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1、-公司档案管理制度修订记录日期修订状态修改容修改人审核人批准人目录第一章总则3第二章档案归档4第三章档案整理5第四章档案保管5第五章档案开发与利用 6第六章档案鉴定与销毁 7第七章奖惩7第八章附则8档案管理制度第一章总则第一条目的为加强集团档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为集团各项工作效劳，特制定本制度。第二条释义本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条管理原则一集中统一管理原则。二维护档案完整与平安原则。三便于利用原则。第四条适用
2、围：本制度适用于集团所有单位的档案管理。第五条管理职责一总部：总部行政部为集团档案的归口管理部门，负责：1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程；2. 监视、指导、检查各事业部档案工作；3. 总部档案的收集、保管和开发利用。二事业部人事行政部为本领业部档案的管理部门，负责：1. 制定档案工作方案并组织实施；2. 监视、指导、检查本领业部各职能部门及片区的档案工作；3. 本领业部档案的收集、保管和开发利用；4. 各事业部每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。三各片区须指定档案管理部门，负责：1. 制定档案工作方案并组织实施；2. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；3. 按规定向
3、事业部档案室移交档案。四各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。五档案管理人员1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建立工作。2. 总部行政部设专职档案管理员，负责集团档案管的综合管理工作，包括：2.1 总部档案的管理。2.2 监视、检查并推动各事业部档案建立工作。2.3 档案管理体系的建立与完善。2.4 档案管理人员的培训与指导。3. 总部各中心、各事业部、片区均应配置兼职档案管理员，负责本单位或部门的档案管理工作。4. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。第二章档案归档第六条档案归档围公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形
4、式的文件材料均须归档。外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档，有多份原件的归档原件，只有一份原件的归档复印件。第七条归档时间一经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。二根本建立类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月归档。三财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。四涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。五工程文件：连同配套照片、磁带、光盘等
5、，在工作完毕后1个月归档。六其他未特别说明的文件材料，应随时归档。第八条归档要求一归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。二归档文件、资料的、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。三外埠单位的档案原件由本单位自行保管，交事业部档案室电子扫描件及台帐备案。四每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。上交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任
6、。五各种实物档案奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景，归档声像资料必须清晰、完整。六归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第三章档案整理具体见档案整理细则。第四章档案保管第九条档案保管规定一各类档案均须按制度向档案管理部门移交，集中保管。任何单位和个人不得私自留存档案。二大区域所有单位形成的档案由所属事业部档案室统一保管。外埠企业档案由所属片区的档案管理部门统一保管。三具有永久保管价值的档案原件须进展扫描备份，重要档案须异地备份保存。四电
7、子档案应定期进展抽样检查，发观问题应及时采取进展修复。五图纸须平放在专用柜保存。六档案须存放在加锁档案柜中保管。第五章档案开发与利用第十条档案管理部门每年须对档案信息进展专题汇编，形成大事记、制度、专题文件、企业荣誉、重要活动图片等汇编。档案管理人员须编制各类档案信息检索目录，提高档案检索效率与利用水平。第十一条档案借阅一借阅档案要认真执行档案管理方法和*制度的规定，确保公司*不外泄，档案借阅期间的*与平安事宜由借阅人负责。二借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写档案借出登记表。三企业员工可直接查阅
8、属本部门业务工作围的档案资料。档案利用须填写档案查借阅审批表，经档案归档部门分管领导批准前方可查阅。绝与*级档案须在档案阅览室查阅，制止复印或借出。四档案借阅期限一般不得超过 7 个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30 个工作日。五档案使用者须按照档案对档案容*，并对档案平安、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。六档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。七员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案管理部门，方可办理相应手续。第六章档案鉴定与销毁第十二条各级档案管理部门须按照规定的流程和审批权限销毁
9、档案，任何人不得随意销毁任何形式的档案材料。第十三条对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须由档案管理部门组织鉴定小组确认是否需要销毁。鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。第十四条经鉴定小组评审确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，档案销毁清册需注明：销毁档案目录、档案管理员签章、监销人签章、销毁时间。档案销毁清册需永久保管。第十五条销毁文件必须在指定地点进展，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用。销前，按照清册清点；销后，销毁人、监销人须在销毁清册上签字确认，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁后，要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。第十六条保管期
10、限已满但仍不能销毁的档案如：未结清的债权债务、未了事项、经核定仍有保存参考价值者，应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。第七章奖惩第十七条总部档案管理部门对各单位档案管理情况进展不定期检查与评估。第十八条对有以下行为的单位或个人，按员工奖惩方法给予处分：一档案管理不符合要求，管理混乱；二不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失；三涂改、伪造、损毁、丧失、成心隐藏档案；四明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失；五借阅档案超过归还期限，未按时归还档案；六借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案；七泄露档案秘密，给企业造成损失；八擅自销毁档案。第八章附则第十九条本制度由总部
11、人力资源中心负责解释、修订。第二十条本制度自发布之日起开场实施。：1：档案整理细则2：档案整理流程3：档案室管理制度4：归档围及期限5：档案移交表6：档案借阅登记表7：档案查借阅审批表8：卷目录9：档案销毁审批表10：档案销毁清册1:档案整理细则第一条名词解释（一） 整理按照一定的原则和方法，对档案实体进展系统的分类、组合、排列、编号和科学编目，使之系统化、有序化的工作。二分类指依据一定的标准，按照档案来源、时间、容和形式特征的异同点，对档案进展有层次的区分，并组成一定的体系。三全宗指一个独立的机构、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。四档号档案编号的简称。是以档案的类别及其相互关系编
12、写的代号，包括全宗号、目录号、卷号、件号五立卷立卷是指把办理完毕，具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法，组成一组有联系的案卷。包括：组卷、拟写案卷标题、卷文件排列与编号、填写卷目录与备考表、封面的装订等。六著录在编制档案目录时，对归档文件材料的容和形式特征进展分析、选择和记录的过程。七编目指编制档案案卷目录和卷目录，提供档案检索方式，方便档案查询利用。八案卷目录是指案卷的名册，是先将装订好的一个年度的案卷按一定的方法排列，然后再根据其排列顺序逐一编号登陆而成的。第二条档案整理工作的原则一保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，指文件在产生和处理过程中所形成的部相互关系，包括文件在来源、
13、时间、容和形式上的联系。二便于档案的保管和利用。第三条档案分类档案按容分为5个一级类目，即：经营管理类、根本建立类、行政管理类、财务管理类、人事管理类。（一） 全宗档案分类一般按“年度类别分类，即将一个全宗的档案，先按年度分开，每个年度再按一级类目分类、排列。（二） 不同类别档案的分类经营管理类、行政管理类、财务类、人事类档案按容结合形成时间、重要程度进展分类；根本建立类档案按工程工程分类。三须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。第四条确定与保管期限一确定档案档案由低到高划分为秘密、*和绝密，没有的档案为公开集团部。绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，
14、一旦泄露会使公司的平安和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括以下容:1. 公司股份构成，投资情况，新产品、新技术的开发研制资料。2. 公司总体开展规划、经营战略、营销策略、商务谈判容及载体，正式合同和协议文书。 3. 公司重要会议纪要。*是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司平安和利益遭受严重损害的事项，主要包括以下容：1. 尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部对管理人员的考评材料。2. 公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，重要磁盘、磁带的容及其存放位置。3. 公司大事记。4. 原材料标准、成品及半成品检测
