售后服务管理规章制度

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1、售后服务管理制度售后服务管理办法总贝y（一）本公司为求增进经营效能，加强售后服务的工作，特制定本 办法。（二）本办法包括总则、服务作业程序、客户意见调整等三章。（三）各单位服务收入的处理及零件请购，悉依本公司会计制度中 现金收支处理程序及存货会计处理程序办理。（四）服务部为本公司商品售后的策划单位，其与服务中心及分公 司间，应保持直接及密切的联系，对服务工作处理的核定依本公司权 责划分办法处理。（五）本办法呈请总经理核准公布后施行，修正时同。维护与保养作业程序（六）本公司售后服务的作业分为下列四项：1. 有费服务（A）凡为客户保养或维护本公司出售的商品，而向 客户收取服务费用者属予此类。2.

2、合同服务（B）-凡为客户保养或修护本公司出售的商品， 依本 公司与客户所订立商品保养合同书的规定， 而向客户收取服务费用者 属于此类。3. 免费服务（C）-凡为客户保养或维护本公司出售的商品，在免 费保证期间内，免向客户收取服务费用者属于此类。4. 一般行政工作（D）凡与服务有关之内部一般行政工作，如工 作检查、零件管理、设备工具维护、短期在职训练及其他不属前三项 的工作均属于此类一般行政工作。（七）有关服务作业所应用的表单（表1461）规定如下：（八）服务中心或各分公司服务组，于接到客户之叫修电话或文件 时，该单位业务员应即将客户的名称、地址、电话、商品型号等，登 记于叫修登记簿上，并在该客

3、户资料袋内，将该商品型号的服务 凭证抽出，送请主任派工。（九）技术人员持服务凭证前往客户现场服务，凡可当场处理完 妥者即请客户于服务凭证上签字，携回交于业务员于 叫修登记簿 上注销，并将服务凭证归档。（十）凡属有费服务，其费用较低者，应由技术人员当场向户收费， 将款交于会计员，凭以补寄发票，否则应于当天凭服务凭证至会计 员处开具发票，以便另行前往收费。（十一）凡一项服务现场不能处理妥善者，应由技术员将商品携回 修护，除由技术员开立客户商品领取收据交与客户外，并要求客户 于其服务凭证上签认，后将商品携回交与业务员，登录客户商品 进出登记簿上，并填具修护卡以凭施工修护。（十二）每一填妥的修护卡应挂

4、于该一商品上，技术员应将实际 修护使用时间及配换零件详填其上，商品修妥经主任验讫后在 客户 商品进出登记簿上注明还商品日期，然后将该商品同服务凭证， 送请客户签章，同时取回技术员原交客户的收据并予以作废，并将 服务凭证归档。（十三）上项携回修护的商品，如系有费修护，技术员应于还商品 当天凭服务凭证，至会计员处开具发票，以便收费。（十四）凡待修商品，不能按原定时间修妥者，技术员应即报请服 务主任予以协助。（十五）技术员应于每日将所从事修护工作的类别及所耗用时间 填技术员工作日报表送请服务主任核阅存查。（十六）服务主任应逐日依据技术人员日报表，将当天所属人员服 务的类别及所耗时间，填服务主任日报表

5、。（十七）分公司的服务主任日报表，应先送请经理核阅签章后，转 送服务部。（十八）服务中心及分公司业务员，应根据叫修登记簿核对服 务凭证后，将当天未派修工作，于次日送请主任优先派工。（十九）所有服务作业，市区采用六小时，郊区采用七小时派工制， 即叫修时间至抵达服务时间不得逾上班时间内六小时或七小时。（二十）保养合同期满前一个月，服务中心及分公司，应填具保养 到期通知书寄与客户，并派员前往争取续约。（二一）维护与保养作业流程图附后。（从略）客户意见调查（二十二）本公司为加强对客户的服务，并培养服务人员顾客第 一的观念，特举办客户意见调查，将所得结果，作为改进服务措施 的依据。（二十三）客户意见分为

