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1、办公室工作常识讲解前面办公室王琳、李楠分别讲解了公文写作和摄影的相关知识。我今天在这里，和大家共同学习和讨论一些和我们工作密切相关的基本常识。我今天主要讲四方面的内容，一是讲会议的流程（名坐摆放原则，上边大于下边，中间大于两边，左边大于右边），二是吃饭的礼仪讲究（座位，碗筷，敬酒），三是领导车位的次序，四是办公室文件的正规收发和传送程序规则。有些是我们该做的，有些是你们该配合的，希望通过这次学习，大家能够学习到自己以前不知道的知识，以推进我们工作的顺利开展，效率的进一步提高。一、坐车的礼仪汽车如今已成为现代社会最主要的交通工具，与领导、同事等一同乘车是难免的事，明白和掌握这些规则，不至让我们在
2、类似的场合手足无措。和领导一起坐车，应遵循的原则为：方便，安全，尊重。车内位置的高下之分是如何分布的。好多人认为后排比较憋闷，前排右坐能看风景，比较爽快、方便，前排应该为上，其实这样是错误的。因为一般来说，轿车内的座位是后排为上，前排为下，后排的三个座位（通常只坐两人）又以右为上，左为下，也就是与司机成对角线的位置是车内最尊贵的位置。其次是后排左座、前排右座（副驾驶）。之所以这样安排，我想是一方面与我国的交通规则有关。我国的交通规则是右侧行驶，这样坐在右侧的人上下车就相对方便一些。另一方面，前排右座通常被视为最不安全的位置，所以后排右座就通常被尊为上座了。特殊情况1、如在一些政务或外交礼仪中，
3、后排左座被视为尊位。因为这时车上坐的都是政府要员或重要外宾，在这种情况下，安全就被提升到更重要的位置了。2、如果领导在并非出于谦让的情况下座错了位次，即坐在了下位，我们就应当将错就错尊重他的选择，而不必告诉对方您坐错位置了，在这种情况下，尊重就被提升到更重要的位置了。3、领导亲自驾车的时候，副驾驶位成了尊位，后面依次是后排右位、后排左位位置。这个体现的是尊重为上的礼仪原则。 上下轿车的先后次序说完了车内位次，下面再说说上下车次序方面的礼仪。通常情况下，应等领导上车后我们再上车，在领导上车时，我们应主动为领导打开车门，并以手背贴近车门上框，提醒领导避免磕碰，待领导坐稳后，再关闭车门，然后自己再从
4、车后饶到左边上车。下车时，我们先下车，以便在领导下车时为之提供必要的服务或帮助。 说到底，在坐车时需要注意的也就这么多，做得好，自会赢得领导的好感和尊重。二、文件的收发和传阅作用和意义：文件收发、管理工作是各级党政机关的一项经常性、基础性工作，是传递党和国家政令以及有关信息的一条重要途径，在上传下达、沟通左右等方面具有其他渠道不可替代的作用。做好文件收发、管理工作，对确保党政机关工作有序、高效运行，具有重要意义。文件的管理 文件收发、管理工作在各级党政机关办公室主任的领导下进行。各级党政机关办公室应确定专职人员担负文件收发、管理工作，并设立专门用于收发和保管文件的保密室，配备存放文件的铁质保险
5、柜。收文的管理 收到外单位的文件要认真做好签收、登记、分发、传阅、归档等工作。传阅这一环节大家需要注意一下，传阅文件由文件管理人员逐人传送，传阅文件应使用阅文夹和文件传阅单（收文批办卡），阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。特殊公文要按时限要求办理。收回的阅文夹应当立即放入保险柜保管，不得摆放在其它地方。对已处理完毕的文件，要及时回收，妥善保管。对需要归档的文件，要按照要求进行整理、编制目录，按时归档。发文的管理 对以本机关名义制发的文件，要认真做好拟稿、核稿、呈签、登记、印刷、归档等工作。有些重要环节，大家还需深入了解一下。拟稿。文件拟稿应在机关
6、领导人或办公室负责人的主持、指导下进行。核稿。核稿要把好法律政策关、职能层次关、体例格式关和文字逻辑等关口，这个也是由办公室负责。呈签。文件核稿后必须填附签发单后再按程序呈签。有人觉得程序繁琐，其实这个是国家规定的。登记。办公室要设立专门的发文登记本，登记的项目有发文编号、文件标题、拟稿人等。里边的文件标题和拟稿人必须写清楚，不然，年底文件存档时，有些文件被借走或找不见，文件成了“无本之源”，造成不必要的麻烦。施印。除会议纪要和有特定版头的普发性文件外，其他文件都应加盖本机关的印章。文件施印必须压盖发文机关的署名和成文日期，印痕要平正。归档。文件发出后，文件管理人员应按规定，将领导批示、文件底
