。沟通协调调有效的沟通通能够拉拉近两个个人的距距离，而而失败的的沟通则则恰恰相相反，正正所谓“话话不投机机半句多多”。沟沟通的瓶瓶颈会使使人们无无法和睦睦相处，结结果产生生彼此之之间的距距离。利益冲突突人们之间最最常见的的冲突大大概就是是利益冲冲突了，朋朋友之间间因为利利益冲突突而造成成老死不不相往来来的现象象并不少少见，在在利益的的面前，需需要技巧巧才能把把获得利利益和
12、保保持友谊谊协调起起来。当你总是把把“我”字字摆在第第一位的的时候，你你的朋友友一定不不会很多多。所以以，一定定要兼顾顾每一个个人的感感受，善善于沟通通，妥善善维系人人际关系系。【自检】分析如下影影响人际际交往的的因素，判判断哪些些是客观观因素？哪些是是主观因因素？人格特质质沟通通协调时代代背景角色定位位利益益冲突环境境的阻隔隔认知的差差距生活活压力态度度习惯见参考答案案12促进人际关关系的技技巧及人人际交往往失败的的原因1促进人人际关系系的技巧巧想要有效的的增进人人际关系系，需要要掌握下下面的一一些技巧巧：守信用做人要言而而有信，才才能赢得得别人的的尊重和和信赖，在在人群中中建立良良好的口口
13、碑。说好话心存善意，学学习说话话技巧，多多鼓励他他人，随随时赞美美身边的的朋友。懂懂得赞美美别人的的人，才才是最佳佳的公关关高手，赞赞美是人人际关系系的润滑滑剂，不不花一分分钱，就就能获得得很好的的效果。勇于认错错许多人明知知犯错，却却碍于面面子死不不认错，甚甚至将错错就错，丧丧失自己己的公正正性，这这样只能能使自己己走进死死胡同。而而勇于认认错的人人，却如如冬日暖暖阳，令令人觉得得温煦可可亲。尊重他人人“敬人者，人人恒敬之之”，一一个懂得得尊重别别人的人人，必能能获得更更多的尊尊重。我我们不要要因对方方的出身身卑微而而不尊重重对方。在在表达尊尊重的时时候，要要因人而而异，因因场合不不同，选选
14、择不同同的方式式。欣赏别人人古人云“三三人行，必必有我师师”，每每个人的的专长不不同，如如果能做做到不耻耻下问，虚虚心求教教，就能能够不断断学习、不不断进步步。只有有努力拓拓展狭隘隘的心胸胸，做一一个欣赏赏他人优优点的鉴鉴赏家，才才能左右右逢源，增增加人际际开拓的的能力。善于倾听听很多时候，一一双善于于倾听的的耳朵比比一口伶伶牙俐齿齿更受人人欢迎。重视仪表表据调查，一一个人的的第一印印象会影影响他与与别人日日后长期期交往的的意愿，所所以我们们必须重重视仪表表。一个个人的容容貌、衣衣着、谈谈吐、肢肢体语言言等等都都能显露露其内在在涵养，我我们应该该对成功功者的个个人特质质多加揣揣摩，建建立自己己的印象象特质，找找出属于于自己的的吸引力力。运用语言言表情说话速度如如连珠炮炮，会使使人无法法完全理理解，沟沟通时就就会产生生瓶颈；谈话时时有气无无力，冗冗长无味味，也没没有几个个人能够够忍受；只有音音量适中中、音调调柔和、速速度适中中、用字字遣词高高雅动人人、搭配配合宜的的姿态，才才能展现现声音表表情的美美学。运用肢体体语言优雅的肢体体语言就就像一块块磁铁，能能紧紧地地吸引别别人的注注意力，发发言时与与肢体语语言相辅辅相成，更更能带来来好的效效
