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1、-沉淀核心知识 规档案管理金蝶集团档案管理系统解决案德龙软件*2012年11月目录1档案管理的根底理念介绍11.1档案与档案行业1档案的概念1与档案相关单位及组织构造1档案的来源2档案的根本特点2档案的根底性质3档案的根底术语31.2档案的分类与组织构造4档案的种类4全宗电子档案的分类4全宗实体分类案5全宗档案的组织构造51.3档案的管理过程6档案收集6档案整理8档案鉴定8档案保管8档案统计8档案检索8档案利用9档案编研92企业电子化档案管理的需求分析10传统档案管理模式存在的主要问题10企业对电子档案管理的需求103金蝶档案管理系统解决案的主要特点11多组织全宗管理满足集团化管理需求11档案
2、规则自定义满足个性化管理需求11档案功能全面性满足专业化管理需求13组卷模式自由选满足不同时期的档案管理模式134金蝶档案管理系统主要功能介绍(根底应用局部)144.1文件管理144.2档案管理15文书档案19会计档案19基建档案20房产档案20科研档案20设备档案20出版物档案20合同档案20图书资料214.3档案查询21简单查询21高级查询224.4档案借阅244.5鉴定销毁254.6档案报表255金蝶档案管理系统主要功能介绍(初始化设置局部)275.1档案根底设置27全宗设置27辅助字典管理28实体分类管理295.2档案门类管理30门类设置30门类模板33列表设置33档号格式34归档设置
3、34报表设置345.3档案权限管理41用户级别41权限层次41权限设置426金蝶档案管理系统体系构造及运行环境44系统体系构造44效劳器硬件环境要求44效劳器软件环境要求45客户端环境要求45. z.-1 档案管理的根底理念介绍1.1 档案与档案行业1.1.1 档案的概念l 微观概念：档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。l 宏观概念：档案是“过去和现在的机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、等活动直接形成的对和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.1.2 与档案相关单位及组织构造与档案相关的单位关系
4、图如下：产品供应产品供应业务监视和指导直接的行政管理国家档案局地方档案局间接的行政管理综合性档案馆立档单位档案室立档单位其它部门档案信息技术硬件类供应商档案信息软件类供应商专业性档案馆立档单位上级单位图档案相关单位及组织构造关系图l 档案局：档案业务监视和指导部门，属行政单位。l 档案馆：集中存放社会上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位。包括档案馆、地档案馆、专业档案馆。l 立档单位：产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大局部称为档案室，有的也称为室或其它名称。l 各单位之间存在关系： 间接的行政管理：和各省、各省和个地区之间的行政关系。 直接的行政管理：市与各区、行
5、业上级部门和下级部门之间的行政关系。 业务监视和指导：档案局对立档单位的档案工作进展监视和指导。 档案移交：立档单位的档案向专业档案馆和综合性档案馆上报。l 其他辅助机构： 档案专业教育部门：档案学院，档案系；档案业余大学；档案中专。 档案学会：学会；省、市、县学会；专门行业学会。 档案科学技术研究所。1.1.3 档案的来源l 来源的对象多样性 机构 社会组织 个人家庭、家族l 来源的围广泛性 产生档案社会活动领域是各行各业。如政治、军事、经济、科学、技术、文化、等。l 来源的种类 官档案与半官档案 公共档案与私人档案1.1.4 档案的根本特点l 档案的职能性 档案是由档案形成者在其职能活动过
6、程中产生的文件与材料转化而来的。职能活动的需要是档案形成和保存的根底。 立档单位的职能活动是多种多样的，因而产生形成各种各样容和载体的档案。l 档案的原始性 档案是当时当地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物，不是事后编造的。 档案原件具有不可替代的办文特征和时代特征。l 档案的价值性1.1.5 档案的根底性质档案是一种历史活动的原始记录，也是一种信息资源。档案的根本性质就是原始记录性，它可以分解为两面的属性：原始性和记录性。1.1.6 档案的根底术语l 立档单位：构成档案全宗的机构、社会组织和个人。l 全宗：一个机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类
7、、管理单位。档案整理工作的第一步就是区分全宗。l 联合全宗：由两个或两个以上立档单位形成的、互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的文件整体。l 聚集全宗：假设干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少具有*些共同特征或联系的作为一个全宗对待的文件整体。l 全宗群：由假设干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，是档案馆组织管理档案的一种式。l 全宗档案分类：在一个全宗，按照来源、时间、容、形式和其他特征把档案实体分成假设干层次和类别，构成一个有机的体系。l 档案实体：档案实体是指档案原始形态，包括各种载体的档案及实物。l 案卷：在一个全宗，由互有联系的假设干文件组合成的放入卷夹、卷
