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1、工程档案管理实施细则工程档案管理实施细则国家电力公司电网建设分公司二00二年十月目录关于印发国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则的通知国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细1总则2编制依据3档案管理体系4职责分工5归档范围、份数、时间6档案的整理要求7工程文件的立卷8档案的验收与移交附件八国电公司电网建设分公司档案管理网络示图附件1:交流输电线路工程归档范围及责任单位附件2:交流变电站工程归档范围及责任单位附件B3：直流输电线路工程归档范围及责任单件B4:换流变电站工程归档范围及责任单位附件工程竣工档案验收合格证国家电力公司电网建设分公司文件电网内规14号关于印发国家电力公司电
2、网建设分公司工程档案管理实施细则的通知公司各部门、各工程建设部、华中与华北联网工程项目部：为了进一步加强我公司工程档案管理工作，实现档案管理的规范化，根据工程建设实际，并征求有关方面的意见，对原国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则进行了修订。现将重新修订的国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则印发，请遵照执行。原电网建设分公司工程档案管理实施细则同时废止。附件：国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则（附件另发）国家电力公司电网建设分公司（章）二00二年十月二十一日主题词：印发工程档案管理细则通知抄送：国电公司总经理工作部档案处总经理工作部2002年10月22日印国家电
3、力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则1总则1.1 1为了规范工程档案资料的管理，统一工程档案的验收标准，保存齐全、完整的工程档案，特制定本办法。1.2 2工程档案是指从建设项目立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程形成的、应当归档保存的文字材料、图纸、图表、电子文件、声像等形式与载体的文件材料。1.3 3本办法适用于工程建设项目的竣工文件编制、工程文件归档整理及工程档案的验收。1.4 编制依据2.3 中华人民共和国档案法2.4 中华人民共和国档案法实施办法2.5 GB/T*2001建设工程文件归档整理规范2.6 GB/T*2000科学技术档案案卷构成的一般要求2.7
4、 国家档案局、国家计委文件国档发（1988）4号基本建设项目档案资料管理暂行规定2.8 国家档案局1997年颁发建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范（修改稿）范2.9 原能源部文件能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则3档案管理体系31根据电网公司工程管理的特点，电网公司工程档案管理按照统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系（见附件A电网公司档案管理网络示意图）。32电网公司和各工程建设部配备档案管理专职人员，按职责划分负责各阶段（电网公司档案室负责工程前期文件和工程竣工验收等竣工文件；工程建设部负责工程施工过程文件）档案资料的归档、立卷、管理工作。4
5、职责分工4.1 电网公司档案室职责411负责电网公司工程档案资料全过程的组织管理。412贯彻执行档案法及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关规章制度。413对工程建设部档案室实施业务指导；负责组织工程档案管理业务的培训。414负责工程前期及启动验收、达标投产阶段档案资料的收集、整理、归档。对公司各管理职能部门档案资料的形成、积累进行指导及监督、检查。415参与或委托工程建设部档案室参加工程竣工最终验收工作，负责签发工程档案竣工验收合格证书（见附件C工程竣工档案验收便条证）。416工程结束后，负责工程建设部移交的施工过程档案全引目录软盘的验收、审查；并完成工程全套档案资料
6、的合库整理，形成完整的项目工程档案案卷目录。417新建工程立项后，按计划部门的编排，以文件的形式下达工程项目代号。418及时做好工程档案的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。4 2 工程建设部档案室职责4 2 1 负责各工程施工过程档案资料的管理、协调解决工程档案工作中存在存在的问题。422负责所管辖工程施工阶段（自工程开工直至工程竣工验收、移交）档案资料的收集、整理、归档。423工程开工，参加工程档案资料协作组，负责下发国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则及工程档案管理软件，并对各参建单位的管理人员进行档案培训，统一归档要求。424分阶段对施工、监理单位档案资料进行检查。
7、425参与工程竣工档案资料的予验收，对不合格的档案提出整改要求。426工程竣工后，负责各参建单位施工档案资料的验收；对各参建单位施工档案资料软件目录进行合并整理，上交给电网公司档案室。43工程建设部工程处职责431工程建设部工程处为项目施工工程档案资料的责任单位，负责组织落实项目参建单位档案资料的管理工作。432保证工程档案资料与工程建设同步，工程开工即牵头成立由工程部档案室、监理及设计、施工单位参加的工程档案资料协作组，明确责任，统一要求。433督促监理按照合同要求，对设计、施工等参建单位档案资料进行验收、检查，实施全过程管理。434负责组织工程竣工档案资料的自检，并配合档案部门完成档案资料
8、的预验收。4 4 设计、施工、监理、调试单位的职责4.4.1负责完成各自工作范围（见附录B归档范围和合同规定的档案资料的编制、立卷和归档工作。442按照电网公司工程档案管理办法中档案整理的规定，应用电网公司工程档案管理软件，进行档案资料录入工作。443工程竣工后，向项目法人进行档案资料移交，上交档案资料目录软盘。5归档范围、份数、时间51归档范围及责任单位（部门）归档范围及责任单位详见附录。52归档文件的份数归档的工程前期、竣工验收的文件均为一份原件，保存在电网公司档案室。施工工程文件（包括竣工图）为三份，其中二份移交给生产运行单位，另一份原件保存在电网公司档案室和工程建设部档案室。53归档时
