费用报销管理制度新

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1、2014年公司费用报销规定第1章 总 则1.1 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，针对各费用项目的报销办法及审批权限特制定本规定。1.2 本规定根据公司的实际情况，将财务报销分为两类：a. 日常办公费用：包括广告、会务、印刷、办公用品、车辆使用、财产保险、差旅等费用；b. 业务费用：包括差旅交通、住宿、差旅补贴，手机通讯等报销。1.3 本规定适用于公司内不实行经济承包责任制的员工。第2章 费用报销一般流程2.1 有费用报销事项经财务审核、总经理签批后交出纳报销并按以下流程办理粘贴相应票据财务预审单据（ 预算执行情况及单据合法合理性）部门负责人签字财务部经理签字总经理

2、签字会计复核并做报销凭证出纳审核并付款经办人领款签字未通过2.2 所有费用报销手续均应在业务完成后一周内及时报销，以免影响会计核算；2.3 各种费用单据均应按照会计期限（即当月）交由财务进行帐务处理；2.4 每周五（发放工资日除外）为各部人员到财务部集中报销时间，借款不受时间限制。2.5 在一个预算期内（按季度计算），各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。2.6 部门报销总额超过5000 元，需要提前三天通知财务备款。第3章 日常办公费用报销细则3.1 广告、会务费：由部门凭发票填写费用报销单，广告费附上媒体刊登的详细

3、清单，财务部对票据进行核实，核对无误后付款。3.2 印刷费：部门凭发票，附印刷品结算单，进行核实无误后，填写费用报销单，财务审核无误后付款。3.3 办公用品：办公用品由行政部负责管理，根据发票同实物核对无误后，凭发票填写费用报销单；修理费、电脑及其附属设备的维修费及其它由行政部统一控制，费用需由总经理签批。3.4 车辆使用、通讯费：凭发票填写费用报销单报销。（通讯费报销参见5.6）3.5 财产保险费：财产保险由行政部统一办理。行政部提交方案，上报总经理签批。3.6 差旅费：须于返回一周内必须报销，由部门经理审核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认证，财务审核、总经理签批后报销。对一周内无故

4、不及时报销的，按逾期天数扣除出差补助，预借款从当月工资和奖金中扣除。试用人员出差借款须由分管领导签字，总经理签批，视同分管经理借款。第4章 业务招待费用报销细则4.1 业务招待费包括：餐费、礼品费、其他招待费用。4.2 业务招待费的报销限额、审批权限和报销办法。4.2.1 报销限额：年初业务部经理根据本部门的规划及实际业务情况，核定出限额，报总经理批准，每季度可调整一次，报销控制在总额之内。限额内经审批后实报实销，超支不报，由财务部监督执行。4.2.2 审批权限：业务部限额内部分由业务部经理审核，超出限额部分由总经理审核；业务部经理本人的费用由总经理审核签批，总经理本人费用由副总经理审核签批。

5、4.2.3 报销办法：报销人员填写报销单一份, 应注明招待时间、事由等信息，由经办人员、审批权限人签字后交财务审核总经理签批报销。4.3 其他补充说明：所有业务费用票据须开明细发票，经手人须在票据背面签字。应本着勤俭节约的原则使用业务费用，任何人不得用于除业务需要以外的个人消费。业务招待费须注明时间及招待客户名称；交通费须注明起始、地点及原因；礼品费须注明所送礼品名称、数量；快递费单据上请注明客户名称。未按规定填写说明或签字的，财务人员应将报销凭证退回并说明原因。第5章 出差费用报销细则5.1 出差办理程序5.1.1 因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、交通工具、时间、

6、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。5.1.2 凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。5.2 出差费用包括以下范围内的费用5.2.1 出差期间火车、轮船、飞机及其他交通工具的费用5.2.2 出差期间的异地住宿费5.2.3 出差期间伙食补贴费5.2.3 手机通信费5.2.4 海外出差驻外补贴费5.2.5 驻外地办事处费用5.3 出差费的报销限额、审批权限和报销办法5.2.1 报销限额：公司总经理、副总经理以及随团人员出差或参加会议

7、，费用实行实报实销，无出差补贴；会议费报销需提供由分管副总签批的会议通知；其他人员的费用实行限额内实报实销。5.2.2 审批权限：各部门出差费用在限额内的由部门经理审核分管领导签批；副总和部门经理的出差费用由总经理签批；总经理本人的费用由副总经理签批。5.2.3 具体报销办法：a. 各种单据要按“差旅费报销单”的内容分门别类粘贴整齐后附出差申请单，往返车票必须一一对应，如为别人代买车票，个人之间要将款项整理清楚，自己的车票必须由本人报销。b. 如为几人同行，应将所有人的姓名填写完整，经财务部审核后，再办理相关签字手续。c. 凡出差以参加会议为目的的，会议组织单位指定住宿地点应体现在出差登记表上

