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1、用户需求说明书卷号卷内编号密级项目编号: S813-13-2002分 类:用户需求说明书Version: 4.0项 目 承 担 部 门：OA软件产品部撰 写 人（签名）：肖建民、王宏江、吴才荣完 成 日 期：2002/11/29本文档 使 用部门： 主管领导 项目组 客户（市场） 维护人员 用户 评审负责人（签名）：范光军评 审 日 期：2002/11/26 1.前言22.项目描述42.1适用场合及处理业务42.2项目名称42.3名词定义42.4运行环境42.5条件与限制52.6参考资料53.调研情况63.1需求情况63.2用户情况63.3软件应用64.功能需求74.1功能划分74.2功能描述
2、84.2.1公文管理84.2.2待办事宜304.2.3政务管理324.2.4信息服务子系统384.2.5个人事务子系统434.2.6系统管理子系统465.其它需求475.1环境的要求475.2硬件/软件的要求475.3界面的要求475.4安全性的要求475.5性能的要求485.6可兼容性/可移植性的要求48附件1区镇两级数据交换的实现49附件2公文分类说明51第 3 页 共 51 页1. 前言本文档为“珠海市香洲区网上办公自动化系统”一期工程的用户需求规格说明书。文档主要描述了“珠海市香洲区网上办公自动化系统”一期工程的主要业务需求、功能需求，同时对实现本系统的目标需要提供哪些硬件资源、软件资
3、源以及各资源的配置要求也做了相应的描述。在文档编制过程中，收集了部分党政机关如法院、检查院、财政局、教育局、南屏镇、湾仔办、城管局等重点单位的意见和相关资料；同时综合了开发方在其他政府部门承建办公系统的成功经验。本文档的阅读对象主要包括：（1）用户方（2）监理方（3）承建方项目开发人员本文档的影响范围主要包括：（1） 系统分析设计、编码设计、系统测试（2） 系统验收（3） 系统二期工程2. 项目描述2.1 适用场合及处理业务本项目的OA系统主要适用于珠海市香洲区内各级党政机关办和下属镇、街道办及基层单位居委会、村委会等，借助香洲区行政中心大楼综合布线系统和珠海电信帧中继、VPDN网络系统，采用
4、先进的计算机网络技术和通信技术以及托普公司在电子政府系统方面的成功经验，帮助香洲区政府实现政府办公的电脑化、网络化，并最终辅助实现香洲区政府办公自动化、政务电子化，以提高政府办公水平，规范政府机关办事流程，为政府实施宏观调控和管理职能的现代化提供手段和依据。2.2 项目名称全称：“珠海市香洲区网上办公自动化系统”简称：“香洲区OA系统”代号：“XZOA”版本：1.0版。2.3 名词定义办公自动化：英文来自于Office Automatic，简称为OA，在以前主要是指Office为主的办公套件。自从办公软件中引入工作流、协作等概念后，主要是指以Lotus Domino/Notes为主流的群件技术
5、，通过相应的工作流实现协同工作为主要特征，故又称为办公自动化。2.4 运行环境硬件环境：OA服务器要求P4品牌专用服务器以上的配置, 如：配置为P4 1.7Mhz处理器、512Mb内存、40G硬盘、10/100Mb全双工网卡、24XCD及以上配置。用户端客户机推荐采用联想或其他品牌商务办公用机，如：配置为P450Mhz处理器、64Mb内存，6.4G硬盘、10/100Mb全双工网卡、56Kmodem、32XCD及以上配置。软件环境：Windows 2000 Server、Windows2000、WIN9X等操作系统Lotus Domino Enterpise Server、Domino Desi
6、gnerInternet Explorer 5.01及以上版本防病毒软件、网络管理软件等2.5 条件与限制l 用户客户端要求以IE5.01及其以上版本l 用户应会基本的计算机操作、对常用软件有一定的掌握2.6 参考资料珠海市香洲区网上办公自动化系统竞争性谈判采购要求3. 调研情况3.1 需求情况9月12日到9月18日托普需求调研小组同香洲区科技局周工、欧阳清伟以及监理公司的杨春雷共同对香洲区区行政中心的两办（区委、区府办公室）、档案局、局财政局、教育局、香湾办、南屏镇、湾仔办、城管局、法院、检察院等重点试点单位进行了需求调研工作。在调研过程中，我们主要对以上各行政单位的分管领导、办公室主任及办
7、文员和相关业务用户进行了详细的需求调研，具体了解了各单位的计算机应用情况和相关的工作人员的计算机素质水平；根据事先准备的一系列问题、问卷文档同客户进行了业务上的探讨和沟通，同时收集了各单位的相关报表、文件样式等资料，记录下了用户提出的对系统的要求。在我们的共同努力下，特别是区科技局的大力支持和帮助下，使得我们顺利的完成了预定的工作，取得了用户对系统需求方面的一手资料，为我们后期在系统开发上提供了依据。通过需求调研，对用户提出的需求可以总结归纳为以下几个方面：（1） 系统要求具有同原有的管理软件同时使用，并能实现现有格式的输入、输出。（2） 财政局、法院、检察院等一些涉及国家保密的重要文件资料，
