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1、电子文件的特点及 管理各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢本文作者：闵涛电子文件的特点及管理闵涛随着我国信息技术的迅猛发展，计 算机越来越广泛地被应用于人类社会活 动的方方面面，产生的电子文件也越来 越多。电子文件是指能被计算机系统识 别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘 或光盘等介质上，并可在网络上传输数 字代码序列。由于电子文件的传输快捷 性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现 实，这就给档案管理工作提出了一个新 的课题。档案管理如何适应信息化时代 的步伐，做到与时俱进不断创新发展， 已成为当前档案工作者需要不断加以关 注和研究解决的新问题。一、电子文件的特点1、操作方便
2、，简单易行，自动分类 组合，便于管理。传统的档案管理模式 是，档案由文书处理部门立卷，档案业 务部门接收，文件一年一归档。传统的 档案管理十分注重档案的整理分类。因 为是手工检索，需要整理清楚，分类精 细，将每份文件归人相应的类别和合适 的案卷，便于日后检索。分类和组卷花 费了档案人员大量的时间和精力。在计 算机管理信息系统中，文件与档案的界 限已不复存在。文书处理人员、业务人 员和档案管理人员共享一个办公信息管 理系统，电子文件一旦形成，可以马上 储存，随时归档。有关部门既可以将应 归档的电子文件的最终版本经过整理， 按档案部门归档，也可将在日常工作中 形成的各种文件材料直接通过计算机网 络
3、系统随时传输到档案部门，档案部门 再根据归档的要求，及时将有保存价值 的电子文件信息下载或刻录到光盘等载 体上记录下来，转化为电子档案。2、容量大，何种小，节省库房存储 空间。传统的纸质档案需庞大的库房和 装具来进行存放和保管，而电子文件载 体所容纳的信息量是纸质档案所无法比 拟的。在保管上，它可以大大节省档案 装具和库房空间，降低保管成本。3、检索快捷，提高档案利用率。利 用者要借阅纸质档案，必须到档案室或 档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制 档案，还需办理审批手续。在办公造化 系统中，储存电子文件的信息数据库是 档案部门与办公业务部门共享的，用户 可通过办公室的电脑在档案部门的网络 上直接
4、查找并选择档案信息，并可方便 地复制存储方便快捷。二、电子文件对档案管理的影响电子文件能在通信网络上迅速地进 行传递；它的利用不受时间和距离的影 响，可共享，但它不再具有纸质文件的 直观性，需要借助计算机等数字设备才 能阅读、处理，并且它的保管上对环境 的温湿度、防磁性等要求也很高，使其 精选公文范文在诸多方面对档案管理产生了影响。1、改变了原有的管理对象、流程和 方法。电子文件材料由拟稿者直接输入 磁盘，并可在磁盘上进行修改加工，一 旦贮入办公信息数据之中，即由档案、 技术人员所共享，这就使文件材料与档 案之间不再有明显的界限。可随时产生， 随时更改，归档时，必须以磁盘或光盘 的形式移交，归
5、档范围也不能只是办理 完毕具有保存价值”的文件，还应包括该 文件的读取软件甚至操作系统。2、改变了分类方式。鉴于电子文件 信息与载体的可分离性，档案的实体分 类整理将被概念分类整理所取代。这是 因为实体分类的结果仅能体现一种属性 联系，这种单线排列的方式是手工操作 管理档案的需要。但在电子文件的环境 中，文件的形式循征和内容循征都已经 发生了变化，电子文件材料可以通过计 算机系统进行迅速、有效、多角度的整 合，不再需要像纸质文件那样进行繁重 的实体分类整理。不同的用户可以根据 精选公文范文 精选公文范文 不同的需要，利用办公造化系统对电子 文件进行自由组合分类整理。3、改变了鉴定的内容、标准和
6、方法 由于电子文件的保存价值同时取决于其 自身价值的可读性，其鉴定的方法、内 容、标准均将发生变化，原有的档案价 值理论分析范围也将随之扩大，电子文 件的读取软件甚至操作系统均被列入分 析范围。传统的档案价值鉴定要求根据 文件的凭证价值和参考价值确定保管期 限，而电子文件一方面由于制作方便， 将产生比以往更多的文件，另一方面由 于用户的需要，信息和将会不断地修改 和补充，故而很难对其划定固定的保管 期限。再加上目前电子文件的凭证价值 尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无 定论。三、加强电子文件管理的主要措施1、解决好电子文件的保存问题。电 子文件的载体材料是磁性物质和光盘。 磁性物质极易受外磁场
7、影响而导致退 磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等 部分组成，而目前光盘常用的记录介质 不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。 所以要长久保存电子文件，需要定期进 行复制，以防止信息损失。2、建立电子档案。目前，正处于纸 质文件和电子文件并存的过渡期，认真 做好归档的电子文件的技术处理工作显 得尤为重要。新型电子文件材料的归档 势在必行，要求档案工作者必须深入到 现行文件工作领域，从保护电子文件的 原始信息入手，通过技术处理，将已归 档的电子文件改为 只读性”文件，即只 能读不能写的不可更改的文件，从而识 别和保护电子文件的原始结构，保证电 子文件的可靠性。3、提高电子文件管理人才的业务素 质。面对调整发展的信息时代，档案管 理人员必须拓宽知识面、优化知识结构, 既要具备档案管理基础知识，熟练地掌 握档案工作的基本原则和方法，又要熟 练掌握微电子技术、电子计算机软硬件 精选公文范文 精选公文范文技术、数字通信技术等，努力尤为适合 信息时代发展的复合型人才。各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢
