共享邮件服务器DBMail

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1、1共享邮件服务器详细请参考遥志邮件服务器DBMail官方网站：只有DBMail企业版才有“共享邮件服务器”功能。DBMail的共享服务器模式是针对企业和公司对于严格管理外部邮件收发的需求而设计的， 是DBMail邮件服务器的另一项重要创新和特色功能。在DBMail共享服务器模式下，多个员工可以共享同一个邮箱对外联系客户，员工发出的邮 件也可以要求经过审核之后才能够发出去。1.1什么是共享服务器？下面以销售部门为例，说明共享邮件服务器的用途。由于销售部门的员工流动性往往较大，如果业务员张三跳槽了，那么原与张三通过邮件保持 联系的客户就不方便了。如果有了共享服务器模式，那么您可以让销售部门所有的业

2、务员都 统一使用同一个邮箱地址，例如。这样不论业务员如何变动，客户总是 非常方便地与您保持通畅的邮件通讯（如图1-1）。图1-1共享服务器模式下的邮箱类型分为三种：普通用户，员工本地帐号，经理对外帐号。普通用户可以分配给领导等不受限制的用户；经理对外帐号允许建立多个，分管不同的部门 或小组，可作为统一的对外联系方式；员工本地帐号在内部可以正常收发，但收发外网的邮 件则要通过经理邮箱。在对外通讯过程中，外部客户只会知道员工姓名和经理邮箱。1.2共享服务器工作原理下面以实际的案例来说明DBMail共享邮件服务器收发外信是怎样管理的。 我们假设公司的一个“经理对外帐号”的邮箱是，两个下属的“员工本

3、地帐号”分别是：张三与李四。张三、李四以及经理三人名片上的联系邮箱都为，客户将通过 与他们三人进行邮件通讯。情景如下：1.2.1情景1：客户发信给统一对外邮箱客户拿到张三的名片后想要与张三邮件联系，只能直接发邮件到这个邮 箱。经理邮箱收到客户的邮件以后，对于这封邮件有两种处理办法：1）手工处理，即由经理通过Webmail的邮件传递功能，指定某个员工答复客户。2）自动处理，即设置允许发过来的未指定姓名的邮件自动传递给所有下属员工，从而张三、 李四都将收到客户的邮件。如果客户试图直接发信给张三：，则要看张三帐号是否有收外信的权限：如 果没有收外信权限，则客户这封来信会被直接拒收；如果有收外信权限，

4、则张三与经理邮箱 都会收到这封邮件。1.2.2情景2：张三收到信后回复客户经理、张三、李四都收到了客户的来信，假设这一次是由张三负责答复客户，则张三写好邮 件后发送。该邮件将先到达经理邮箱，在经理邮箱中保留副本，然后改由经理邮箱发向客户。虽然张三的邮箱是，但这时客户收到的邮件的地址却是张三 ，即发件人姓名是“张三”，但邮箱地址却被自动地换成了对外的统一 邮箱 。张三、李四所有的外发邮件都会在经理邮箱中自动保留副本，经理在Webmail的邮件列表 中将看到这封邮件是“张三= 客户”或“李四=客户”。1.2.3情景3：客户收到后回信给张三客户看到的邮件发信人地址是“张三” ，当客户在邮件客户端或W

5、ebmail中回复这封邮件时，收件人地址会自动填写为张三”。客户的邮件发出以后，同样地是经理邮箱先收到，但这次与情景1有很大的不同，即这次 收信地址中指定了姓名“张三”。这时DBMail会自动根据这个姓名将副本传递给张三，其 它员工帐号不会收到这封邮件，从而保证了张三能够一直负责与该客户进行不间断的通讯交 流。当然，经理邮箱中总是有张三所有的收发邮件的副本，经理随时可以传递邮件给其它下属员 工处理。1.3共享服务器模式特色功能1）经理邮箱可以监管下属员工邮件的收取和发送。2）员工邮箱发送的外信以及收到的外信，经理邮箱将自动得到副本。3）对于收到的外信，支持按照姓名自动分发给对应的下属员工，保证

6、员工与客户间的通畅 交流。4）支持自动传递未指定姓名的经理邮件给所有的下属员工。5）支持邮件传递功能，经理可以将邮件传递给下属员工回复。6）支持外信发送审核功能，员工邮箱发送的外信要经审核经理批准后才能发出去。7）支持审核超时处理（例如48小时以后邮件还未审核，将视为允许而自动发出）。1.4如何应用共享服务器模式？设置“共享对外邮箱服务器”模式有两种方法。方法一：创建域名的时候，在“域名类型”组合框中选择“共享对外邮箱服务器”（如图1-2）。图1-2方法二:1）在帐号列表中双击“邮箱域名”（如双击“”邮箱域名）（如图1-3）。0遥志蛔牛服务器DBMaiI企业版5.0 Build 2012120

7、3试用版C?支持5用户）1回I操也0 帐号向 TMCD 设置闵 帮助（HJ念帐号囱由即阕。域名|枣服务戏设置|金购关翼关闭 系统 XSMTPXP0P3Xf= Xlfeft /Ready Total=3000011 = ad 2012-12-1410:51:24图1-32）将弹出的“域名参数”对话框，在“域名类型”组合框中选择“共享对外邮箱服务器，” 再单击“确定”按钮就可以完成操作（如图1-4）。图1-4选择好“共享对外邮箱服务器”模式后，再创建经理对外帐号和员工本地帐号。1.4.1创建经理对外帐号例如经理对外帐号为：。1）创建帐号的过程中，在“帐号类型”组合框中选择“经理对外帐号”，其它步骤