6、客户的建议或抱怨及对技术员的品评除 将品评资料作为技术员每月绩效考核之一部分外， 对客户的建议或抱 怨，服务部应特别加以重视，认真处理，以精益求精，建立本公司售 后服务的良好信誉。（二十四）服务中心及分公司应将当天客户叫修调记簿于次日寄 送服务部，以凭填寄客户意见调查卡。调查卡填寄的数量，以当天全 部叫修数为原则，不采抽 查方式。（二十五）对技术员的品评，分为态度、技术、到达时间及答应事 情的办理等四项，每项均按客户的满意状况分为四个程度， 以便客户 勾填。（二十六）对客户的建议或抱怨，其情节重大者，服务部应即提呈 副总经理核阅或核转，提前加以处理，并将处理情况函告该客户；其 属一般性质者，服

7、务部自行酌情处理之，惟应将处理结果，以书面或 电话通知该客户。（二十七）凡属加强服务及处理客户的建议或抱怨的有关事项， 服 务部应经常与服务中心及分公司保持密切的联系， 随时予以催办，并 协助其解决所有困难问 题。（二十八）服务中心及分公司对抱怨的客户，无论其情节大小，均 应由服务主任亲自或专门派员前往处理，以示慎重。客户投诉管理制度客户投诉管理办法（一） 目的为求迅速处理客护投诉案件，维护公司信誉，促进 质量改善与售后服务，制定本办法。（二） 范围包括客户投诉表单编号原则，客户投诉的调查处理、 追踪改善、成品退货、处理期限，核决权限及处理逾期反应等项目。（三） 适用时机凡本公司PCB产品遇客

8、户反应质量异常的申诉（以下简称”客户投诉”）时，依本施行办法的规定办理。（如未造成损 失时业务部或有关单位前往处理时，应填报异常处理单反应有关单 位改善)。(四) 处理程序客户投诉处理流程，如表14.6.2。(五) 客户投诉分类客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的 不同区分为：1. 非质量异常客户投诉发生原因(指人为因素造成)。(七) 处理职责各部门客户投诉案件的处理职责1. 业务部门(1) 详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期。(2) 了解客户客户投诉要求及客户投诉理由的确认。(3) 协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。(4) 迅速传达处理结果。2. 质量管理部(1) 综理客户

9、投诉案件的调查、提报与责任人员的拟定。(2) 发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督促、防之提报。(3) 客户投诉质量的检验确认。3. 总经理室生产管理组(1) 客户投诉案件的登记，处理时效管理及逾期反应。(2) 客户投诉内容的审核、调查、提报(3) 客户投诉立会的联系。(4) 处理方式的拟定及责任归属的判定。(5) 客户投诉改善案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认(6) 协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理。(7) 客户投诉处理中客户投诉反应的意见提报有关部门追踪改 善。4. 制造部门(1) 针对客户投诉内容详细调查，并拟定处理对策及执行检查(2) 提报生产单位、机班别、生产

10、人员，及生产日期。(八) 客户投诉处理表编号原则1. 客户投诉处理的编号原则年度(xx )月份(xx )流水编号(XX)2. 编号周期以年度月份为原则。(九) 客户反应调查及处理1. 业务部人员于接到客户反应产品异常时，应即查明该异常 (编 号、料号、交运日期、数量、不良数量)、客户要求，并即填具客户 抱怨处理表(表14.6.3)连同异常样品签注意见后送总经理室办理。若客户要求退(换)货数量因客户尚在加工中而无法确定时应于 客户要求栏注明：客户加工中未确定02. 客户投诉案件若需会勘者，业务部门在未填立 客户抱怨处理 单前为应客户需求及确保处理时效：业务人员应立即反应质量管理 部人员(或制造部

11、品保组)会同制造部门人员共同前往处理，若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往处理，并于处理后向总经理报告。3.为及时了解客户反应异常内容及处理情况，由质量管理部或有关人员于调查处理后三天内提出报告呈总经理批 示。4. 总经理室生产管理组接到业务部门的”客户抱怨处理表”后即 编列客户投诉编号并登记于”客户抱怨案件登记追踪表”后送质量管 理部追查分析原因及判 定责任归属部门后，送生产单位分析异常原 因并拟定处理对策，并送经理室批示意见，另依异常状况送研发部提 示意见，再送回总经理室查核后送回业务部门拟定处理意见，再送总经理室综合意见后，依核决权限呈核再送回业务部依批示处理。5.业务

12、人员收到总经理室送回的客户抱怨处理表”时，应立即向客户说 明、交涉，并将处理结果填入表中，呈主管核阅后送回总经理室。6. 总经理室生产管理组接到业务部填具交涉结果的客户抱怨处 理表后，应于一日内就业务与工厂的意见加以分析作成综合意见，依据核决权限分送业务部经理、副总经理或总经理核决。7. 判定发生单位，若属我方质量问题应另拟定处理方式， 改善方 法是否需列入追踪（人为疏忽免列案追踪）作明确的判定，并依客户 投诉损失金额核算基准”及客户投诉罚扣判定基准”拟定责任部门损 失金额，个人惩处种类呈主管批示后，依罚扣标准办理，若涉及行政处分则依客户投诉行政处理原则办理。8. 经核签结案的客户抱怨处理表”

13、第一联质量管理部存，第二联 制造部门存，第三联送业务部门依批示办理，第四联送会计科存，第 五联总经理室存。9. 客户抱怨处理表会决后的结论，若客户未能接受时业务部门 应再填 一份新的客户抱怨处理表附原抱怨表一并呈报处理。10. 总经理室生产管理组每月10日前汇总上月份结案的案件于 客户投诉案件统计表会同制造部、质量管理部、研发部及有关部门主管判定责任归属确认及比率并检查各客户投诉项目进行检查改善 对策及处理结果。11. 业务部门不得超越核决权限与客户做任何处理的答复协议或 承认。对客户抱怨处理表的批示事项据以书信或电话转答客户（不 得将客户抱怨处理表影印送客户）。12. 各部门对客户投诉处理决

14、议有异议时得以签呈专案呈报处 理。13. 客户投诉内容若涉及其他公司，原物料供应商等的责任时由 总经理室会同有关单位共同处理。14. 客户投诉不成立时，业务员于接获客户抱怨处理表时，以 规定收款期收回应收帐款，如客户有异议时，再以签呈呈报上级处 理。（十）客户投诉案件处理期限1. 客户抱怨处理表处理期限自总经理室受理起国内13天国外 17天内结案。2. 各单位客户投诉处理作业流程处理期限（十二）客户投诉责任人员处分及奖金罚扣1. 客户投诉责任人员处分总经理室生产管理组每月10日前应审视上月份结案的客户投诉案件， 凡经批示为行政处分者，经整理 后送人事单位提报”人事公布单”并公布。2. 客户投诉

15、绩效奖金罚扣：制造部门、业务部门及服务部的责任归属单位或个人由总经理室依客户投诉案件发生的项目原因决 定责任归属单位，并开立奖罚通知单呈总经理核准后 复印三份， 一份自存，一份会计单位查核，一份送罚扣部门罚扣奖金。(十三)成品退货帐务处理1. 业务部门于接到已结案的客户抱怨处理表第三联后依核决 的处理方式处理：(1) 折让、赔款：业务人员应依客户抱怨处理单开立销货折让 证明单一式二联，呈经(副)理、总(副)经理核签及送客户签章后一 份存业务部，一份送会计作帐。(2) 退货、重处理：即开立成品退货单注明退货原因，处理方 式及退回依据后呈经(副)理核示后，除第一联自存督促外其余三联送 成品仓储据以办理收料。2. 会计科依据客户抱怨处理表第四联中经批示核定的退货量与成品退货单的实退量核对无误后，即开立传票办理转帐，但若数 量、金额不符时依左列方式办理。(1) 实退量小于核定量或实退量大于核定量于一定比率 (即以该 客户订制时注明的超量允收比率，若客户未注明时依本公司规定 ) 以内时，应依成品退货单的实退数量开立