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1、xx集团有限公司采购管理制度及流程（试行） 目录1目的22适用范围23采购的管理23.1 采购的责任范围23.2 申请部门责任范围23.3 采购的管控规则33.4 采购流程控制43.5 采购申请OA流程53.6 采购审批OA流程54采购流程操作指引54.1采购项目开发54.2确定项目进度时间64.3采购项目管理64.4确定潜在供应商64.5比价或招投标64.6确定采购标的规格及技术指标74.7采购订单/合同84.8验收和付款84.9供应商产品质量追踪85文件管控106附件107附则11降成本 保质量 建体系 提效益1 目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，确保及提高产品质量
2、，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。2 适用范围 公司所有的采购项目（物品或服务）。3 采购管理3.1采购员的责任范围- 根据本公司申请部门的需求，制定采购计划及策略；- 根据本公司及集团采购管理制度负责对本公司所有采购事项的执行，包括但不限于对供应商的选用、资质审核、比价议价、招投标组织、订单的跟进等；- 控制采购成本，保证产品质量，确保产品质量可追踪；- 根据采购交易方式，负责申请采购项目中的所有费用，包括但不限于预算内、预算外、提前垫付、预付款、尾款及全款报销等；- 建立及维护本公司供应商数据库，开发关键及后备供应商，对供应商进行定期的
3、评估和管理，促进供应商的优胜劣汰；- 每季度出具本公司的采购分析报告，在每季度的第1周内完成上季度的采购分析，并提报给分管总监及、总裁及集团企管部。 3.2申请部门责任范围- 制定需求计划，包括项目名称、产品及服务基本要求、预计需求时间及费用，并将预计费用归口到采购员进行采购费用预算编制，报集团进行费用预算审批；- 提出采购申请，项目需求应明确，采购申请需要预留采购周期；- 协同采购员参与采购事项办理：评选供应商，关注产品及服务是否可以满足需求；- 对申请采购的物资和服务负责进行验收及反馈；- 对产品质量、交期及售后服务提出反馈意见。3.3采购的管控规则公司所有的采购事项均需通过“先申请及审批
4、，后执行”的流程进行管控，具体规则如下：1）采购申请流程各部门对有需求的采购项目均需提报采购申请流程，采购申请流程必须经过分管总监及总裁审批同意后，方可转至运营部采购员负责采购。 注：a、行政办公类类物品由行政部统一收集各部门的需求，并发起采购申请流程。 b、向已签有年度合作协议的供应商重复采购特定产品的采购项目无需提报采购申请流程，可直接发起采购审批（订单）审批流程c、涉及需进行招标的采购项目，采购申请流程除经过分管总监及总裁审批同意后，还需知会集团企管部的相关岗位同事，并与集团企管部相关同事进行协同办理。2）采购审批流程 由运营部采购员负责发起采购审批流程，如有需要，可要求需求部门负责人进
5、行采购协同：- 单次采购金额小于KKKK元的采购项目（含KKKK元），无须提报采购审批流程，接到各部门发起的经总裁批准同意的采购申请流程后，即可采购，无需签定采购合同，通过付款流程或费用报销方式进行结算。- 单次采购金额大于KKKK元但小于20万的采购项目，则须提报采购审批流程，签定采购合同，经公司及集团各级领导（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。- 年度采购金额大于100万、且需重复性采购的特定采购项目，则须签定年度采购合同，并经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同
6、意后（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点），方可进行进行采购。 备注：特定采购项目为指：1）具有唯一性的物品采购（如：享有国内独家经销权的酒品采购、供应商享有专利的物品采购等）；2）虽非唯一性，但有较高技术或质量要求的物品采购（如：需先打样并经验收或需第三合作方共同验收合格后才能进入采购环节的物品等）；3）提供长期服务的第三方服务采购；- 已签有年度采购合同的特定采购项目，后续只需提报采购订单，并经公司及集团各级领导（采购审批流程及采购订单盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。-
7、单次采购金额大于20万元的采购项目原则上需通过招投标进行采购（向签有年度采购合同的特定产品采购除外），或依集团招投标采购制度要求需通过招投标方式进行采购的采购项目，采购审批流程需经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后，方可进行采购合同盖章审批，即，采购审批及采购合同盖章审批需分开申请。采购类型类别或范围是否需要采购申请是否需要采购审批是否需集团企管部协同单次采购金额KKKK元小额、常规采购项目是否否KKKK元单次采购金额20万元所有采购项目是是否年度采购合同年度预计采购金额100万的特定物品或服务采购项目否是是采购订单特定物品或服务否是否招投标项