8、对安全的要求同其他的单位或部门有一定的区别，并希望能充分保证其各自业务系统的安全性。（3） 要求系统界面友好、美观、大方，同时使用方便。（4） 要求系统能充分考虑不同层次部门（区、街办）需求的差异性以及保证系统上、下级系统的数据交换安全顺畅。（5） 建议能在编码设计、开发测试阶段给出一个试用的版本，并在区里个别部门试用。如：区委办、区府办、法院、科技局作为试点。3.2 用户情况 根据需求调研过程中对用户的了解，得知香洲区各区直机关及下属单位的计算机应用水平和信息化的重视程度各不一样参差不齐，其中区科技局、区法院、区教育局、湾仔、香湾等单位的计算机应用水平相对要高一些。3.3 软件应用（介绍用户
9、现在使用的系统的主要情况）用户原有的系统主要有香洲区政府网站、计生系统、档案系统、财务系统及各区直机关业务系统，以及镇办的社区网站、社区管理系统等。4. 功能需求4.1 功能划分按照珠海市香洲区网上办公自动化系统竞争性谈判采购要求和实际需求调研以及三次需求研讨评审会上提出的要求，我们将系统划分为以下几大模块，他们分别是：（1）公文管理：收文管理、发文管理、督办管理、档案管理；（2）政务管理：会议管理（会议申请、通知、安排、考勤、会议纪要）、领导活动安排、领导批示管理、领导日志管理、领导综合查询（3）信息服务：政策法规、电子公告、大事记、公共信息、新闻中心（4）个人事务：电子邮件、名片管理、文档
10、管理（5）系统管理（6）待办事宜香洲区OA系统其组织架构图如下图所示：政务管理信息服务系统管理个人事务待办事宜公文管理新闻中心电子公告公共信息大事记政策法规文档管理名片管理电子邮件档案管理督办管理发文管理收文管理领导日志综合查询领导批示领导活动会议管理4.2 功能描述4.2.1公文管理4.2.1.1公文简介(1) 公文流转是贯穿政府日常业务中的主要活动，因此有必要对日常办公过程中涉及到的公文及其相关信息作一分析、总结。从公文处理的过程看，主要涉及到公文本身和与公文流转过程相关的记录、公文流转状态、办理过程及结果的登记表（薄）、呈批（阅）表和其他相关文档和表格。(一) 公文说明(详见附件2)l
11、按文件密级划分：绝密、机密、秘密、普通件l 按文件缓急划分：特急、急件、平件l 按文件存储介质：纸质文件、电子文件（二）公文涉及到的机关香洲区公文涉及到的机关有三个层次，即上级、平级、下级；市政府市职能部门市委平级平级镇、办、副科以上单位香洲区上级为市或市以上级别的单位机关，其结构示意图如下图所示：（三）办文范围各镇、街道和区委、区政府各部门、各单位以及工青妇等群众团体上报区委、区政府的请示、报告等；上级领导和机关要求区委、区政府办理有关事项的批示件和公文；区委常委、区政府领导的批示件；平级和不相隶属单位商洽工作的函；其它需要由区委办、区府办办理的公文。4.2.1.2收文管理（1）概述收文管理
12、是政府公文处理中的重要组成部分。它牵涉公文种类多，业务复杂，流程千变万化，处理起来难度较大的一种公文处理业务，是政府办公自动中必不可少的一部分。收文处理是指送给本单位或本单位领导或有关部门阅批的文件（包括正式文件和非正文件）的处理过程。能够实现对上级单位、平级单位、下级单位以及其他单位的来文，进行来文接收登记、分办、拟办、传阅、承办、催办、归档等处理，并提供强大的查询、统计、跟踪功能。其工作流大致如下图所示：（2）来文分类来文文件按来文来源可以划分为：a 上级来文：一般要求实现传阅、转发功能；b 平级来文：一般要求分为办文、阅文两类，同时要求实现转办功能。c 下级来文：一般要求分为办文、阅文两
13、类d 其他来文：一般指非上级单位、平级单位、下级单位的来文（3）收文管理功能需求说明（见下表）项目名称功能说明操作来件登记录入1登记2录入：电子文档可以直接拷贝、引入或作为附件保存；纸质文件可以手工输入、扫描为电子文件上传保存。3提供从外部数据（如：函件收集库）直接导入数据。登记、选择流程、录入、编辑、上载附件、查看附件、存为草稿、保存、退出、提交、取消等操作。拟办一般是办文分管领导（比如：办公室副主任或主任）根据来文情况，给出拟办意见返回人员根据拟办意见进行送件、传阅等处理。编辑、查看附件、批示、提交、退回、保存、退出、流程监控、撤消、取消等操作。批办、审核领导填写批办意见或填写审核意见，反
14、馈回办文岗。编辑、查看附件、批示、提交、退回、保存、退出、流程监控、撤消、取消等操作。分送办文人员根据批办意见分送到相关人员，并通知阅读。选择读者范围、发送等传阅阅文人员阅读来文，并签名反馈到办文人员。签名、提交等承办1承办人员填写办理情况，反馈给办文人员。2根据情况可送协办人员。提交、填写意见等协办协办单位接到来文后，进行协办处理，办理完毕后，填写处理情况，提交到承办科室或送回办公室。催办1可设置办理完成期限、超期后处理方式。2、超期后自动提醒办理人、拟办人3催办统计等督办办文人员根据批办意见填写督办单并将其转入相关部门的督办管理流程。归档来文办结后，归档人员按流程类别将来文及办理的全过程数据转入到档案库进行归档处理。查询统计1提供定制查询功能,可按收文登记时间、收文字、来文机关、处理状态、处理人来查询2统计功能，可根据收
