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1、2009年9月版本V2.2版权所有广州润普网络科技有限公司修订人罗剑锋审核人潘俊勇目录1 概述52 登录53 总体结构64 文件夹64.1 文件夹视图64.1 新建文件夹84.2 修改文件夹94.3 移动/复制文件夹104.4 删除文件夹114.5 批量管理125 文件125.1 上传文件125.2 下载文件135.3 文件重命名和文件编号修改145.4 移动/复制文件155.5 删除文件165.6 文档保密165.7 批量上传176 搜索186.1 中文全文检索186.2 高级搜索196.3 文件夹搜索206.4 搜索结果筛选216.5 标签组分类226.5.1 对文件夹设置标签组226.5
2、.2 对文档添加、删除标签236.5.3 利用标签组搜索文档256.6 文档收藏256.6.1 收藏一个文档256.6.2 收藏夹的管理267 查看287.1 文档在线预览287.2 图纸在线预览297.3 图片自动缩略预览307.4 音频视频在线播放307.5 自动生成PDF317.6 文档关联328 文档协作328.1 评注订阅328.2 版本管理338.2.1 更新文件版本338.2.2 获取历史版本348.2.3 删除历史版本358.2.4 文件版本比较368.3 在线编写368.4 在线修改378.4.1 外部编辑378.4.2 自动锁管理398.5 消息通知398.6 邮件外发40
3、8.7 文档共享419权限管理439.1 授权委托管理439.2 权限继承449.3 成组授权459.4 负授权469.5 6级查看人4710文档发布4810.1受控文件夹4810.2 文档状态4911 操作历史记录5011.1 文件操作历史记录5011.2 文件夹操作历史记录5111.3 系统操作历史记录511概述本文档用于易度文档管理系统用户使用手册，旨在指导用户如何快速熟悉并学会使用易度文档管理系统。2登录1） 打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入文档管理系统地址2） 在登录框中输入用户名和密码，点击“登录”按钮3） 如果用户需要修改密码，点击“设置”按钮，进入个
4、人设置界面，可修改个人资料及登录密码3总体结构易度文档管理系统具有简洁清晰的外观总揽，界面简洁、一目了然。用户进入文档管理系统，首页左侧界面展示文件夹导航，右侧界面展示最新文档。左侧文件夹导航采取分区管理，包括个人区、公司文档区和网络共享区。其中个人区是个人在服务器上的可靠存储区，公司文档区是由公司统一控制的文档资料区，网络共享区就是个人区共享的文件和资料。右侧界面展示最新文档，包括我最近更新的文件、公司最近更新的文件和最新共享的文件4 文件夹文件夹是管理文件的基本单位，每个文件夹由专门的文件夹管理员负责管理。文件夹相互嵌套，形成树状的文件夹结构。4.1 文件夹视图易度文档管理系统提供熟悉的树
5、型结构导航目录和多种文件夹查看视图，查看方式包括最近更新、摘要列表、内容列表和纵览列表。具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行视图查看操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行多视图查看操作。系统默认提供摘要清单的文件夹视图查看方式，此种查看方式符合用户的使用习惯，各个文件夹逐一摘要展示，方便查看用户选择“最近更新”的查看方式可查看文件夹以及子文件夹下全部最近更新的文档，帮助用户方便、快捷地查看最新的文档，及时获取最新信息用户选择“内容列表”的查看方式，可查看到关于文件夹的多项信息，包括创建人、大小、状态、修改时间等用户选择“内容列表”的查看方式，可查看到关于文件夹的多项信息
6、，包括创建人、大小、状态、修改时间等用户选择“纵览列表”的查看方式，可详细查看到文件夹内具体文档信息，方便用户进行具体文档查找4.1 新建文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行新建操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行新建操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要新建文件夹的上层文件夹，点击右侧栏的“新建文件夹”按钮2）输入文件夹的基本信息，包括标题和描述，然后点击“新建文件夹”按纽进行添加3）成功进行新建4.2 修改文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行修改操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行修改操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要
7、修改的文件夹，在中间模块，把鼠标放置在文件夹名称和文件夹描述上，就会显示出编辑的操作2）点击编辑链接，修改相关的信息后，点击“保存”按纽进行保存4.3 移动/复制文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行移动/复制操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）在左边的文件夹导航中，选中需要移动/复制的文件夹，点击“移到”按钮2）在目录树上选择文件夹转移的新文件夹，点击“移动”按钮，将整个文件夹进行移动；点击“复制”按钮，将在移动的过程同时保留副本4.4 删除文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行删除操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行删除
