word使用技巧.

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1、Word 使用技巧（超强汇集、合集） 修改WOR默认设置优化操作其实，Word 2003的许多默认设置并不适 合我们使用， 在此让我们看看如何修改这些 默认设置让Word使用起来更加方便。默认图片环绕方式在Word中插入或粘贴的图片环绕方式 默认为“嵌入型”， 在这种环绕方式下图片 既不能旋转也不能拖动移位， 插入图片经常 还需要将版式调整为“四周型”再进行处 理。其实我们可以把默认设置改成“四周 型”，具体的操作方法：依次选择“工具- 选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入 / 粘贴方 式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最 后单击“确定”按钮对象的精确调整相信不

2、少人都知道，在Word中按住Alt 键拖动可以对选中对象进行精确调整。 其实 只要进行一些简单设置， 即使不按住 Alt 键直接拖动也可以进行精确调整依次选择“绘图”工具栏的“绘图T绘图网格”命令（默认位于Word窗口下方）， 在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间 距”和“垂直间距”都设置为“ 0.01 ” （如 图1），再单击“默认”按钮，在提示“是 否更改网格线的默认设置？”时单击“是”按钮。这样以后在 Word中直接拖动 就可以精确调整了。图1 “绘图网格”界面如果你只需要在当前文档中进行直接 拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”

3、按钮告别绘图画布在 Word 2003 中绘图画布会在每次插入 自选图形或文字框时自动出现。虽然按 Esc 键可以暂时让绘图画布消失， 但总觉得太麻 烦，其实我们可以通过以下方法来取消：依 次选择“工具T选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选 “插入 自选图形时自动创建绘图画布” 复选框，最后单击“确定”按钮即可。 自选图形的默认格式默认插入的自选图形格式为 0.75 磅黑 色连线、白色填充，如需更改默认格式，可 通过以下方法设置：首先画一个自选图形， 然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令， 在出现的对话 框中选择“颜色与线条”选项卡， 在其中自

4、定义设置“线条”和“填充色”， 设置完毕 后单击“确定”按钮。最后，再次右击自选 图形，选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。启动时打开常用输入法通常只要一打开 Word 2003 就会自动切 换到“微软拼音输入法”， 如果你惯用的不 是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。 能不 能让 Word 启动时自动打开我们惯用的输入 法呢？这其实并不难做到。依次打开“控制面板T添加或删除程 序”，从列表中找到“ Microsoft Office Professional Edition 2003 ”项并单击 “更改”按钮。在 Office 2003 安装窗口中 点选“添加或删除功能”单选项并单击下 一步

5、，接着勾选“选择应用程序的高级自定 义”复选框再单击下一步， 从中间的列表中 依次展开“ Microsoft Office Office 共 享功能-中文可选用户输入法f微软拼音 输入法 2003”，单击“微软拼音输入法 2003”前的按钮选择“不安装” （如图 2）， 单击“更新”按钮。 等安装完成以后再进入 Word 时出现的就不是微软拼音输入法了， 而 是输入法列表中排在首位的中文输入法。 最 后只要让常用的输入法排在首位即可。图2 Office 安装窗口如果你不希望 Word在启动时自动打开 中文输入法，那么还有另一个更简单的办法 可以使用。依次选择“工具-选项”菜单命 令，在出现的对

6、话框中选择“编辑”选项 卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动 状态”复选框即可。按像素显示图形尺寸Word中的图形都是按厘米为单位来计 算的，如果经常需要把 Word中的图形转换 成图片，你可能更喜欢采用像素的形式来显 示图片的尺寸，具体的操作方法：依次选择“工具-选项”菜单命令，在出现的对话框 中选择“常规”选项卡，勾选其中的“为 html 功能显示像素”复选框即可实现。 若取 消勾选“使用字符单位”复选框， 还可以使 本来用字符或行高显示的数据变成按厘米 来计算，比如：绘图网格的设置窗口。如何在 Word 中高效选择录入表格 每个办公室都少不了上报一些报表什么 的，故如何高效率地、正确地

7、输入变成了大 家追求的目标。 在一些表格的项目中一定会 有非此即彼的输入项， 如果将这些项目设计 成下拉列表就会大大提高输入的速度和正 确性，今天笔者就和大家一起来探讨一下这 方面的技巧。一、在 Word 中设置“下拉型窗体域”， 实现表格的选择性录入方式在这里我们还是举个例子来说明我们 的设计思路吧！比如，要上报一份“ 2003 年计算中心上机情况统计表”， 在这个表格 中如职称、 上机课程等几项是要反复重复输入的，那不妨将它设置成选择性下拉列表式 输入方式，只要一点单元格，就会出现一个 下拉列表，在列表中选择要输入的项就可以 了。如图1所示为此表的一部分。图1 2003年计算机中心上机情况

8、汇总表 要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。第一步：设计表格先打开一个Word文档，在其中根据需 要先设计好表格。可以先将一些不能用下拉 输入的单元格先行输入。第二步：插入下拉型窗体域下拉型窗体域是比较常用的窗体域类 型。这种类型的窗体域通常用于非此即彼的 选择场合。我们设计的这个表格，在“职称、 上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉 型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击 鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入 的麻烦。具体方法：将鼠标移到指定位置，比如 上机课程下面的单元格，点“视图T工具栏 一窗体”，弹出“窗体”工具栏，点“下拉 型窗体域”按钮，如图 2所示。图2窗体工具栏窗体域

9、插入后，单元格中会显示出一个 带有灰色阴影的小方块（在按下“窗体域底 纹”按钮的情况下才会显示阴影 ）。窗体域 底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的 具体位置，并不会被打印出来。双击插入的 窗体域，系统弹出“下拉型窗体域选项”对 话框。在“下拉项”的框格内添加下拉菜单 中的选项。添加的步骤是：首先在“下拉 项”项目中输入需要添加的第一个列表项， 并单击“添加”按钮（或按回车键），然后依 次输入其余列表项。所有列表项添加完毕 后，可以通过向上f、向下J这2个“移动” 按钮改变列表项的排列顺序。 选中“启用下 拉列表”项，点“确定”按钮即可，如图3所示。图3设计下拉项这样一个单元格的下拉型窗体域

10、就设 置好了，下面的单元格就可以采用复制、粘 贴的方法来完成。依次类推，完成其他项的 域插入工作。第三步：保护窗体下拉型窗体域插入完成之后， 单击“窗 体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按 钮，这样除了含有窗体域的单元格外，表格 的其他地方都无法进行修改。 此时用鼠标单 击任一窗体域单元格， 在单元格的右侧会出 现一个下拉三角图标， 点击该图标会弹出下 拉列表，在其中选择即可。全部选择好后， 再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。二、在 Excel 中设置“有效性”，实现 表格的选择性录入方式还是上面列举的那个例子吧。在Excel中可不能在玩儿窗体域了，得换个方法才 行。1r；*ptutJd11_

11、L.LH L5.图4设计表格大体轮廓先在Excel工作表中设计好表格的大体 轮廓，再在任意一列中输入要在下拉列表中 所显示的内容；选定要使用选择性输入的区 域，如图4所示。再点“数据”菜单中的“有效性”命 令,在“数据有效性”窗体中的选“设置” 选项卡，在“允许”栏中选择“序列”；在 “来源”栏中输入序列来源的单元格绝对 地址或点“来源”栏中右侧的隐藏窗体按钮，再用鼠标选定上面提前输入好的要在下 拉列表中所显示的内容单元格，最后单击“确定”返回，如图 5所示no图5数据来源设置确定奇聊性纂件一一比许3zJ肓震略空也I.)币揺洪节h；弟迪厦.1来關：=$! 14|此时只要用鼠标点中区域中的任一单

12、 元格，都会在单元格的旁边出现一个下拉箭 头，单击箭头，会显示出所有的设置序列， 我们只要从中单击所需的项目即可完成录 入，如图6所示。ACEF1上O上机/ r |上僻祠:图6项目录入上面说到的两种在 Word和Excel中实 现选择性录入的方法是不是省事多了？快 试试吧！ 给Word文档精确“减肥”五小招编辑一篇Word文档时，随着编辑次数 增多，虽然内容增加不多，但是文档的大小 却会迅速增大，这是怎么回事呢？原来 Word 在保存文档时，除了保存文档的内容外，还 保存了一些编辑信息，这些信息的存在不但 增大了文档的体积，而且会使打开文档的速 度变慢，影响工作效率。为此，笔者给大家 介绍几种

13、给Word文档“减肥”的方法。1.“另存为”法在对一篇文章多次修改后，选取“文件f另存为”，将文档改名保存，这时你会发 现 Word 文档的体积减少了很多。2. 取消“允许快速保存” 点击“工具f选项”，进入“保存”选项卡，取消“允许快速保存”前的钩即可。注意：如果为了在别的机器上查看原汁 原味的 Word 文档，勾选了“嵌入 TrueType 字体”项，则还须勾选“只嵌入所用字 符”，否则 Word 会把所有的字体一同“打 包”，增大文件的体积。3. “页面设置”法在保存之前，点击“文件f页面设 置”，在“纸张大小”、“页边距”选项卡 中选择任意项，先改变它的值 （ 注意这时不 要按“确定”

14、 ） ，然后再修改回来，按“确 定”按钮后，你会发现文档自动刷新，再保 存时文档的体积已经减小了。4.另存为RTF文件将 Word 文档保存为文本文件，文件会 小很多，但同时也丢失了格式信息。所以笔 者采用另存为“ RTF格式的方法，这样不 但格式信息完好，而且能够被许多 Windows 应用程序支持，文件体积也会大大减小。5. “更新域”法如果在 Word 文档中插入了目录，则可 以用更新目录的方法来为 Word文档减肥。 具体步骤是：右击目录，选择“更新域”， 在出现的对话框中选择“更新整个目录”， 按“确定”即可。设置后 Word 会把整个文 档重新分页，这时再保存文档，它的体积就 会有

15、所减小。浅谈Word中“分离下划线”大家知道，在 Word 中，为字符添加的 下划线，默认情况下是紧靠字符下方的。能 不能调整一下字符和下划线之间的距离 呢？答案是肯定的。1.启动Word2003（其它版本请仿照操 作） ，输入字符“ 分离下划线的制作 ”。2. 选中“ 下划线 ”及前后各一个 （ 多个 也可以 ） 字符 （ 即“离下划线的” ） ，按“ 格 式 ”工具栏上“ 下划线 ”按钮右侧的下拉 箭头，在随后弹出的快捷菜单中 （ 如图 1） ， 选定一种下划线类型 （ 如“双下划线”等 ） ， 并通过“ 下划线颜色 ”菜单， 设置好下划线 的颜色。U個舉法寸双下阚苴他下划皱.0 仆划线颜色匹,J图1设置下划线颜色3.选中字符“离”，然后按住Ctrl键， 再选中字符“的”（这样操作可以同时选中 多处不连续的字符，本操作不支持Word2000 及以前的版本），通过下