8、与创建 帐号是一样的（如图1-1-4）。（如果帐号已经创建好了，可以编辑这个帐号，再选择 “经理对外帐号”）。图1-42）在创建好经理对外帐号后，可以双击该帐号，进入“帐号”对话框，然后选中“更多规 贝0”选项卡，在此可以设置经理帐号的邮件分发属性（如图1-5）。点击荻得帮助自动传递未指定姓名的经理邮件给所有下属员工 该用户的所有外发邮件都需要审查后才允许发出 未审核的邮件将在若干小时后自动发出.审核经理帐号IE允许帐号加入到Webmaxi的同域联系人地址薄中.48基本信息帐号权限远程邮箱更多规则邮件监控用户信息图1-5自动传递未指定姓名的经理邮件给所有下属员工：如果经理对外帐号收到的邮箱地址

9、是“张 三”，则邮箱地址是指定姓名的（“张三”），因此DBMail会自动传递邮件 给张三。如果经理对外帐号收到的邮箱地址是“ ”，这里没有指定姓名， 那些此参数可以控制是否要将这封邮件自动分发给全部的“员工本地帐号”。（详细参考“共 享服务器工作原理”章节）。1.4.2创建员工本地帐号在创建好经理对外帐号以后，就可以创建员工本地帐号了。创建帐号的过程中，在“帐号类型”组合框中选择“员工本地帐号”，然后在“所属经理” 组合框中选择“经理对外帐号”（如）0其它的步骤与创建帐号是一样的（如图）。图1-63）在创建好员工本地帐号后，可以双击这个帐号，进入“帐号”对话框，然后选中“更多 规则”选项卡，在

10、此设置本地员工帐号的相关审核参数（如图1-7）。图1-7 该用户的所有外发邮件都需要审查后才允许发出：选中以后，这个员工本地帐号的外 发邮件需要进行审核，经过批准之后才能够发出。审核经理需要登录Webmail来完成 审核处理。 未审核的邮件将在若干小时后自动发出：在编辑框中，如果输入数字“ 0”，这封邮件 会一直为待审核状态；如果输入数字“48”，那么48小时后还未审核的邮件会自动发 出。 审核经理帐号：审核经理与所属经理可以是同一个帐号，也可以是另外的经理帐号。审 核经理登录Webmail后，就可以对外发邮件进行审核（如批准同意发出、拒绝并退信 和拒绝后删信）。通过以上的三个步骤后，您就可以

11、应用共享邮件服务器模式了。这种应用不但可以帮助我们 设置统一对外的邮箱帐号，还可以帮助我们审核邮件的内容，使企业在使用邮件系统收发邮 件的过程中，不会有后顾之忧。1.5共享模式下的邮件审核随着电子邮件在企业中的应用越来越频繁，电子邮件的正式性与合法性也逐步被认可，对邮 件收发的控制也越来越受到公司管理者的关注，因此邮件审核功能应运而生。为了弥补企业 在日常使用邮件过程中不可控制的缺陷，特别开发了邮件审核功能。1.5.1什么是邮件审核邮件审核：就是DBMail将邮件进行暂时性拦截，由审核经理确定这封邮件是否可以发出去。 邮件审核是在共享模式下的专用功能，本地员工帐号发出的邮件，可以要求审核之后才

12、允许 发出去，审核不通过后发出退信，或者直接删信又不退信。DBMail共享邮件服务器模式下，可以同时创建普通帐号、经理对外帐号和员工本地帐号， 只有员工本地帐号发出的邮件才会被审核。一般来说，只有向外部发送的邮件，才有被审核 的需要。内部员工帐号之间的邮件交换，DBMail在缺省情况下是不进入审核的。1.5.2处理被审核邮件只用审核经理才能处理被审核的邮件，只有进入Webmail后审核经理才能处理被审核的邮 件。步骤如下：1）审核经理登录Webmail。审核经理（详细参考“创建对外经理帐号”）。2）单击窗体左边的“邮件审核”，可以查看“发件人，收件人，邮件内容，发送时间，邮 件大小等”，并可以

13、对邮件做出三种操作：同意发送、拒绝并退信和拒绝后删信的处理。r遇志DEM前衅豚务翼-。 C Q 192.168.1.2 53/m a I l/a ud itl i st. a sp? mod - 0)WebMailo拒解池信匚全部送中O同苣发送 x拒饷并退信，收酬牛 导与W件 二材件直投苴件事核4邮件箱留监控蜜拔国瞄瓣指口网络il世地姑薄次割置箱画退出专件人收件人11data 目录-mailserver.ini），在System下面加入一行新的参 数：CheckupLocal = 1,然后保存。这样本地帐号发出的邮件也会被审核。1.6夕卜贸公司架设统一对外邮箱外贸公司如何架设销售员用统一对外邮箱联系客户的邮件系统？条件1：拥有互联网域名。条件2：拥有互联网固定IP地址。您应该选择DBMail企业版来架设共享邮件服务器。外贸公司两个比较普遍的需求是：1）希望对外使用统一的邮箱帐号，避免与客户之间的邮件通讯地址经常更换；2）希望监管员工的往来邮件，既方便于监督业务的往来，又能避免出现机密被泄漏的事情 发生。架设共享邮件服务器，您需要拥有在互联网上注册过的域名，服务器要有固定的IP地址。 架设的过程分为两部分，一是域名MX的设置，二是DBMail企业版安装与配置过程。假设 您的邮箱域