8、操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要删除的文件夹，点击“删除”按钮2）在弹出的删除界面提示中点击“确定”按钮，完成文件夹的删除4.5 批量管理具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行批量管理操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）在左边的文件夹导航处选择需要批量管理的文件夹，点击“批量管理”按钮2）批量管理中可进行批量修改文档的状态、批量设置标签、批量删除标签、批量移动/复制、重命名、合并成PDF、删除操作5 文件5.1 上传文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行上传操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行上传文件。1）在左边的文件夹导航处选
9、择需要上传文件的目标文件夹，点击“上传文件”按钮2）在弹出的界面中，点击“浏览”选中需要上传的文件3）如果还有文件需要上传，可以点击再添加一个文件4）添加完成后，按“上传”按钮进行上传文件5.2 下载文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行下载操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行下载文件。1）选择需要下载的文档，点击“下载到本地”按钮2）在弹出的文件下载界面中点击“保存”按钮，选择文件保存路径，按“保存”即可5.3 文件重命名和文件编号修改具有文件管理员权限的用户可对文件进行标题和编号修改，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）选择需要修改的文件，
10、把鼠标放置在文件名的上方，会出现蓝色“编辑”的链接，点击编辑链接打开文件信息编辑局部页面2）修改标题名和文件编号，按“保存”按纽进行保存5.4 移动/复制文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行移动/复制操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）选择需要移动/复制的文件，点击“移到”按钮2）在目录树上选择文件转移的新文件夹，点击“移动”按钮，将整个文件进行移动；点击“复制”按钮，将在移动的过程同时保留副本5.5 删除文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行删除操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要删除的文件，
11、点击“删除”按钮2）在弹出的删除界面提示中点击“确定”按钮，完成文件的删除5.6 文档保密为了保护文档的保密性，不希望其他人员进行查看，用户可设置文档为保密，保密文档一般人员将无权限查看。1）选择需要保密的文件，点击“保密”按钮2）选择“设为保密”，点击“确定”按钮，文档保密设置成功，一般人员将无权限查看3）如需解除保密状态，选择“保密”下的“解除保密”，点击确定按钮，使文档非保密5.7 批量上传普通用户可安装易度文档客户端，采用类似资源管理器的方式进行文档批量上传管理，支持文件夹/文档的拖放操作，实现批量上传 1）点击文件夹右侧的“web文件夹访问”，展开复制web文件夹地址2）通过资源管理
12、器来进行批量文档上传3）点击“查看详细使用说明”链接，系统提供详细的使用帮助6 搜索6.1 中文全文检索易度文档管理系统提供中文全文搜索技术，可搜索PDF,XML,HTML,TXT等文档内部的文字。1）在右上角的搜索栏中输入搜索条件2）点击“搜索”按钮，即搜索出包括文件或评注内部涉及到搜索条件的内容6.2 高级搜索用户可根据标题、标签、创建人、创建时间、类型、格式等条件进行高级搜索1）点击搜索栏旁的高级选项按钮，进入高级搜索2）用户可根据标题、标签、创建人、创建时间、类型、格式等条件进行高级搜索在搜索栏的类型中选择文件类型，可对文件进行高级搜索 6.3 文件夹搜索传统的文档管理系统，都无法做到
13、基于位置的搜索。易度文档管理系统包括一个路径索引，可限定在指定文件夹内进行搜索。1）进入需要查找的文件所在的文件夹，在页面右侧文件搜索输入框中输入关键字2）点击“搜索”按钮，列出搜索结果提示：你也可以点击“搜索”按纽后面的“高级搜索”链接切换至文件夹高级搜索界面，进行更精确的查询和搜索。6.4 搜索结果筛选易度文档管理系统支持搜索后可以在结果中继续筛选您所想要的内容。其他系统很少实现这样的功能，大多数系统在搜索后就是列表显示，或者提供排序。而易度文档管理系统可以做到在结果内继续筛选查询进行更精确的搜索。1）如用户需要搜索关于易度文档管理方面的文档，在搜索栏中输入关键字“易度文档管理”，搜索完毕
14、后我们还可进一步筛选。如需要进一步在结果中搜索创建人为“潘俊勇”，只需在输入栏中添加创建人，即可进一步在所有内容中筛选创建人为“潘俊勇”的易度文档管理方面的文档2）筛选完毕后，我们还可进一步进行筛选。如筛选格式为PDF的创建人为潘俊勇的易度文档管理文档6.5标签组分类易度文档管理系统提供创新、实用的标签组功能，用户可以为文件夹设置标签组，然后将文件夹中的文档打上相应的标签，当再次需要快速查找到已经打上标签的相关文章时，用户就可以通过逐级标签筛选，快速找到需要的文件。6.5.1 对文件夹设置标签组1）选择需要设置的文件夹，点击右侧标签组设置按钮，对标签组进行内容管理，包括添加、删除、编辑分组标签内容2）分组标签支持多维树状导航，可从多个角度对文件夹下文件标签设置分组和树状层次关系，可对标签进行第一级、第二级.逐层进行细分6.5.2 对文档添加、删除标签1）选择需要添加标签的文档，
