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1、电子文件文档归档和管理规范操作 一、概述依据项目部以往电子文件文档管理存在的问题，如：电子文件文档命名含糊不清、人员调动电子文件的相互交接不清、同一文件多个版本共存、最终电子版的存放位置不清楚、建立电子文档所用软件的版本高低不一样，造成原本有电子版的文件，因为查找不到等原因，给我们的工作中带来了相当大的反复性、前后不一致、加大了我们的日常工作量。总结了以往经验，依据项目实际情况对电子文件的建立、完善、存放及电子文档档案的保管实施全过程管理，定时性检验，由主管部门统一协调，各部门指定专门责任人员，确保电子文档管理工作的连续性。定时组织相关人员检验电子文档是否齐全，而且对电子文件深入完善、整理、归
2、档。二、文档建立及管理要求在计算机办公中产生的电子文件，应采取严格的安全方法，确保电子文件不被随意修改、误删。同时必需随时备份，存放于移动硬盘。各部门的办公电子文档指定专员统一管理，存放在指定的计算机中，其储存器中不许可*或存放和工作无关的资料。各部门电子文档结构根目录已建立完成见附表，子目录及电子文档由各部门完成，将所完成的电子版文档作为子文件归其目录下，在过程中需作修改或调整过的文件，应立即经过局域网或U盘进行更新并保留。测量坐标数据、测量结果表、项目成本资料、计价协议等主要文件应对打开及修改权限设置统一的密码，确保数据的正确及资料的原始性。文件命名应和文档标题一致，当字符过长时，必需依据
3、文件内容选含有代表性、会意性、高度概括性的关键词语作为文件名称。所用OFFICE办公软件统一用OFFICE2021版；所用AUTOCAD办公软件统一用AUTOCAD2021版；归档文件采取统一的表格样式如；技术交底、通知、材料计划、汇报材料等；图像文件统一采取*.JPG格式存放，为节省电脑存放空间，大小均采取1024*768像素。个人依据本身的工作范围将建立的电子文件归档到指定计算机上，电子文件的归档，应立即把符合归档条件的电子文件，按归档要求、格式依据索引目录存放到指定位置。文件存放归档后，专管人员负责索引目录的填写及更新。在人员调动或工作交换时，必需对电子文档交接清楚。三、由部门领导负责组织相关人员进行电子文档检验，以下是电子文档的检验内容检验各人工作范围内的电子文档是否立即归档及存放位置是否正确；检验电子文档的存放的格式是否正确；检验图像类文档是否符合*.JPG格式，且文件的大小是否按指定1024*768像素存放；检验在统一管理目录中确保电子文档的单一性，不许可有同名文件的复件存在；检验同类型文件的xx完成软件版本是否一致，确保文件能够正常使用；检验索引目录的完善情况。经过定时对电子文档检验，提出存在的问题，在不停更正问题的过程中来规范电子文档的管理、完善电子文档的归档、文件的完整，从而给我们发明出良好、快捷、便利的工作条件。
