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1、1 档案管理制度1.1. 档案是指本公司过去和现在，在从事生产经营管理、科学技术、外事、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表声像等历史记录。1.1.1 声像档案的主要内容： 反映本公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料； 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见及外事活动的声像资料； 有关工程、技术、科研、生产、管理及出国考察、学习、培训等声像资料； 其他单位形成的与本司有关的重要声像资料； 其他具有保存价值的声像资料。 1.2. 公司档案分类方法，采取年度组织机构分类法。设有：综合管理部、财务部、技术部、生产
2、部、质管部、销售部、供应链管理部等；每年各部门向档案室交送档案。1.3. 各部门应制定本部门档案管理制度，纳入日常管理，使之有章可循。1.4. 公司档案采取集中管理和分散管理相结合的办法，按原有的体系，进一步完善，做到规范化、标准化、条理化。各部门应建立和不断地完善文件资料档案系统。1.5. 档案室对全公司的档案工作负有指导、检查、监督、把关的责任。1.6. 案卷质量参照国家标准、规范和国际先进方法，进行科学分类和整理。 1.6.1 各部门文件归档立卷工作由相关部门兼职资料员配合完成；1.6.2 必须遵循本部门文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，按不同情况进行排列、整理
3、、立卷。每年填写归档的案卷目录；1.6.3 卷内文件资料按时间顺序进行排列，依次编写页号；1.6.4 卷首填写“卷内文件目录”，卷尾填写“卷内备考表”；1.6.5 档案室管理人员应编制档案目录和声像档案目录,以便于查找；1.6.6 档案室将各部门归档文件进行组卷、编目、存放、保管和利用。声像档案的保管要符合一定的温度、湿度和磁场强度。1.7. 每年的4月末前各部门定期将文件按正常手续交公司档案室归档。 1.8. 严格执行档案借阅制度。借阅档案者不准翻阅或抄写与查档无关的档案内容；不准对档案内容涂改拆散；注意保守秘密；借阅档案必须及时归还。1.9. 失去保存价值的档案经由公司档案鉴定小组批准后方
4、可销毁。销毁由两名以上档案管理人员共同进行。 1.10. 公司员工不得擅自将档案资料占为己有，也不得擅自将档案资料以个人名义借出，或私自转卖。技术资料、音像资料一般不外借，特殊情况必须经总经理批准，履行必要的手续和收取一定的费用。如不按公司章程办事所发生的经济及法律责任，由个人承担。1.11. 全体员工应不断提高归档意识和保密意识，使档案工作顺理成章，纳入日常管理，更有效的为公司服务。 2 档案工作人员职责 2.1. 档案的收集：各部门资料员应在日常管理中及时收集本部门的归档资料。可结合公司保密检查，节假日前的清理工作，机构调整，人员调动等，将个人手中分散的应归档文件，收集上来，在收集过程中要
5、检查资料的连续性、完整性，重要资料要有交接手续，将检查合格的资料按时间顺序归档，定期进行整理，立卷。3 档案的整理与归档： 3.1. “ 类别号”的编写，首次应与档案室商定后进行。3.2. 不同年度的文件一般不要放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其他文件的立卷按有关规定执行。3.3. 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列，而不应无顺序、无联系的排放。例如：在同一卷内，一类文件应按时间顺序排列完，再排另一类文件。3.4. 案卷名称、编制单位、保管期限、编
6、制日期等，应写在档案盒封面，要准确反映年度和卷内文件的主要内容，不能过于简要，以免造成查阅困难。3.5. 卷内文件目录中的序号应与文件号一致。3.6. 归档文件必须有准确的数量：可以页为单位，也可以件为单位；都应盖上档号章，编上件（页）号。按公司档案室档案文件编号说明的要求进行。3.7. 长期保管的档案,不能使用金属材料进行装订，不能使用圆珠笔。3.8. 在整理过程中发现问题要及时反映，及时纠正，使问题得以解决。3.9. 声像档案的收集、整理要求和案卷要求3.9.1 收集要求：3.9.1.1各种录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档。3.9.1.2接受原版、
7、原件，特殊情况下也可以接收复印件。3.9.1.3声像资料的内容要真实，底片与照片、原件与复制品要相符。3.9.2 整理要求3.9.2.1声像档案的整理由摄录人员与办公室相关人员或与档案室相关人员共同完成；3.9.2.2照片：按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写底片号；3.9.2.3录音带、录像带、摄像带：按年代、问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的， 应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。3.9.2.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、地点名称、可靠程度、有效性等因素划定保管期限。3.9.2.5文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者
8、）等。照片按自然张（内容相近的亦可以若干张），编写文字说明。录音带、录像带、摄像带，按案卷编写文字说明。3.9.3 案卷要求3.9.3.1卷内目录：照片可以自然张为单元填写（张）；也可以问题为单元填写件(张)；3.9.3.2卷内备考表：用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。3.9.3.3其他组卷方式：将具有共同主题内容的若干份声像资料，组成一个案卷，卷内按时间顺序再排列。4 修改和完善档案管理制度部门的档案管理制度如与实际不符，应及时进行修改，并交档案室备存。5 制定档案保管期限表为防止错误地销毁档案，公司档案室将制定公司档案保管期限表。为此，各部门编写的档案保管期限表，要详细地列出档案材料的名称或类别，保管期限等。6 各部门资料员每年年底应将过期档案名称上报档案室，进行统一销毁。版本日 期更 改 内 容更改文件号编制：审核：批准：生效日期： 年 月 日
