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1、宁波三旺公司装箱单处理设计说明书郭琴成摘要：此次毕业综合实践，本人所在的实习公司是宁波三旺洁具有限公司，担任单证员一职，通过几个月的实习，本人对公司出口贸易单证业务流程及操作有了进一步了解和感触，进一步掌握制作单证的基本知识，基本规则和基本技能。尤其是装箱单的缮制注意事项、流转程序、与其它单据的联系等等。根据本人实习岗位的具体项目，运用所学的相关基础知识、专业技能以及通过实际学习，经分析、探索并且与相关工作人员沟通，发现本公司装箱单在现阶段存在着不足，很容易出现不符点与出口的商品不一致，使效率减低。应该对装箱单的格式、内容和要求了解后再进行填制，改变原来制作方法，解决装箱单制作中出现的问题，本
2、人用积累的知识编制一套较为合理、可行的装箱单处理设计方案。通过此方案会养成我细心的好习惯，比较不同国家的装箱单，将类似单据联系在一起，利于即使查缺补漏，做好每一个细节，更多地熟悉公司的产品，从而提高出口准确率和通关速度，才能确保在制作单证的时候能顺利结汇，为企业赢得更大的经济效应。才能不断地提高自己的能力，从而为更进一步发展打下良好的基础。关键词；装箱单处理；产品；流转程序；风险1引言宁波三旺洁具有限公司是一家专业生产高档水龙头及配件企业，本公司引进韩国技术。产品不断在革新，结合国内外市场需要，设计开发了大批款式新颖的中高档水龙头及其配件。单证是贸易的最后环节，制作一套合格的单证，不仅仅是对收
3、汇的作用，主要是对买方负责，对货物负责。装箱单作为商业发票的补充和结汇单据之一，无论哪个环节都要用到，需要仔细考虑比较，以避免单单不一致、单证不一致、单货不一致的风险。为保障公司经营成果得以实现、经济效益得以提高，提高制单效率，提供给国内外客户一流的卫浴产品及技术服务。2装箱单处理设计任务分析就单证员而言，填制装箱单涉及到许多方面的问题，下面就装箱单处理的任务做出具体分析：2.1考虑装箱单缮制注意事项有些出口公司太看重其它单据，对装箱单的填写草草了事，让对方发现不符点，出现了不必要的麻烦，因此装箱单的注意事项不容忽视。2.2了解装箱单的流转程序公司的装箱单不仅仅只有一种格式和模板，每类会用到不
4、同的国家和各个环节之中，分别起着重要的作用，选对格式后再进行填制，否则遭到对方拒绝并无效退回。2.3如何更多地熟悉公司的产品目前三旺公司市场快速扩大，产品也在更新，单证员对原有的产品还不熟悉，再加上新产品的出现，对产品的信息更加混乱，装箱单出错率也就高了，因此有必要加深对产品的认识。2.4如何准确地计算装箱单中产品的重量目前公司单证员制单时托盘重量分配不合理，导致总重量无法计算准确，体现不出装箱单与货物的一致性，应该采取另一种方法来解决这类问题。2.5 如何加强装箱单与其它单证的联系若未想到把装箱单和其它单证相互联系，就不能更好制作和审核单证，很难达到一整套单证及时完整准确的效果，从而影响了公
5、司业务的顺利进行。3装箱单处理方案详细设计3.1考虑装箱单缮制注意事项对装箱单的认识装箱单（Packing List or Packing Specification）又称包装单、花色码单，是用以说明货物包装细节的清单。是商业发票内容的补充，详细记载包装方式、包装材料、包装件数、货物规格、数量、重量、唛头、体积等内容，通过对以上项目的描述，在货物到达目的港后，便于进口商或海关等有关部门对货物的核准。它的作用是出口商缮制商业发票及其他单据时计量、计价的基础资料；是进口商点数量或重量以及销售货物的依据；是海关查验货物的凭证；是公证机构查验货物的参考资料。在结汇中，除散装货物外一般都要求提供装箱单。
