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1、比价采购管理办法1目的增强采购过程的规范化、制度化、透明化提高采购物资质量降低采购成本 增加经济效益。2适用范围 本办法适用于不能通过招标采购的原辅材料、工具工装、设备备件、二类机 电、油料化工、办公用品、劳保用品、低值易耗品等物资的采购。 3职责3.1公司成立比价采购领导小组由分管审计的经理任组长审计部部长任副 组长办公室、财务部、采购部、技术部、质量部、装备部等部门负责人为小组成 员。领导小组下设办公室设在审计部由审计部部长任主任负责比价采购的日 常管理工作。3.2各部门负责将所需采购物资的计划提报至主管归口部门,生产、准备类物资 报总调度室、机电类物资报机修装备部、办公用品类报公司办公室
2、,。 3.3总调度 室负责提报生产准备类物资采购计划机修装备部负责提报机电类物资采购计划。3.4主管归口部门对各部门提报的采购计划进行审核把关编制物资采购计划 对数量、质量标准/要求、时间等要详尽具体按规定时间提报至采购部。需要 明确技术标准/要求的通知技术开发部予以提供。其中办公用品由公司办公室审 核后编制采购计划经分管总经理审批后实施。3.5采购部负责根据各主管归口部门提报的物资采购计划编制比价采购物资 的计划按照货比三家的原则提供采购渠道和供方报价资料填写物资采购报 价审批单内容包括产品名称、供货厂家与资质、规格型号、联系电话、建议价 格等经审批后负责物资采购的实施。3.6技术部负责提供
3、有关物资的技术标准/要求或工艺报告必要时参与对潜在 供方的考察及技术谈判、验收。3.7公司批准立项的建,构,筑物工程项目计划归口采购部门负责提报采1购渠道和供方报价资料按相关规定要求提出具体建议。3.8其他零星采购的物资归口采购部门负责提报采购渠道,至少3家,、采购 数量、采购价格填写物资采购报价审批单报审计部。3.9审计部负责对各类采购物资价格的审核和原始资料的管理收存必要时参 与对供方的考察和认定。3.10质量部负责采购物资的进厂检查验收。3.11各仓库负责对采购物资进行审核和入库手续的办理。3.12物资使用部门负责采购物资的质量信息反馈。3.13财务部负责比价采购物资的价格审核把关负责货
4、款支付、质量索赔扣款 的监督与执行。4管理内容与方法4.1采购部根据总调度室和机修装备部等部门提供的生产准备、机电等物资的 采购计划凡不能列入招标采购的物资由采购员填写物资采购报价审批单一 式五联在“货比三家”的基础上对供方报价的合理性进行综合分析分别提出 建议价格经部门负责人签字后与厂家报价资料一并转审计部审核。对急需采购 物资不能立即完成审计的须先征得审计部同意后再进行采购但事后必须严格 按程序办理审批手续并在物资采购报价审批单上注解。 4.2审计部在接到 物资采购报价审批单之后通过电话咨询或上网查询、洽谈等形式多方面了 解市场价格信息与采购部提供的供应商的价格、质量等进行比较最后根据比价
5、 采购原则确定审计价格经审计部部长签字后自留存一联其余四联发至采购 部。采购部留存一联其余由采购部根据采购物资进货后按质检、入库、挂账的顺 序发至质量管理部、仓库、财务部。审计部接到物资采购报价审批单后须在 2个工作日内完成审计。对审计特别复杂无确定标准依据的在不影响生产的情 况下须1周内完成审计。 4.3采购部门接到审计部签署的审批单后按规定程 序办理与供应商签订购销合同/协议等采购手续。并依据审批价格进行采购。4.4物资采购进厂后业务员须及时将物资采购报价审批单传递至质量管 理部由质量管理部检验员根据物资采购报价审批单和技术标准/要求现场检 验采购物资原则上当天完成检验。24.5物资检验合
6、格后业务员填写收料单检验员在收料单上签字确认仓库 根据审计部下发的物资采购报价审批单经对数量、规格、型号审核无误后 办理入库手续并监督采购物资供货情况。4.6财务部对采购发票、 物资采购报价审批单、 物资入库单和物资 质量反馈单等凭证进行审核无误后根据物资付款管理办法办理货款挂账手 续并按规定付款。4.7通过询价比价采购的物资价格发生变化时应重新询价比价。 5物资采购管 理规定5.1采购人员必须及时、准确提报物资采购报价审批单、 采购物资价格 调整申请表等资料。5.2随着市场变化因物价上涨等对比价采购物资产生影响的价格导致物资 采购计划价格无法执行时应按比价采购管理办法重新进行比价确定新的物
7、资采购价格并纳入价格管理范围之内。5.3根据市场行情因物价下降等原因市场价格低于公司计划价格时采购 部业务员及时提出调整物资采购价格的建议由比价领导小组办公室按程序重新进 行比价确定下调后的采购价格并纳入价格管理范围之内。5.4当市场价格低 于公司计划价格时业务员不能及时提出调整价格的建议或实事求是控制供应商的 供货价格仍执行公司计划内的上限价格的经审核查出后对业务员予以罚款处 理重复出现予以调离岗位。5.5审计部要经常对已购物资价格进行抽查和审计确保物资采购价格经济适 中对因查出高于市场价格购入的物资其高出部分由业务员全部承担并调离岗 位对供货商停止供货。5.6采购人员必须于每月28日前将上
8、月比价采购的实施情况进行整理并将价 格发生变动的物资种类明细及变化情况汇总后报审计部。5.7审计部要及时准确地把握市场价格情况做到审计真实无误。 5.8质量管 理部必须严格按照物资采购报价审批单对物资进行检验如采购物资与物资 采购报价审批单的要求不符不得办理检验合格手续并及时反馈采购部。5.9各仓库必须严格按照物资采购报价审批单及物资检验合格手续办理3入库如采购物资与物资采购报价审批单的要求不符或无物资检验合格手 续不得办理入库并及时反馈采购部。5.10为保证采购物资质量对直接投入使用的采购物资使用部门应及时反馈 采购物资质量情况对出现的质量问题填写物资质量反馈单提报至质量管理 部经质量管理部
9、确认后分别传递至采购部、财务部采购部通知供应商停止供 货财务部按质量管理部核定索赔额和协议规定进行质量索赔。 5. 11根据新技 术、新工艺要求须采购的新型材料和物资由技术开发部出具技术标准和试验报 告采购部根据技术标准选择供货厂家并商谈供货价格后转审计部审核。5.12因采购部门提出的建议价格高出审计部核定价格的按公司物资采购管 理奖惩办法规定予以处理。5.13采购部门采购物资的范围必须是经批准的项目立项书、签报和采购计划 内的物资否则审计部不予进行价格审核，物资采购报价审批单没有按规定要 求填写或填写不全不清审计部不予受理。5.14采购部门应严格按审批后的价格、渠道办理采购业务否则财务部不得办 理入帐手续。采购部门或采购人员未经申报批准而擅自采购或提前采购的对直接 责任人按物资采购管理奖惩办法予以处罚。4