9、间531一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕和合同、协议签定完毕后即归档。532初步设计阶段形成的材料，在初设审查批复后即归档。533设计、监理、施工、设备招投示文件，一般在决标后即归档。534各专业工作中形成的材料，在工作告一段落后即归档。5 3 5 设备开箱技术文件及图纸，现场开箱收集后即归档。5 3 6 竣工图及竣工资料在工程竣工后一个半月内归档。6档案的整理要求61工程依据性文件611工程项目法人负责前期文件及进口设备招标、投标文件、报关、商检、索赔收集、整理、分类、组卷与归档工作。612原件与复印件的问题。凡本单位的发文均要求原件归档。收文：凡对方主送与抄送本单位的收文，均应红头文
10、件归档，不可以复印件归档。如若是转发文，直接隶属关系的文件应红头文件归档，后附间接关系的转发文可复印件归档，但一定要复印清楚、文件齐全。613工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。614在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一种文件，分别立在一起，不得分开。615卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列的：批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图文紧密排列
11、时，文字材料在前，图样在后。616征地文件材料：要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，分期分批交待清楚，按文件形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红线图、征地申报表、拆迁协议书、拆迁安置表等文件在后。遇到密不可分的依据文件（如几块土地同是一个批文、红线图一次办理等情况），可在倾向性地将文件归在一卷，其它卷中在提及到这一类文件可以备考表中加以注释（XX君文参见XX档案号）。征地规划证等原为硬封皮归档，可不去除硬封皮与文字材料组成一卷。617工程评估材料、招、投标书、决标书、议定书、谈判协议、现场备忘录等，作为引进技术这部分内容应永久保存，按文件形成的规律分类、组卷。618协议、合同及
12、工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件的要求：从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议均应持一份正本归档，不应副本或复印件归档（所谓合同、协议证书的正本，即履行合同的双方或参予证书签字代表均亲笔签名、并加盖公章，不亲笔签名只加盖私章的，或虽签名不为原件而以复印件归档的，对履行合同方或参予证书签字代表方，均属不符合档案管理要求）。619公司招手代理或由国电公司签署的有关进口设备材料合同，应保存合同副本归档。62工程设计文件：621工程设计基础材料（地质勘测、水文、气象、地震、地形、地貌等）及各设计阶段文件，由设计单位提供，项目法人按设计院提供的册目录清点
13、，收集齐全、完整后，整理、归档。622工程全部设计文件应齐全、系统、完整。图纸一般应蓝图归档。可行性阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段的文件排序，一般按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文件，根据设计院的通知分阶段处理，如设计院补充文件无目录，则按内容分别插入有关卷册，但需重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按它的顺序排序，但要注明版次是最终图还是确认图。63工程施工文件3工程施工文件631输变电工程施工的竣工资料、竣工图由施工单位负责收集、整理、分类、组卷，提交监理单位审查、汇总及移交。实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。
14、其中：全部工程设计修改通知单应由设计院负责提供，工程联系单及材料代用单必须由设计工程师代表、监理签署意见、签名后方有效。632施工单位按施工质量检验及评定标准、施工验收规范编制划分的分部、分项、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整理档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监；理单位审查。633水泥、钢材等原料试验报告，要求报告单字迹清楚、数据准确，要有见证取样签证且原件归档，杜绝用不符合要求的书写材料书写（如用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔书写）及复印件归档。施工单位要加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面的管理，指定专人做好原材料的监督跟踪工作（记录原材料进货、发放的品种、数量、规格型号、生产厂、日期、原材料出厂试验报告单编号、半成品试验报告单编号、浇灌使用部位等）。634隐蔽工程记录与中间验收签证：要求文件材料齐全、完整，记录数据准确（即与现场实际施工情况相符），填写字迹端正，记录详细，不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有座标位置的草图，隐蔽工程记录与中间验收签证检查单位及部门签字手续完备。635设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。与竣工图上的注释内容相符。设计修改通知单要求内容简明，字迹、图样清晰，原件归档。636施工质量处理、缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录