6、类似的单据还有重量单（Weight list）,尺码单（Measurement list）等，与装箱单的作用基本相同。重量单/(WEIGHTLIST/MEMO) 重点说明商品的重量,包括单件包装的毛、净重等，一般以重量计价的商品,收货人对商品的重量比较重视或当商品的重量对其质量能有一定的反映时,一般会要求重量单。尺码单(MEASUREMENT LIST) 偏重于说明所装运货物的体积,即每件商品的包装尺码以及总尺码。装箱单等商务单证是一项重要的涉外法律文件，贯穿于进出口贸易的全过程。它的缮制、流转、交换和使用，不仅反映合同履行的进程,也体现货物交接过程中所涉及的有关当事人如出口商与进口商、承运人
7、与托运人、保险人与被保险人、银行与客户、海关与进出关境人、商检机构与委托人之间的权责利益关系。当发生争议时，又是处理国际贸易索赔和理陪的依据。装箱单缮制注意事项公司可以根据不同商品的品质和信用证的要求，提供适当的装箱单。做到既能符合信用证的规定，为银行所接受，又能满足客户对商品包装的要求。第一，装箱单应表明“装箱单”字样，它是一份独立的单据，不与其他任何单据联合出具。第二，该单据中的货物名称应与其他单据一致。第三，必须与信用证的要求一致。如要求提供详细装箱单，应载明每件（包、箱）的内容清单和有关情况。第四，装箱单一般不显示货物的单、总价、装运情况及实际收货人，大多不愿泄漏其购买的实际成本，除非
8、特别规定。第五，装箱单出具日期一般填写发票日期。第六，填制及时。货物装运之后，会很快到达买方的所在地港口，如果单据制作不及时，买方不能在货物到达之前拿到单据，买方就无法以最快的时间通关提货。买方拿不到单据，也不会付款，卖方当然就会延误收到货款了。有的出口公司将两种单据的名称印在一起，当来证仅要求出具其中一种时，应将另外一种单据的名称删去。单据的名称，必须与来证要求相符。如信用证规定为“Weight Memo”，则单据名称不能用“Weight List”。3.2选择操作装箱单的流转程序装箱单所经之处 装箱单详细记载了每一集装箱内所装货物的名称、数量、包装种类、标志等货运资料和积载情况，是集装箱运
9、输中记载箱内货物情况的唯一单证。此单以箱为单位制作，由装箱人填制并经装箱人签署后生效。装箱单一般一式数份，分别由货主、货运站、装箱人留存和交船代、海关、港方、理货公司使用，另外还需要准备足够份数交船方随货带往卸货港以便交接货物、报关和拆箱使用。制作装箱单时，装箱人负有装箱单内容与箱内货物一致的责任。三旺公司要了解装箱单主要会经过哪些地方使用，方便在关键时刻联系或修改，按对方的要求制作完善。 选择合适的装箱单格式三旺公司出口的国家比较多，这些国家对装箱单的要求也不同，也有固定的格式。每次填写装箱单时，先要知道是去哪个国家的，然后找到这个国家相对的格式，平时多注意不常往来的国家的装箱单填写规范，以
10、便下次真的有货去那个国家时，还要在紧急时刻查找和研究它的格式，致使不能在规定的时间内完成。装箱单还须应用在其它环节，报关每次都要使用，而且要填写商品的英文，日期也要改成今天的日期。发票号码更重要，使公司自定的，都是一票接一票，不可与以前的重复，如果忘了以前的数字或查不到了，只能往后延，重复会导致报关无效。解决这一问题最好是每做一笔记一下。给客户清关用的，写清托盘号，然后分别列出商品详细规格。当有些国家的货须要商检时，装箱单也要用于商检。这要根据商检的数量另外制作装箱单，盖法人章也不能忘记，然后和其它单据放在一起，完成一整套的商检单据，因此不能找错装箱单的格式，反之被退回来重填，可不只时间上的麻
11、烦。在信用证方式下，装箱单还要用于交单结汇，所以交单时也要找到用于这类的格式，分别去哪国，它的内容和清关资料里的装箱单相同，可直接复制，商品名称是代码表示的，抬头不变，改出单日期、订单号码，在packing list 旁写上original 或copy 字样。一定要严格一致，若不能顺利结汇，损失就大了。最后装箱单还要供财务记账，复印一份给她就行了。3.3更多地熟悉公司的产品归类公司的产品三旺公司的出货量大，产品种类繁多，每运往一个国家就有几十种，名称也五花八门，规格也各式各样，一下子记住它们的确困难，为了装箱单的顺利填写，准确地把产品的中英文、型号表示出来，必须想办法从这些不同之中找出相同之处
