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1、XXXXXXX科技有限公司文件编号Q/QA-AC001-2013员工出差申请、费用报销制度修改状态第0次修改页 次 2 / 4 受控状态： 文件编号：Q/ZJ-AC001-2013发放编号： 版 本： A 员工出差申请、费用报销制度编制日期： 审核日期： 批准日期： 发布：2013 年 4月 9 日 实施：2013年 4月 10日XXXXXXX科技有限公司1 目的（Objective）:为配合公司的对外往来及业务需要，规范员工出差管理，保证公司费用的合理使用，本着勤俭节约、提高效益的原则，同时兼顾员工利益，特制定本制度。2 范围（Scope）:本制度适用于所有离开公司外出办事，进行公司公务活动
2、的员工。3 定义（Definition）:无（N/A）4 权责（Responsibility）:各部门负责人、中心总监：负责出差必要性的调查。行政管理中心：负责出差行程的统一管理工作。财务中心：负责出差费用与预支款的核算、结算工作。总经理：负责出差所有流程的审核。5 程序（Procedure）:51申请出差511公司员工根据公司工作需要安排出差或外出的，先填写出差申请表，明确出差日程、出差原因、目的地、乘坐交通工具、预支差旅费金额等内容，需要动用公司车辆或者由行政部帮订车票的，需沟通说明；如情形特殊出差员工事前无法及时办理各项手续，也应尽快补办后方可支给差旅费并核销考勤记录 。512 填写好的
3、申请表先经部门主管审核批准签字，再交行政管理中心处审批签字，经理级以上或出差时间较长的，还需总经理审核签字。513 出差前提前一天或当天将审批过的申请单交人事部门备案，人事部门接收时检查表内各项是否填写正确、是否已审批签字，然后根据此单所填写的出发时间记录考勤。514 需要预支差旅费的，凭主管和行政管理中心签字的出差申请表原件到财务部，待总经理审批签字后领款，前期借款如未清，将不给予再次借款。515市内外出核准由直属中心主管签字即可。52出差返回521 员工返回后需在五个工作日内履行出差报销手续，连续出差或有特殊事务除外。如超出五天未履行报销手续，视同放弃该次报销权利，借款从当月工资中扣除。返
4、回遇调休的可顺延相应时间。522 员工到人事部门报到，人事部门根据车票时间或到厂时间如实填写表中“返回时间”，在“人事审核”一栏签字并记录考勤。 523 如实填写出差费用报销单，此单做为报销备案。交部门主管审核签字，部门主管需核实费用的合理性，有不符合规定的，一律不予报销。524 出差人员将费用报销单和有人事审核签字的出差申请单送至财务部审核签字，财务部门审核所填费用金额是否正确，是否有虚假情况。525 将填写无误并附票据的费用报销单交总经理审批。526 到财务部门报销。5.3流程图5.3.1申请出差或外出:填写出差申请表及借款单 申请表见第6项相关表单 申请表交部门主管与行政管理中心审批市内
5、公出 申请表交总经理审批 申请表交行政中心备案需预支差旅费的去财务部借款5.3.2出差或外出返回：到行政中心核销外出时间并得到核销人签字填写出差费用报销单附上票据，连同出差报告交部门主管审核签字 出差费用报销单、出差报告见第6项相关表单 核签好后交财务部核实，请公司总经理审批到财务部报销5.4核销标准细则5.4.1 出差人员乘坐交通工具以火车、汽车为首选。乘坐火车、长途汽车从晚 8 时至次日晨 7 时之间，并且连续乘车时间在 4 小时以上，可按规定标准购买硬席卧铺票。除因特殊情况：火车转乘两班以上、里程数超过1000公里、时间超过8小时以上的，价格相差15%以内等，经总经理核准者可乘飞机。如未
6、申报或未获批准，应按本规定乘坐相应交通工具，或超出规定标准部分由个人承担。员工乘坐汽车、火车、轮船、飞机等交通工具时，按照交通凭证证明进行核支，实报实销;市内交通费等其他零星费用均在出差津贴费内开支，不得另行报支。5.4.2 住宿费按标准报销，超出报销标准部分由个人自付。每日住宿费应在公司规定限额内报销。如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按住宿费自行解决标准计发给个人。二位以上不同级别人员出差，交通及住宿标准可按高级别人员标准的130%计算。5.4.3 外出和外派人员凡出差日在出差目的地工作（包括往返交通工具时间），每日按岗位级别获出差津贴，此费用已包含三餐、电话通话费杂支（包括市内交通费
