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1、优化外贸企业业务流程策略分析 【摘要】 优化外贸企业业务流程对于提升其核心竞争力具有重要的促进作用，尤其是在外贸企业经营环境瞬息万变的背景下，外贸企业业务流程的优化尤其显得必要和紧迫。本文通过阐述外贸企业业务流程的具体内容，概括了外贸企业业务流程优化需要遵循的一般原则，并在此基础上提出了业务流程优化的具体策略，以期能够为提升外贸企业业务流程的弹性做出探讨。【关键词】 外贸企业 业务流程 优化 策略自从上世纪90年代业务流程重组的概念被提出以后，业务流程的优化就成为了企业提升核心竞争力的重要手段。外贸企业业务流程优化的外部背景因素主要有两个方面，一是外贸环境出现了新的变化，另一方面在于新的外贸手
2、段层出不穷，上述因素的叠加导致外贸企业业务流程优化具有客观必然性。如何通过业务流程的优化来化解外贸环境的巨大变化，已经成为贸易领域的一个研究热点。1.外贸企业业务流程概述外贸业务流程可以分为进口流程以及出口流程，进口流程相对于出口流程而言相对简单一些，进口流程主要包括收货人预备进口单据、换单、报检、报关、办理设备交接单、提箱、提货等环节，本文这里仅仅简单介绍，重点在于对出口业务流程的介绍。要想对业务流程进行重新的优化重组，必须要对外贸业务流程的各个细节有一个详细的了解，具体分析如下：1.1报价成交目前学界对于报价成交是否是外贸业务流程的起点还存在一定的争议，但是本文考虑到报价成交作为事实上的业
3、务流程起点将其作为外贸业务流程的起点。报价成交是外贸企业流程的一个关键节点，在这一阶段外贸企业要与客户进行不断的还价讨价，进而相互妥协形成一个双方都可以接受的价位询价、发价、还价和接受四个环节。这一环节本质上来讲就是一个不断沟通的过程，在讨价还价的过程中外贸企业的工作人员应注意几点问题，一是沟通应及时，通过信息技术的采用，加速沟通速度，另外一个方面就是沟通的进行应本着真诚互利的原则进行展开。1.2合约签订合约是确保外贸企业以及客户权利的法律文书，合约的签订内容一般包括货物的数量、单价、交付地点以及交付方式等内容。按照我国政府规定，若企业没有直接进出口权的话，交易必须找到一个进出口商作为中间商来
4、进行。合约的签订除了上述内容的以外还要约定违约责任以及争议解决机制，尤其要注意两国法律之间的不同，毕竟跨国贸易中一旦产生法律纠纷，解决起来是一件费事费力的事情。这就要求外贸企业应具有一批对国际贸易的法律以及出口国的贸易规则精通的人才，尽量避免在合约的签订中出现失误。1.3采购生产合约签订以后，对于外贸企业来说就进入了一个组织生产阶段。外贸企业组织生产过程中一定要严把质量关，避免因为质量的问题带来争议，尤其是在目前绿色壁垒高企的背景下，任何不符合产品出口国质量标准的产品都会引起客户的毁约。与此同时外贸企业的采购与生产之前一定要对客户的资信背景有一个详细的调查，防止出现产品生产出来以后，确得不到货
5、款情况的发生，因此最好在采购生产以前得到一部分客户保证金，以规避可能发生的风险。1.4合约履行合约履行环节涉及备货、领证、排载、报关、报检、装船、投保、议付、结汇、退税、索赔等环节，每一个环节的失误都会给公司带来巨大的损失，因此一定要对各个环节进行科学的安排。例如外贸企业在合约履行中应注意采取风险转嫁措施，例如货物交付给货运公司以后，就必须要求货运公司承担产品不能按时到达目的地的风险。再比如在出口退税的申报环节，外贸企业应及时根据出口单据进行实报实销。综上所述，外贸业务流程繁琐，涉及到众多的机构，这就要求流程一定要有一个合理的安排，才能保证外贸业务的顺利开展。2.业务流程的优化须遵循的基本原则
6、根据业务流程优化的基本理论，结合我国外贸企业的具体业务流程，本文认为外贸企业业务流程的优化需要遵循以下几个基本原则：2.1立足当前，着眼长远外贸企业业务流程的优化应处理好当前以及长远之间的关系，流程优化太超前的化往往会给具体操作带来较大的难度，结果往往会导致优化后业务流程难以实施，而如果流程优化仅仅局限于眼前，又难以有效的应对未来外贸环境的变化，这就会导致外贸企业被动的去适应环境的变化，而不能够做到未雨绸缪，其在趋于完全竞争的外贸行业背景下也难以树立持久的竞争优势。鉴于此，外贸企业业务流程的优化应在处理好当前的业务流程的前提下适当的超前，这样才不至于在突然到来的变化面前处于一个被动的地位。2.
