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1、芃公司文件管理制度螃1.目的芀为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。膆2.范围芃本制度适用上海诺地乐通用设备制造有限公司。羀3.职责蚇3.1人事行政部羄3.1.1负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。莃3.1.2负责公司文件的下发及管理。莀3.1.3负责本制度的宣导与实施。荿3.2其它各部门羇4.定义蒃公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。螁5参考资料袇无螆6程序薃6.1公司文件的种类及范围膂6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、
2、通报、制度。蕿6.2.1各类公司文件使用范围：薅公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。蚂适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。薃适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。肇6.2公司文件的处理薈公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专
3、人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。螂公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。蚀公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。蝿公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。莇对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件
4、执行错误问题，由执行人负责。袂对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。肁根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。a)b) 蒁公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。c)d) 膆对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。e)f) 袂公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总裁办根据文件内容共同确认。g)h) 蒂文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类
5、规则：i)j) 羈公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。k)l) 袅技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。m)n) 羂管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。袃秘密等级蚀水印标记羇发送方式肂发关范围罿复制肈签收蚆收回膂绝密莀要螀文本邮寄蒅总监级以上蒆不允许袁需要芈需要蒈秘密薅要节文本邮寄羀经理级以上芇不允许蚅需要蚃需要蒈一般肆不要螅邮件螀试工作要求膀视工作
6、要求螅不需要袅不需要a)b) 膁对于被列为公司“绝密”类文件，下发对像为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总监的主导下对于工作相关内容予以学习了解。c)d) 薇对于被列为公司“秘密”类文件，下发对像为部门经理级以上人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。袈紧急程度羅发放方式薂接收时间荿发放时限薆特急肅水印文本羂当天17：00分（含）前螇当日下发莅当天17：00分（不含）后肅次日下发聿邮件葿当天17：30分（含）前膄当日下发膅紧急蒀水印文本羇当天16：00分（含）前膇当日下发芄当天16：00分（不
7、含）后蝿次日下发薆邮件袄当天17：00分（含）前节当日下发腿一般羄水印文本当天15：00分（含）前当日下发当天15：00分（不含）后次日下发邮件当天16：00分（不含）前当日下发公司的文件文种代号为诺XX（XX）字【XXXX】第XX号-流水号：XXXX-XXX发文部门内容分类发文年份文件编号文件年份及流水号“管理”；若营销中心各部门拟订“营销”；若生产中心拟订“生产”。“01”；若管理总部第二次发文“02”；若生产中心第一次发文即编号为“01”等。联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如“技术支持部”发文，但文件相关内容涉及到“产品企划部”
8、或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总裁办后方可发文，否则不得发文。发文申请审核表附件一并逐级审批同意后，方可发文。秘密等级审批权限绝秘秘密一般通报、通知、公告-制度部门初审联合部门审议（只针对需联合下发的文件）上级主管复审/决审总经理决审公司文件下发流程附件二。6.2.9文件的签收公司所有以水印文本下发的文件，必须办理签收手续。由人事行政部提供文件下发签收表附件三，交相关收文人员签收。对于公司除制度以外的通知公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。a) 公告：需公司内部张贴1周；b) 通知：通常需
9、公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。c) 通报：通常需公司内部张贴两周，具体视当次下发文件的要求。d) 制度：以邮件形式下发的，公司内部全体员工宣贯的，通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求；以水印文本方式下发的文件，不得在公司内部张贴，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。6.3文件的保管与存档“发文部门机密程度-文件编号”进行有序存档管理。如管理总部发文，文件编号为：诺管理【制度】字【2009】第01号文件，机密程度为：秘密，应分放在管理总部机密类文件中，按编号有序排列。公司在用文件目录表附件四，每月15日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的电子目录在公司
10、内网上进行更新。公司所有以水印文本形式下发的文件，在文件时效过期后必须退还至人事行政部。公司文件调阅单附件五中明确说明，文件管理员视借阅内容予以发放文件。公司文件调阅单附件五，明确说明借阅理由及工作需要，并按流程审核后予以查看：“一般”的文件需经过直属主管的批准后交人事行政部经理同意后至管理总部文件管理员处进行查看；“秘密”或“绝密”类文件，必须逐级审批至总经理后至管理总部文件管理员处进行查看。6.5文件的废止及销毁“一般”的文件由各部门文件管理员在新文件下发后自主销毁，对于机秘等级为“秘密”或“绝秘”的文件，在文件废止后必须退还至人事行政部。由人事行政部统一对其销毁。6.6相关处罚规定各部门
11、必须按公司在用文件目录，对于下发至本部门的文件进行存档保管，文件柜必须加锁，由部门文件管理员统一保管。公司会定期对各部门文件的宣导情况及存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司规定执行的，将作一定处罚：“秘密”及“绝密”文件在签收后保管不当，泄密或丢失的：“秘密”的文件，对于直接责任人，即文件的保管者处以100元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以100元/次/份的罚款。“绝密”的文件，对一直接责任人，即文件的保管者处以200元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以200元/次/份的罚款。6.7公司文件格式和行文规则a) 公司文件一般由文件编号、标题、机秘等级、受文部门、正文、附件
12、说明、成文日期、发文部门等部分组成。b) 公司文件标题应当准确简要地概括公司文件主要内容并标明公司文件种类。c) 主送部门指公司文件的主要受文部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。制度类文件必须注明主送部门，并将主送部门置于标题之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首页列出受文部门的公司文件，如公告、通知、通报等文件，受文部门可以不在公司文件中体现，但需在发文申请审核表中明确。受文部门一律用全称或规范的简称。d) 公司文件如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。e) 公司文件成文日期以总经理签发批准日期或职工代表大会讨论通过的日期为准。6.7.2公司发文行文规则：公司文件书写格式附件六（通知、公告、通报）公司文件书写格式附件七（制度）7相关附件7.1附件一：发文申请审核表7.2附件二：公司文件下发流程7.3附件三：公司文件发文签收表7.4附件四：公司在用文件目录表7.5附件五：公司文件调阅单7.6附件六：公司文件书写格式（通知、公告、通报）7.7附件七：公司文件书写格式（制度）文档可能无法思考全面，请浏览后下载，另外祝您生活愉快，工作顺利，万事如意! /