7、稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理，定期归档和装订，以便于以后查取和翻阅。三、会议的流程和安排会议的安排和准备工作是否充分和完善，是会议高质量、高效率完成的重要前提和基础。因此，做好会前的准备工作，成了会议成败的关键因素。接受指令方案制订方案审批会议筹备会前检查会议报到会中服务会后事宜以上是会务工作流程示意图，这不仅适用于省市级的会议，县级及以下级别的会议也适用。了解了以上程序之后，遇到各种会议时，就不会手忙搅乱了，只需要耐心细致做好每项工作就行。1、接受指令在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。方案制订根据接到会议的指令和领导
8、的有关要求后，应制订会议方案，方案内容包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道等要求。方案审批方案制定好后，应将拟订的会议方案报主管领导审定。待领导批准后，再作其它工作。会议筹备会议通知重要的会议应发书面通知。口头通知的，应拟定简明扼要的通知稿进行通知；通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期、注意事项、联系电话等；通知下发后，应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。文件准备文件准备工作，会务承办科室应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：会议主体文件，包括主持词、专题报告、领导讲话等；会议程序文
9、件，包括议程文件、日程安排等；会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。会场布置布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。包括会标悬挂，名座、鲜花摆放，音响设备测试，茶水准备和卫生清洁等工作。名座摆放的原则：上边大于下边，中间大于两边，左边大于右边。现场举例。上边大于下边，是指主席台大于观众席，中间大于两边，是指中间的位置是上座，两边的位置是下座。左边大于右边，像主席台中间的位置，左边为上座，右边为下了。其他要求。会场要考虑制冷、取暖、通风等事项；名座、会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。会场内音响、话筒、灯具等设备应提前调试，会前10分钟重试，确保正常使用。5.4.3.4 特
10、殊要求。对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知；涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。住宿、就餐安排。住宿。提前统计好住宿人数、性别、档次和房间数量，拟定房间分配方法，必要时，应安排宾馆值班等。这个一般由会务人员提出要求，督促所在宾馆落实；就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前确定就餐地点、食谱等。这个也是由会务人员提出要求，督促餐厅落实。会议车辆安排。明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。会议参观点勘察。对会议安排有参观内容的，应提前到参观点进行现场勘察和指导，全面掌握情况，并确定合理的行车路线。交通疏导工作。根据
11、会议需要，提前协调交通管理部门做好交通疏导工作。新闻报道工作。根据会议需要，与新闻单位联系会议新闻报道工作。会前检查会议召开前，由厅领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺利召开。会议签到要求与会人员本人签到。对于没有报到的人员，会务工作人员在会前进行催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议主持人报告。宣布会议纪律。开会时要关闭手机或调至静音，进入会场不准吸烟，不准随意走动、不准交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。会中服务会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。会后工作会议结束后，应疏导与会人员离开会场并检查会场，查看有无遗留物品、资料。有住宿、餐饮等安排的，应待一切结束后，再进行清退和费用结算等工作。四、吃饭的礼仪餐桌上的作为顺序