8、目单次采购金额在20万元以上的采购项目（签有年度采购合同的特定产品除外）；或依集团招投标采购制度要求的招投标采购项目是是是3.4 采购流程控制图说明1：1、参考采购申请OA流程2、附件：采购申请表、产品参数采购申请2制定采购计划1采购申请（说明1）采购审批流程控制 申请部门 运营部采购员备注说明明3（说明2）确定潜在供应商4(说明3) 产品信息确认说明2:1、优先选用合格供应商2、新供应商需调查及提交资料否6（说明5）相关部门和领导审批采购审批说明3：1、样品确认2、包装方式、标识3、交期和质量标准5（说明4）比价议价流程是7确定供应商8签合同/下订单/付预付款说明4：1、常规采购项目比价原则
9、：三千至两万元（含两万）至少两家供应商比价；两万至万二十万元至少三家供应商比价；二十万元以上至少三家供应商比价或招标2、 特定采购项目年度比价原则： 具有唯一性的采购项目：通过参照物的横向性价比对比，关注性价比评估非唯一性的采购项目：提前寻找及确定2家以上（含）的质量或技术合格的供应商，并进行性价比对比产品订购跟单9（说明6） 跟单15（说明7）付尾款/数据整理归档13是否解决说明7：1、 采购申请、审批OA2、 采购合同/订单、验收凭证3、 供应商资料说明5：1、参考采购审批OA流程2、附件：供应商选用表、报价单、合同/订单、供应商及产品相关资料说明6：接到申请部门下单通知且确定需求后一个工
10、作日内下单否是验收及付款是否12是否有异常情况11验收货物14收货10通知到货3.5采购申请OA流程： a)非招投标 申请人部门负责人分管总监总裁采购员3.6 采购审批OA流程 a、非招投标的常规采购项目审批及合同审批OA流程（含在已签有特定采购项目年度合同前提下的重复性采购订单）采购员 集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）【并发，协同】总裁（KK）【审批】集团总裁（KK）【审批】集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】 b、特定采购项目的年度采购审批及合同审批的
11、流程 采购员 集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】总裁（KK）【审批】集团总裁（KK）【审批】集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】 c、招投标的采购审批OA流程 采购员 财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】总裁（KK）【审批】集团总裁（KK）【审批】采购员 c、招投标的合同审批OA流程 采购员 集团法务总
12、监（KK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】总裁（KK）【审批】集团总裁（KK）【审批】集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】注：说明：a) 具体需加签的集团领导要求请参照附件XX集团财务审批权限表。b) 只有涉及到需集团高管审批、且为广告或媒体资源的采购业务，才需加签集团副总裁（KK）。c) 单次采购金额KKKK元及以下的采购项目无须提报以上采购审批流程。d) 在进行OA的采购审批流程前，采购员需把
13、采购项目相关信息发给申请部门确认，在进行采购审批OA流程时，要把采购申请OA流程和审批相关资料（合同、比价报价等）作为附件添加。4 采购流程操作指引4.1采购项目开发a) 运营部采购员根据申请部门提供的采购需求或计划立项方案描述进行采购跟进；b) 开发产品或服务方案可优先从现有的供应商数据库（含集团提供的供应商数据库）中选择，也可根据采购需求的类别和方案描述，邀请相关供应商参与开发设计方案；c) 项目方案的开发，应结合需求部门的意见，并充分考虑后续生产的合法性，合理性以及品质保证能力；d) 提交具体项目方案，并与申请部门一起确定最终产品及方案。4.2确定项目进度时间a) 确定产品及方案后，必须
14、与申请部门确认该项目的具体时间。b) 项目时间进度确认应该包括并不限于：1) 项目最终上市时间及上市方式;2) 项目最早及最晚交付时间；3) 订单最晚确认时间；4) 最终包装，标识及运输方法的最晚确认时间（如适用）；5) 最少生产保障时间；c) 采购岗应根据该项目的实际发展状况，及时跟进项目进度。4.3采购项目管理a) 为确保采购项目按时保质的完成，采购员应该制定详细的项目管理计划，跟踪项目执行情况，并定时向上级领导汇报进度；b) 项目执行中，涉及到有可能影响项目产品及服务的情况，如：交付时间，数量，价格，产品设计变更，品质标准或服务要求等，采购岗需及时与申请部门协调处理，必要时汇报到运营总监进行协调处理。1.02.03.04.05.06.06.1.16.1.26.1.36.1.44.4确定潜在供应商1) 新供应商的选择由采购员申请，经分管总监及总裁审批同意使用，原则上应首先考虑供应商数据库内的合格供应商。2) 非唯一性的，且年采购额超100万元人民币的采购项目应至少有一家以上