8、皮的根本保管单位，简称卷。l 卷备考表：卷文件状况的记录，排列在卷文件之后。l 档号：档案实体编号的总称。通常包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。l 编目：按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程。l 目录：按照一定次序编排的、提醒档案或其他文献特征的条目，是档案的一种检索、报道工具。l 卷目录：登录卷文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷文件之前。l 案卷目录：按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。l 著录：在编制档案目录时，对档案容和形式特征进展分析、选择和记录的过程。l 标引：对档案容进展主题分析，把结果以规化的检索语言赋予检索
9、标识的过程。l 分类标引：对档案给予标识的过程。l 主题标引：对档案给予主题词标识的过程。l 检索：有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。l 检索工具：查找档案使用的目录、指南、索引等的统称。l 索引：指明档案或目录的容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。1.2 档案的分类与组织构造1.2.1 档案的种类通常，可以将档案划分为三大种类：文书档案、科研档案和业务档案。l 文书档案：传统上，将诸如党群管理、行政管理、业务管理活动中形成的档案称为文书档案。文书档案按照档案局的标准，从2003年后，要求采用简化式来整理。l 科研档案：包括产品、工艺等工
10、业生产技术和农作物、林业、畜牧、水产等农业生产技术的各种生产技术档案、根本建立档案、设备档案和包括气象、天文、水文、地质、测绘、地震、环境保护、医疗卫生等的各种专门性科技档案称为科技档案。l 专门档案：人事、会计、审计、企业、高校、城建、诉讼、艺术、病历、商标、地名、婚姻、音像、照片等档案称专门档案。不同种类档案的管理需要不同的目录。1.2.2 全宗电子档案的分类全宗分类的法很多，按分类的构成式可以分成单式构造分类法和复式构造分类法。l 单式构造分类法中最常用的分类法主要有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。 年度分类法：根据文件形成和处理的所属年度，将全宗的档案文件分成假设干类别的
11、一种分类法。因其简便易行，又可以同其他分类法分层联用，因而是种常用的档案文件分类法。 组织机构分类法：指依据立档单位的部组织机构或文件处理阶段形成和处理文件的承办单位，将全宗文件划分为假设干各类别的分类法。 问题分类法：根据文件容记述于反映的根本或主要问题，将全宗文件划分为假设干各类别的分类法。l 复式构造分类法：指将两种或两种以上的单式构造分类法分层联用所构成的全宗文件的各种实用分类法的统称。常用的复式构造分类法有： 年度 组织机构分类法 年度 问题分类法 组织机构 年度分类法 问题 年度分类法1.2.3 全宗实体分类案档案分类案，又称为“档案分类大纲，指在确定档案全宗文件的具体分类法之后，
12、用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，并按一定顺序排列而成的一种类目表，它是指导立档单位进展档案文件分类的工具。档案分类案的容一般包括编制说明、分类类目表和使用说明三局部组成。l 编制说明：说明分类案的编制目的、分类依据、分类规则、体系构造、类目设置以及假设干重要问题的说明，是使用案的指南。l 分类类目表：由各级或各层次类目构成的类目表。l 使用说明：包括对个别类目的含义的解释说明、对分类中的有关本卷须知的说明等具体容。1.2.4 全宗档案的组织构造档案的组织式是人们在长期的档案管理工作实践中总结出的有效的信息组织法，能和档案的具体的库房存放有机地结合，并让档案利用起来便。档案的组织式和库房
13、以及库房中档案保管式非常类似，形如档案库房、排架、柜、抽屉。计算机操作系统中的文件管理的目录构造也非常类似。本质都是“物以类聚的思想，也符合人们的思维习惯。档案的组织式也适用于图书、资料等的管理。对于任一全宗，档案组织构造可以用实体关系图描述如下：图2.2档案的组织构造图1分类广义文件目录全宗分类广义案卷目录文件目录档案实体分类广义工程目录文件目录案卷目录通过前几章节容我们可以知道，实际上，全宗档案的分类是多层的，分类法是多样的，因而全宗档案的组织构造图可以细化为以下列图图2.3。全宗分类11广义案卷目录1文件目录1档案实体分类21广义分类n1广义案卷目录2案卷目录n文件目录2文件目录n分类1
14、1广义文件目录1分类21广义分类n1广义文件目录2文件目录n分类11广义工程目录1文件目录1案卷目录1分类21广义分类n1广义工程目录2工程目录n案卷目录2案卷目录n文件目录2文件目录n分类1广义分类2广义分类n广义分类1广义分类2广义分类n广义分类1广义分类2广义分类n广义图档案的组织构造图21.3 档案的管理过程档案管理过程包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。其大致工作流程如以下列图表示：收集整理保管检索利用统计鉴定编研图档案管理工作流程1.3.1 档案收集档案收集工作，就是指依据党和的规定，通过惯常的接收制度和专门的征集式，把分散保存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地的档案，有组织、有秩序地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。档案馆档案的来源主要有四种：现行机关档案、撤消机关档案、征集历史档案和档案馆间交接的档案。在此，我们只讨论与立档单位有关的现行机关档案的移交进馆工作。l 档案移交及接收要求 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整
