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1、文书档案管理制度在很多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司如果对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室室管理规规定第一条 为为了加强强公司的的文件管管理特制制定本规规定第二条 公公司的文文件有打打印必要要时方予予打印内内部传递递的简单单请示报报告或其其他不需需打印的的文件一一般不予予打印第三条 公公司发文文需由起起草人定定稿抄正正经有批批准发文文权的领领导签字字同意后后方准打打印一般般文件的的打印复复印传真真须经所所在部门门负责人人签字同同
2、意后才才予办理理部门经经理不在在时可经经总裁办办公室主主任同意意后办理理第四条 私私人资料料不得在在公司打打印复印印或用公公司传真真机传送送以免影影响公司司的正常常工作第五条 文文印室工工作人员员应认真真做好本本职工作作按时完完成任务务对收到到的文件件资料应应及时给给有关部部门人员员送发或或及时通通知有关关人员到到文印室室取回不不得延误误第六条 文文印室人人员应树树立严格格的保密密观念不不得随意意将打印印复印或或传真资资料中有有关商业业秘密或或公司管管理中须须保密的的事项透透露给他他人不得得载留任任何文件件第七条 文文印室对对送来打打印复印印传真的的文件资资料应做做好登记记并在月月终作统统计核
3、算算属业务务部门的的由各部部门承担担费用属属行政管管理部门门的统一一列行政政开支第八条文印印室工作作人员初初次违反反上述规规定的给给予批评评或处元元以下罚罚款屡教教不改或或给公司司造成不不良的社社会影响响或较大大经济损损失处元元以上罚罚款直至至辞退第九条 本本规定自自年月日日起执行行行文表发文号保密区分绝对机密另文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密事由缮校员发文日期普通传递法限时送特快送快件核办人核稿人承办人普通保存年二.文件收收发规定定第一条 公公司的文文件由办办公室负负责起草草和审核核公司总总经理签签发公司司本部各各部门的的文件由由各部门门负责起起草办公公室审核核总经理理签发第二
4、条 文文件签发发后送办办公室统统一安排排打字打打印后送送回起草草部门校校对校对对无误方方能复印印盖章第三条 文文件和原原稿由办办公室分分类归档档保存备备查第四条 属属于秘密密的文件件核稿人人应该注注明秘密密字样并并确定报报送范围围秘密文文件按保保密规定定由专人人印制报报送第五条 文文件统一一由办公公室负责责发送送送件人应应将文件件内容报报送日期期部门接接件人等等事项登登记清楚楚并向文文件签发发人报告告报送结结果秘密密文件由由专人按按核定的的范围报报送第六条 外外来的文文件由办办公室专专人负责责签收并并分类登登记由办办公室主主任提出出处理意意见后签签收人应应于接件件当日即即按文件件的要求求报送给
5、给有关部部门不得得积压迟迟误属急急件的应应在接件件后即时时报送第七条 传传阅文件件由办公公室专人人负责收收回对领领导指示示的文件件办公室室应及时时组织传传达和落落实往来信函记记录表客户或单位位:类别日期来去函内容处理人回函日期回函内容去来三.公司报报刊邮件件函电收收发制度度第一条 全全公司公公私报刊刊外来邮邮件外发发公启函函电等由由公司收收发室负负责收发发第二条 外外发函电电要求1、 各各部门因因公需外外发函电电经办人人员应于于每天下下午点以以前将函函件电报报底稿送送到收发发室另填填写挂号号平信电电报外发发登记表表2、 每每天下午午点以前前公司收收发室应应将当日日外发函函电清点点累计送送交邮局
6、局寄发信函寄发记记录表业务类公共关关系采购类总务类类 发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容第三条 外外来邮件件管理1、 外外来邮件件一律公公司收发发室签收收分发2、 凡凡挂号纸纸包包裹裹单货运运单等由由收发室室通知收收件人到到收发室室当面签签收3、 一一般公启启函电和和公司内内职工私私人信件件由收发发室开具具清单分分放到各各单位信信报箱内内4、 私私人不明明平信一一律放到到信架信信袋内由由个人自自取5、 不不论公私私邮件收收发室应应随到随随清及时时分发不不得丢失失损坏搁搁置延误误对国外外来函应应检查封封口邮戳戳如发现现被拆封封或邮票票被撕应应拒绝签签收并向向邮局反反映查明明原由6、