12、。其实每个国家都有属于自己的产品描述特点，同一国家同一产品的开头字母是相同的，代码长短也查不多。不同国家同一产品的开头字母是不同的，但是它们的中英文一样。对于经常出口的产品留下深刻印象，以减少查找时间。对不会运往某个国家的商品，在制作装箱单时就省去考虑它的可能性。有了这一些特点，就可以对产品进行归类，平时抽时间看看图片并相互对应。翻阅以前做过的装箱单记录，多留点印象，为下次的装箱单制作提高效率。抓住熟悉产品过程每次去生产车间、包装车间、或仓库，都是熟悉产品的好机会，只是觉得比较新颖好看，而不去对产品熟悉，就等于错过了机会。要考虑为下次装箱单制作做准备，到时候就方便得多，等出货后不会填写时再去看
13、产品来不及了。还有在商检这段长时间里熟悉产品也很有效，可以向在场的专业人员询问产品的中英文名称，拆装箱时看看它们的包装方式或称称毛净重等。装箱单是根据这些信息来填写的，最终反映出货物的商品。熟悉并了解公司产品业务,了解并掌握装箱单等常用的单证及产品统一的中英文名称,处理单证问题才有理可说。对产品的熟悉程度，是检查一个单证员是否合格的基本指标。本公司的所有贸易都是建立在对产品的熟悉程度上的。3.4准确地分配托盘的重量分配托盘的重量存在的问题公司出货产品都有大小包装， 按最大包装的件数填写,如20个托盘,500箱, 有数量也就会产生重量，计量单位为千克(KGS)。若一次装运的货物有几种不同的包装材
14、料或者是完全不同的货物,则应分别计算并填写每种货物的毛净重,然后合计。合计总毛重往往会出现很多问题，如忘记加上托盘的重量，或是加错等。要在原来每箱毛净重正确的基础上，再去算总的，有的工作人员对某箱重量还不清楚，就去加托盘的重量，这不合理。如果真的对这箱不清楚，就问生产人员或去出货场地找到那箱货，它的正唛、侧唛都有显示每箱尺码、重量，数量，把它们记下来，报关资料中，在装箱单上只填写整批货的体积总数,计量单位为立方米(M3或CBM)。在计算中有可留小数点，最多两位，但总毛净重一定要取整，总体积有小数点的话可以留。有的单证员经常算不对，但找出哪一步出错了，就能节省时间更正，不用从头再来，托盘重量分配
15、错误不是多加就是少加，分清哪几箱产品归为同一拖，有可能这些产品在报关时不是同一类的，中英文不相同，这就要把它们的托盘重量拆开，不能把托盘上很轻的商品加太多，如果检查太严的话，报关就不能通过了。准确地计算装箱单中产品的重量装箱单中的毛重和净重都与实际货物重量有出入，影响报关。提单也不会开出来，其它单据也不能填写，要确保无误后再传给货代或客户。已传过去的装箱单有误，客户没疑问，货代也没核对清楚就出了提单，提单出来后才发现有问题，公司应该和客人那边先联系，说明一下情况，如果那边清关没有问题的话就不用改提单，把装箱单和提单数据统一就好了。如果客人不同意这种做法，你就要更改重量，同时要更改所有单据，当然
16、提单费用和相应的文件传输费就要多花一份钱了。可见装箱单中产品计算准确十分重要，不能因为老算错而失去耐心，就估计了大概的数字填上去，要用心观察，把握时间，使整批货的重量和装箱单上的一致。公司单证员的方法很有创意，先把不含托盘的毛重算出来，再把托盘的总数合计，接着是托盘的总重量，在装箱单每种产品上边填边加，虽然能把总重量算对了，就跟凑数一样，没有把托盘和所托货对应起来。还是一笔一笔加好，就不用考虑加在哪种货上，这对产品不够熟悉的单证员也很适用。为了体现装箱单和货的一致性，使它顺利流通，反复计算必不可少，还要避免笔误。3.5加强装箱单与其它单证的联系装箱单与其它单证的联系不够密切三旺公司在出口报关时需要提供装箱单，信用证往往也将之作为结汇单据。实际上，装箱单是商业发票的一种补充单据，是商品的不同包装规格条件，不同重量逐一分别详细列表说明的一种单据。它是买方收货时核对货物的品种、尺码、规格和海关验收的
