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1、东风（十堰）车身部件有限责任公司一体化管理体系程序文件文件编号：DFCPQEOMS-44记录控制程序版本：A/0第 1 页 共 4页1.目的对DFCP的记录进行有效的控制和管理，以保证能提供生产经营管理活动有效运行的提供客观证据，为验证和制定纠正和预防措施提供依据。2.适用范围本程序适用于与产品质量和体系运行有关的记录控制，包括来自供应商的记录控制。3.引用文件ISO/TS16949：2002质量管理体系 汽车行业生产性和相关服务性零件组织应用ISO9001：2000的特定要求GB/T240011996环境管理体系 规范及使用指南OHSAS18001-2001职业健康安全管理体系 规范4.术语
2、无5.职责5.1综合管理部负责记录的标识管理，并指导各部门建立、保存和管理有关记录。5.2各部门负责按本程序规定的要求对本部门或本系统的记录进行控制。6.工作流程责任单位工作内容记录各单位6.1根据体系运行的要求，编制记录和表格，经相关人员审核、批准后分发实施；其中表格的设计由各单位领导审核，主管经理批准后，由综合管理部统一编号；记录的保存期限结合记录的用途、国家法律法规要求和档案管理的要求设定。6.2对来自供应商的相关记录，由归口部门按原格式予以分类编目和保存。6.3各种记录和表格都应有名称、编号、页码、版本号等识别标识，综合管理部统一按如下规则进行编号：DFCP(公司代号) XX 各部（室
3、）简称 XXX 记录顺序号 A版号各单位6.4记录清单，收集汇总记录，编制“受控文件/记录清单，经部长审核、主管经理批准后，发放实施记录清单6.5每年进行一次记录清单有效评估各单位6.6记录的填写要求：记录要按规定要求填写，确保记录的真实、完整、字迹清晰、准确、可追溯；记录表格一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录表格上采用“划改”并盖章或签名形式进行更改，但应保留原有记录表格的可识别性；凡涂、贴、刮方式改动的记录表格一律作废。填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写
4、时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须填写全名。综合管理部6.7记录表格的印制：记录原则上采用表格方式（特殊情况除外）填写，记录必须有规定的编号，表格中一般应设制编制、审核、批准及日期栏目。各程序规定的记录表格及各部门（包括本系统）用的记录表格均在每年1011月份，将下年度记录表格的需求计划经部门领导签字后交综合管理部，由其编制记录表格需求计划，交采购部实施。各相关部门6.8记录分析评估和分发：对采购、销售、生产和检验及供应商和顾客的记录，记录人员要及时进行分析评估，分析质量数据的趋势和潜在问题，并将存在的不合格和可疑异常情况及时报告本部门领导及相关部门，以便及时采取纠正和预防措施
5、；必要时将相关记录提供给顾客。各相关部门6.9记录的收集、归档：各部门按体系文件规定形成的记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门或人员传递。各记录保存的部门负责收集和管理体系文件规定而形成的记录，按月进行分类汇总，装订要整齐、结实、美观，便于检索，并进行分析。各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生物、防污染等工作。各部门6.10记录的查阅/借阅： 查阅/借阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查阅/借阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。原则上只限在保管处查阅记录，外借必须填写“记录借阅单”，经记录保管部门领导批准后方
6、可借阅。查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改和撕毁，保护记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，发现以上问题时，要追究其查阅/借阅者的责任。顾客查阅记录时，须经记录保管部门主管副总经理批准后，方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。出于法律证实、处理质量纠纷或其他目的的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。各部门6.11记录的处置：超过保存期限的记录，由各部门记录管理人员提出记录销毁申请，填写“记录销毁申请表”，经部门领导批准后，由记录管理人员执行销毁，部门领导进行监销。记录的处置方式为焚烧或粉碎。7.支持性文件无8.质量记录序号名称保存期限编号1记录明细表长期DFCPZH010A2记录表格增、减更改审批单五年DFCPZH012A3记录借阅单三年DFCPZH013A4记录销毁申请单三年DFCPZH014A更改记录标记处数更改文件号签字日期批准：余铭星 审核：赵寿鹏 编制： 李永祥日期：2003/6/29 日期：2003/6/28 日期：2003/6/12记录控制程序流程图保存部门保存期限记录种类记录编号建立记录清单审批实施记录需要时提供给顾客分析利用收集存档不能提供保存批准保密查阅永久保存定期销毁