7、 凡凡挂号信信汇款单单包裹单单货运单单等的收收件人在在收发室室通知发发出后应应随即到到收发室室领取邮邮单并及及时去邮邮局取款款取件超超期罚款款收发室室概不负负责第四条 报报刊订购购与收发发1、报刊订订购（1） 订订购时间间：上半半年下半年（2）订购购手续：不论单单位和个个人均需需先到收收发室查查阅报刊刊目录再再将需要要订购的的报刊代代号名称称出版日日期单价价订购份份数期数数填写清清楚交收收发员核核对算价价确认无无误后当当面缴款款开票公公费订购购报刊由由收发员员持订单单到财务务部门办办理付款款托收手手续归口口管理报报刊公费费订购的的单位除除按上述述要求填填写预订订单外还还须填写写报刊分分发清单单
8、详细写写明各种种报刊分分发到哪哪些单位位或个人人2、报刊收收发（1） 收发员员每天对对邮局送送来的报报刊应对对照邮局局分送清清单分类类清点发发现有差差错应及及时登记记并要求求补缺退退任（2） 收发员员收到邮邮局送来来的报刊刊后应及及时分发发不得耽耽搁延误误收发员员清点分分发报刊刊时间为为小时任任何人不不得进入入收发室室四.公司文文件管理理规定（一）总则则第一条为为减少发发文数量量提高办办文速度度和发文文质量充充分发挥挥文件在在各项工工作中的的指导作作用特制制订本制制度第二条文文件管理理内容主主要包括括上级函函电来文文同级函函电来文本厂上报报下发的的各种文文件资料料第三条按按照党政政分工的的原则
9、全全厂各类类文件分分别由党党委办公公室和厂厂部办以以下简称称两办归归口管理理送发公文登登记簿日期文号收文单位文别事由附件附本回涵内容表格档案处处理工作作一览表表部门表格档案名称联数负责职别表格性质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收文文的管理理第四条 公公文的签签收1、 凡凡来厂公公启文件件除厂领领导订启启的外均均由厂收收发员登登记签收收由上级级或邮电电局机要要通讯员员直送机机要室的的机要文文件除外外后分别别交两办办机要秘秘书拆封封在签收收和拆封封时收发发员和机机要秘书书均需注注意检查查封口和和邮戳对对开口和和邮票撕撕毁函件件应查明明原因对对密件开开口和国国外信函函邮票被被撕应拒拒
10、绝签收收2、 对对上级机机要部门门发来的的文件要要进行信信封文件件文号机机要编号号的四对对口核定定如果其其中一项项不对口口应立即即报告上上级机要要部门并并登记差差错文件件的文号号第五条 公公文的编编号保管管1、 两两办机要要秘书对对上级来来文拆封封后应及及时附上上文件处处理传阅阅单并分分类登记记编号保保管须由由工厂承承办或归归档的厂厂领导亲亲启文件件厂领导导启封后后也应分分别交两两办办理理正常手手续2、 本本厂外出出人员开开会带回回的文件件及资料料应及时时分别送送交两办办机要秘秘书进行行登记编编号保管管不得个个人保存存第六条 公公文的阅阅批与分分转1、 凡凡正式文文件均需需分别由由两办主主任或
11、副副主任根根据文件件内容和和性质阅阅签后由由机要秘秘书分送送承办部部门阅办办重要文文件应呈呈送厂领领导或分分管领导导亲自阅阅批后分分送承办办部门阅阅办为避避免文件件积压误误事一般般应在当当天阅签签完紧急急文件要要月即办办2、 一一般函电电单据等等分别由由两办机机要秘书书直接分分转处理理如涉及及几个单单位会办办的文件件应同主主办单位位联系后后再分转转处理3、 为为加速文文件运转转机要秘秘书应在在当天或或第二天天将文件件送到厂厂领导和和承办部部门如关关系到两两个以上上业务部部门应按按批示次次序依次次传阅最最迟不得得超过天天特殊情情况例外外第七条 文文件的传传阅与催催办1、 传传阅文件件应严格格遵守
12、传传阅范围围和保密密规定不不得将有有密级的的文件带带回家宿宿舍或公公共场所所也不得得将文件件转借其其他人阅阅看对尚尚未传达达的文件件不得向向外泄露露内容2、 阅阅读文件件应抓紧紧时间当当天阅完完后应在在下班前前将文件件交机要要室阅批批文件一一般不得得超过天天阅后应应签名以以示负责责如有领领导批示示拟办意意见两办办应责成成有关部部门和人人员按文文件所提提要求和和领导批批示办理理有关事事宜3、 阅阅文时不不得抄录录全文不不得任意意取走文文件夹内内任何文文件及附附件如确确系工作作需要要要办理借借阅手续续以防止止丢失泄泄密4、 文文件阅完完后应送送交两办办机要秘秘书切忌忌横传5、 两两办机要要秘书对对文件负负有催办办检查督督促的责责任承办办部门接接到文件件函电应应立即指指定专人人办理不不得将文文件压放放分散如如需备查查应按照照有关保保密规定定并征得得两办同同意后予予以复印印或摘抄抄原件应应及时归归档周转转6、 按按照阅文文范围离离退休干干部一般般由有关关部门定定期组织织学习有有关文件件或由两两办机要要室通知知到机要要室阅文文（三）发文文的管理理第八条 发发文的规规定1、 全全厂上报报下发正正式文件件的权力力集中于于厂部各各群众团团体和部部门一律律不得自自行向上上向下发发送正式式文件2、 各各群众团团体部门门需要向向
