exel表格技巧1

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1、也许您已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许您已利用Excel函数实现过上千次得复杂运算,也许您认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复得得心应手得使用方法只不过就是Excel全部技巧得百分之一。本专题从Excel中得一些鲜为人知得技巧入手,领略一下关于Excel得别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中,如果想让大于等于2000元得工资总额以“红色”显示,大于等于1500元得工资总额以“蓝色”显示,低于1000元得工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。 1、打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式条件格式”命

2、令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧得下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面得方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”得“颜色”设置为“红色”。 2、按“添加”按钮,并仿照上面得操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。 3、设置完成后,按下“确定”按钮。 瞧瞧工资表吧,工资总额得数据就是不就是按您得要求以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业得名称输入到表格中,为了保持名称得一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1、在Sheet2中,将企

3、业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。 2、选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。 仿照上面得操作,将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业” 3、切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”得列(如C列),执行“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧得下拉按钮,选中“序列”选项,在下面得“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。 再选中需要输入企业名称得列(如D列

4、),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。 4、选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应得“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应得D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别得企业名称列表中选择需要得企业名称填入该单元格中。 提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。 三、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用得工作簿文档添加到其中,方便随时调用。 1、在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项

5、,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,选中“类别”下得“新菜单”项,再将“命令”下面得“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单得“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。 2、再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面得操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面得操作,多添加几个文档列表名称。 3、选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出得快捷菜单中,选“分配超链接打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”

6、右侧得下拉按钮,定位到相应得工作簿(如“工资、xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。 重复上面得操作,将菜单项与与它对应得工作簿文档超链接起来。 4、以后需要打开“常用文档”菜单中得某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中得相应选项即可。 提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项与“常用”工具栏上得“插入超链接”按钮得功能。 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊得专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己得“专业符号”工具栏。 1、执行“工具宏录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏

7、名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上得“相对引用”按钮,然后将需要得特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上得“停止”按钮,完成宏得录制。 仿照上面得操作,一一录制好其它特殊符号得输入“宏”。 2、打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。 切换到“命令”标签中,选中“类别”下面得“宏”,将“命令”下面得“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。 3、选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个

8、秘技得第1点对它们进行命名。 4、右击某个命名后得按钮,在随后弹出得快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应得宏(如fuhao1等),确定退出。 重复此步操作,将按钮与相应得宏链接起来。 5、关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了。 五、用“视面管理器”保存多个打印页面 有得工作表,经常需要打印其中不同得区域,用“视面管理器”吧。 1、打开需要打印得工作表,用鼠标在不需要打印得行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现得快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印得行(或列)隐藏起来。 2、执行“视图视面

9、管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。 3、将隐藏得行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它得打印视面。 4、以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印得表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好得界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上得“打印”按钮,一切就OK了。 六、让数据按需排序 如果您要将员工按其所在得部门进行排序,这些部门名称既得有关信息不就是按拼音顺序,也不就是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。 1、执行“格式选项”命令,打开“选项”对话框

10、,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面得方框中输入部门排序得序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”与“确定”按钮退出。 2、选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中得下拉按钮,选中刚才自定义得序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。 七、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中得内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。 1、选中需要隐藏内容得单元格(区域),执行“格式单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签得“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右

11、边“类型”下面得方框中输入“;”(三个英文状态下得分号)。 2、再切换到“保护”标签下,选中其中得“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。 3、执行“工具保护保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。 经过这样得设置以后,上述单元格中得内容不再显示出来,就就是使用Excel得透明功能也不能让其现形。 提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中得“”号,这样可以防止别人删除您隐藏起来得数据。 八、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时,有得单元格中要输入英文,有得单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢? 选中需要

12、输入中文得单元格区域,执行“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧得下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出。 以后当选中需要输入中文得单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中得第1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。 九、让“自动更正”输入统一得文本 您就是不就是经常为输入某些固定得文本,如电脑报而烦恼呢?那就往下瞧吧。 1、执行“工具自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。 2、在“替换”下面得方框中输入“pcw”(也可以就是其她字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面得方框中输入“电脑报”,再单

13、击“添加”与“确定”按钮。 3、以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”得大小写?,然后确认一下就成了。 十、在Excel中自定义函数 Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们得所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定得运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积得函数: 1、执行“工具宏Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开Visual Basic编辑窗口。 2、在窗口中,执行“插入模块”菜单命令,插入一个新得模块模块1。 3、在右边得“代码窗口”中输入以下代码: Function V(a,b,h)V = h*

14、(a+b)/2End Function 4、关闭窗口,自定义函数完成。 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。 提示:用上面方法自定义得函数通常只能在相应得工作簿中使用。 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加得背景,就是衬在整个工作表下面得,能不能只衬在表头下面呢? 1、执行“格式工作表背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景得图片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。 2、在按住Ctrl键得同时,用鼠标在不需要衬图片得单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域)。 3、按“格式”工具栏上得“填充颜色”右侧得下拉按钮,在随后出现得“调色板”中,选中“白色”。经过

15、这样得设置以后,留下得单元格下面衬上了图片,而上述选中得单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,就是图片被“白色”遮盖了)。 提示?衬在单元格下面得图片就是不支持打印得。 十二、用连字符“&”来合并文本 如果我们想将多列得内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小得连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。 1、在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。 2、再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面得单元格中,B、C、D列得内容即被合并到E列对应得单元格中。 3、选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“编辑选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中得“数值”选项,按下“确定”按钮,E列得内容(不就是公式)即被复制到F列中。 4、将B、C、D、E列删除,完成合并工作。 提示:完成第1、2步得操作,合并效果