8、报总经理审批。如遇会议组织单位提供住宿、伙食及交通安排的，则出差人员不再享受以上任何补助。d. 出差期间在出差地发生的特别住宿及业务接待费用或限额以上超标费用，必须由部门负责人提前申请并说明具体原因后报请总经理审批，方可报销，否则一律自负。e. 出差人员未按规定填写出差登记表，所造成的费用预算失误及考勤记录不明确的后果自负。f. 凡出差员工必须按照出差登记表计划时间返回上班，否则一律以旷工处理。g. 天数计算：按照所附交通费单据的日期、时间计算连续天数，不足12小时算半天，超过12小时不足24小时算一天，以此类推。h. 费用计算：按照所附交通费单据的日期、时间确定出差到达地的标准报销。单据时间

9、不明确、又无其他证明材料的，按不住宿的标准领取生活补贴。同一次出差到不同地点的，不能提供明确的分段起止时间的，报销按低标准执行。i. 业务人员趁出差之便，事先经部门领导批准就近回家探亲办事的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费（直线车费按火车快车或特快车票价计算，符合乘硬席卧铺条件的，包括硬席中铺票价，符合乘火车软席卧铺条件的，包括软席卧铺票价；轮船按三等舱位票价计算，符合乘轮船二等舱位的，按二等舱位票价计算）、超支部分自理。如绕道车、船费少于直线单程车、船费，可凭单据按时报销，不发绕道和在家期间的出差补贴。j. 出差期间，因游览或非因工作的参观而开支的一切费用，均由个人自理。5.3 出

10、差费报销标准5.3.1 交通工具费适用标准：出差交通费用本着厉行节约的原则开支，按实际情况选取最经济实惠的交通工具。5.4 住宿费适用标准5.4.1 出差人员原则上入住经济型快捷酒店或同等标准的酒店，住宿费300以内实报实销。（特殊城市指上海、北京、广州、深圳等地） 出差地职务 县级以下城市（含县）地市级以下下城市（含市）省会城市特殊市地高管人员150元/间200元/间250元/间300元/间中层人员100元/间150元/间200元/间250元/间其他人员主管以80元/间100元/间150元/间200元/间5.4.2 特殊情况需总经理特批，如出差以参加会议为目的，会议举办方指定住宿地点超过住宿

11、费标准300的，需提出书面申请报总经理批准。5.5 伙食补贴标准（随工资发放）出差城市（青岛本市除外）补贴标准：50元/天。公司其他部门在青岛市办事不能回公司就餐的，餐费实行实报实销。最高不得超过20元/人。5.6 手机通讯费报销标准总经理、副总经理、部门经理实报实销 部门副经理、部门主管限额内实报实销 100 元/月。销售人员通讯费报销规定详见销售管理制度。备注：其他有需要的部分岗位人员根据实际情况确定每月定额手机费。5.7 海外出差补贴标准类别报销情况国外短期出差实报实销长驻国外办事处实报实销备注：每次出差的费用必须一次报销完毕；如分次报销，财会部有权拒绝予以报销。5.8 驻外地办事处费用

12、报销：市场拓展期的费用实报实销，不再享受青岛本地区午餐补助，报销办法见驻外办事处报销流程根据上述费用报销规定。第6章 原始凭证有效性规定6.1 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销。6.1.1 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票6.1.2 财务机关批准并统一监制的行政事业性收据6.1.3 邮政、银行、铁路系统各类带印戳的收据、支出证明单6.2 经办人员取得的合法凭证时，单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，不得随意涂改，否则视为无效凭证不予报销6.3 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整，住宿发票填写起止日期几天数，否则不予报销（

13、除特殊情况外）6.4 经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。第7章 借款标准及流程7.1 员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。7.2 办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。7.3 出差人员借款：出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，财务负责人核准，公司负责人审批后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。如果借款人逾期未归还借款，由签批人负责追收。出差借款必须及时核销，自出差之日起一周内不核销的，根据实际情况由财会部书面通知行政部从工资中一次性扣还，

14、一次不足以扣清部分从以后月份工资中继续扣还、直至全部扣清。前次借款未全部还清的，不予再次借款。7.4 借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。7.5 个人非公原因一律不得向公司借支。借款流程借款人填写借款单会计预审预算执行情况部门负责人签字财务部经理签字总经理签字会计复核并做报销凭证出纳审核并付款经办人领款签字。第8章 费用审批管理8.1 公司负责人在董事会授权内行使审批权。8.1.公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。8.3 公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权副总以上领导审批），报财务备案，由公

15、司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。8.4 审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。8.5 货币资金支付的批准方式为书面方式。8.6 公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。8.7 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额510 倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。8.8.审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。8.9 因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。8.10 财