7、2立足局部，着眼全局外贸业务流程是由很多环节组成的，所有环节的总和构成了外贸企业业务流程。一般来讲，外贸企业业务流程出现问题都是由某一个环节所引起的，因此很多外贸企业在业务流程优化的过程中总是头疼医头、脚疼医脚，人为地割裂了各个环节之间的有机联系，这就导致业务流程的整体性未能够得到有效的兼顾。因此外贸企业在进行业务流程优化时必须要树立一个全局的观念，在对各个环节进行优化的同时要服从以及服务于全局，这样才不至于顾此失彼。2.3流程优化的效率原则流程优化的效率原则是指外贸企业业务流程的优化应以效率为导向，流程的优化应以效率最大化为基本的立足点和出发点。提升流程效率的措施一般有两种，一种是进行事项的
8、合并，对于那些过于琐碎且没有效率的复杂环节进行合并使得其简单化，事项的合并有两个情况，一是职能导向，即根据职能的范畴将不同部门的同一职能的流程整合在一起，二是流程导向，即进行工作的丰富化，通过将不同的工作集中在一个人身上实现流程的有效性；另外一种就是进行事项的删除，其实任何一个企业都存在既没有效率，也没有价值的业务环节，对于此类的业务环节应直接删除，进而提升流程的效率。2.4流程优化弹性原则外贸环境的不断变化已经成为常态，瞬息万变的外贸环境客观上要求外贸企业的流程应具有一定的弹性，这样才能有效的应对环境变化所带来的冲击。与此同时消费者需求呈现出日益多元化以及个性化态势，反映到外贸企业的生产层面
9、就是要求企业能够提供多样化的产品，即企业的业务流程能够在一个较短的时间内迅速调整生产方向，来满足客户的多样化需求。流程优化的弹性原则的实现一般通过两种措施，一是差异化延迟，在大规模标准化产品生产模式下，在外部市场需求的影响下，外贸企业业务流程的重组需要从头做起，这是一个长期的过程，因此往往会贻误市场机遇，而差异化的延迟通过准确的把握消费终端的信息来最大限度的缩短外贸企业的反应时间，借此实现弹性化；二是多样化的生产，通过事先预备多样化的流程模式来应对生产中可能出现的例外情况，进而实现流程的弹性化。 3.外贸企业业务流程优化策略在对外贸具体的业务进行分析的基础之上，结合业务流程优化的一般原则，本文
10、认为外贸企业业务流程优化应从以下几个方面着手：3.1组建专门的流程优化团队外贸企业业务流程优化的实施是一项难度大的系统工程，需要组建一个专门的团队来负责此项工作。考虑到业务流程的优化涉及到企业的各个职能部门，因此团队成员的组成要包括各个部门的人员，这样在流程优化的过程中才能够兼顾到各个环节，不至于出现某个环节被忽略的情况。与此同时，流程优化团队成员应有至少一个企业的高层管理者负责，因为业务流程的优化过程中必然会受到某些方面的阻碍，高层管理人员的加入将会给流程优化的推进带来重要的支持。当然流程团队的成员还要借助外部的智囊，通过将外部的流程优化专家引入到团队中，可以增强流程优化的专业性。3.2注意
11、运用信息技术信息技术的出现一定程度上改变了传统的外贸业务流程，信息技术的运用对于业务流程的优化具有重要的支撑作用。当然在信息技术的运用过程中应当明确这一点，即信息技术仅仅是一种手段，而绝非是目的。信息技术的应用涉及到两个方面，一方面需要硬件方面的投入支持，另一方面需要相关人才的引进，两个方面相辅相成，缺一不可。很多外贸企业在信息技术的硬件投入方面并不吝啬，但是在人才的引进与培养方方面却做得不好，这导致信息技术的效用得不到有效的发挥。举例而言，通过信息技术的运用可以建立一个有关消费者信息的数据困，通过对这个数据库进行数据分析与挖掘就可以一定程度上的预测到未来消费需求的变化，进而给流程的优化调整提
12、供一个缓冲时间。3.3实现职能管理向流程管理的转变外贸企业业务流程的优化应以客户的需求为基本的导向，流程优化的出发点以及归宿点都应该落在客户这关键点上。这就要求传统的职能管理流程应被彻底打破，通过破除各个部门之间的阻碍来实现流程的优化。职能管理向流程管理转变的一个关键点在于对各个部门以及环节的投入以及产出效益进行客观的评价，对于那些入不敷出的环节应果断的采取减法，这样可以实现流程的扁平化。扁平化的流程结构能够更加及时有效地对来自于客户的信息进行反应，进而提升企业流程的效率。3.4强化对流程优化的反馈跟进流程优化实施过程中以及结束以后应及时的进行跟踪反馈，跟踪反馈有两个目的，一是检验业务流程优化
13、的效果，另外一方面就是通过查找业务流程优化中存在的问题，给流程优化的改进提供基本的依据。业务流程优化的跟踪反馈是业务流程优化过程中不可缺少的环节。跟踪反馈的实施应贯穿于流程优化的整个过程，对于流程优化过程中出现的各种问题能够进行及时的解决，确保流程优化的顺利推进。在外贸行业整体上呈现出更加激烈的背景下，外贸企业面临的竞争环境日趋恶化，外贸企业传统的业务流程在新的外贸环境下已经显露出难以适应的状态，这客观上需要外贸企业进行业务流程的优化来实现业务流程与外部环境之间的匹配性。外贸企业业务流程的优化的目的在于增强流程的弹性以及效率，本文提出了外贸企业流程优化的基本策略，以期能够为已经开始或者准备开始进行流程优化的外贸企业提供一些指导。参考文献：1唐艳，程茜宁.波传统外贸企业的业务流程重组简析J.中国民营科技与经济，2008（9）.2刘烨，秦丽娜.刍论电子商务与国际贸易业务流程转型J.财经问题研究，2004（03）.3夏天荣.外贸企业ERP业务流程与控制体系设计J.国际商务财会，2011（3）.4王博.浅析国际贸易专业信息化的建设J.现代经济信息，2010（7）.5崔中山.中小外贸企业业务流程外包探析J.消费导刊，2010（4）.6杨美多.企业业务流程探析J.价值工程，2003（2）.（作者单位：福建省华福科技发展有限公司）