7、）。长途车费包括城市之间的大巴费、机场到市区的大巴费等，其费用按照车票或报销凭证实报实销。5.4.4 赴异地出差的工作人员，如食宿及其他费用由对方负担时，不得另行报销相关费用。5.4.5 出差期间除因疾病、意外灾害或因工作需要经总经理批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则将不予报销差旅费，并依情节轻重给予处罚。5.4.6 报销差旅费时，员工应据实提交发票。发票应开公司台头：“XXXXXXX科技有限公司”。经核实如发现差旅报销中有瞒报、虚报时，除追回虚假报销款项外，还应视情节轻重予以惩处。5.4.7 出差中出租车使用规范公司提倡节约成本，出差人员应提前出门或做好出行计划，市内外出一律乘坐
8、公交。除非以下特殊原因，经上级直接主管同意，方可打车：a.出差目的地偏远，没有公共交通工具的；b.携有巨款或重要文件须确保安全的；c.收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；d.陪同重要客人外出的；e.执行特殊业务或夜间办事不方便的；产生的出租车费用，注明事由、起始点，部门负责人签字后由总经理批准后报销。5.4.8 交通费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明核报金额。5.4.9 员工由于出差但事先经部门主管及行政主管批准就近回家探亲办事的（公司安排行程外的地点出发或到达非公司安排的目的地），交通费报销上限是公司安排行程同程的交通费预算
9、且只能报销为到达目的地而发生的合理费用，因个人事务发生的费用，不予报销。5.4.10 因公事上需要报销餐饮费或礼物费，出差员工需于出发前将客户名单及原因注明在出差申请表上，并按权限标准事先获得总经理及总公司批准。5.4.11 不可报销之费用:a、个人费用：观光、图书、酒吧、饮料、医疗费用、上网、宾馆或宿舍电话费（电话初装费除外）、宾馆消费（含洗衣费用）、付费电视频道;b、个人物品或行李失窃之损失；c、个人因素造成之罚金及额外费用；d、随行家属/朋友之费用。5.4.12 出差期间不得报支加班费。5.4.13 随着公司业务项目的扩大，发生其他情况的出差，其补助标准另行规定。5.4.14 出差人员住
10、宿费最高定额按以下标准核发，不足最高定额的按照票据实报实销，超支部分不予报销；膳食、杂费、市内交通等包含在出差津贴内，所提供的票据为交通、住宿，费用按下列标准执行：副总/总监（10级）住宿标准（元/天）出差津贴（元/天）120两人同行省会及直辖市380同性别员工二人同时到同一地出差（含公司各部门员工），二人住宿报销标准按级别职务最高者的120%核销。 其他城市300自行解决住宿50经理（89级）住宿标准（元）出差津贴（元/天）90省会及直辖市280其他城市240自行解决住宿50主管（67级）住宿标准（元）出差津贴（元/天）70省会及直辖市220其他城市200自行解决住宿50其他员工（15级）住
11、宿标准（元）出差津贴（元/天）60省会及直辖市200其他城市180自行解决住宿50 深圳、厦门、珠海享受省会及直辖市标准。根据出差当地实际情况，按照标准住宿有困难的，需由总经理决定。当天往返无住宿的，出差津贴减半。5.4.15 工程施工部人员交通工具、交通费用标准及出差津贴规定a. 项目投标、工程施工、联网调试或预计连续10 日以上（含）长时间出差，出差人可在当地租住民房，房租由公司承担；或根据出差地消费水平申请包住宾馆（40-80元/天），公司按实际消费支出予以报销。其他补贴参照驻外人员办理。省会城市/直辖市一般城市60-80元/天40-60元/天b. 如根据合同或双方口头约定由用户提供住宿
12、的出差活动，公司按30元/天给予包干补贴。6、相关表单及表单填写要求（Available sheet）:序号文件记录号表单记录名称使 用 处保存时间责任部门1出差申请表各部门3年行政管理中心2费用报销单各部门3年财务部3出差报告各部门3年各部门表单填写人应如实填写各项，不得弄虚作假，一经查验，不得报销；表单必须使用签字笔或钢笔（蓝黑色或黑色）填写，字体端正，不得涂改。出差报告由各部门领导拟定并按要求切实执行，建立出差汇报制度。61出差申请表611写明员工编号、姓名、职务、申请时间、出差地点、出差事由各项。612如有同行人员，写清人员数量和姓名。613“预计行程”为出发和返回及中途有可能前往的地点和时间。614“借支”为出差期间需要支出的费用金额。614“出发时间”应与所购车票时间一致或为实际离开的时间。615“返回时间”由人事部门在员工出差返回时填写，凭签字去财务销帐。
