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1、制度名公司采购作业实行细则电子文献编码GLZD127页码10-1第一条 目为使采购作业有章可循，以最佳效益向各部门提供材料、物品需求，特制定本细则。第二条 规定1.采购对象：采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选取参照。2.价格质量：以合理价格购取较高品质材料。3.时限：配合使用部门需要时间及需要量，联系厂方及时供应。第三条 方式采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选取最有利采购作业方式进行采购作业。1.定期契约采购：对于经常使用且生产过程中不可一时或缺或经常使用且市价稳定材料，可选用本方式办理。2.特约
2、厂商采购：对于用量、费用不太高单项材料，可简化采购作业，由采购部门择定特约厂商，简介使用部门径向该厂商洽订购。但在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。3.普通采购：不合用于前述采购方式者可按本方式采购，程序如下：采购部门按请购部门提出请购单，逐笔询价、议价，并理解交易条件后订购。第四条 期限1.采购部门应按照请购部门提出“需要日”办理采购。为达到这一规定，掌握恰当采购时机，采购部门应召集关于部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业解决期限，呈总经理核准后发布实行。原则上应以供货合约内记明交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。签发人负责人签名制度名公司采购作业实
3、行细则电子文献编码GLZD127页码10-22.原订采购作业解决期限变更时，采购部门应专函报告详细因素，呈总经理核准后，告知各关于单位，以利于存量管制及适时提出请购。第五条 权限1.特约厂家采购项目由厂长核批，涉及资金超过元者呈经理及总经理核批。2.定期契约采购和普通采购由总经理核批。第六条 供应厂商1.各项材料供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊状况下除外），各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”(见附表1)存档备用。对于未达我司原则材料，采购部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发筹划。2.新供应商开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量
4、等后来，填制供应厂商资料卡（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制）呈总经理核准后，列为备选厂商。3.对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业供应商应予撤销设定。届时由采购部门以签呈方式阐明因素，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后，告知对方。第七条 询价1.采购部门收件人员收到“请购单”或“外购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业。2.各采购经办人员收到“请购单”或“外购单”，应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等与否填注明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格欠详者，注明“填单异常，阐明欠详”等字样后退请购部门修改。签发人负责人签名制度名公司采购作业实
5、行细则电子文献编码GLZD127页码10-33.询价程序如下：(1)由采购经办人员参照过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象（特殊因素如独家制造，独家代理、原厂牌零配件无法代替等报经主管核准者除外），并填记于“请购单”。(2)对于加工契约采购项目，采购部门应规定厂商填具“成本分析表”(见附表2)连同报价单一并送来，以做为议价参照。(3)采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于“请购单”内以告知供应厂商。(4)采购经办人员于告知厂商报价后，应即跟催进度。4.询价完毕后，采购助理人员应将询价、报价所有资料整顿报送采购经办人员，据以议价。5.若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相似，采购助
6、理人员可将所有资料填制“采购事务征询单”(见附表3)，连同关于报价资料送请购部门签注意见。签注完毕后送交采购经办人员按请购部门意看法决，必要时重新询价。第八条 议价1.采购经办人员收到不需会签或已会签完毕询、报价资料时，应结合会签成果、各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象、议价方略及拟购底价（并报告关于主管），据此进行议价作业。2.议价：(1)议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。(2)议价可采用面谈、通信等各种形式进行。议价完毕后，由采购经办人员拟定合伙对象，呈请关于领导核批。签发人负责人签名制度名公司采购作业实行
7、细则电子文献编码GLZD127页码10-4第九条 订购1.由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约交日，再交由采购助理人员填制采购联系函，寄送厂商。将“请购单”第二联送材料库待收料。2.预付定金或采购金额较大，或有附带条件采购项目，采购经办人员应先与厂商订立买卖合约书。合约书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商；副本若干，分存请购部门、收料部门、会计部门及供应厂商。以外销价购买，而厂商规定订约时，合约书除按前项分存各关于部门外，副本另需分送退税部门两份，以提示退税部门提供出口证明文献。第十条 特殊状况解决1.请购项目撤销：各采购经办人员收到原请购部门送来“撤销请购单”后按下列方式办理。(
8、1)若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再交由采购助理人员将原请购单与“撤销请购单”第二联退原请购部门，第一联自存，按普通请购单据存档方式解决。(2)若原请购项目已向厂商订购，由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购，经供应厂商批准撤销后，向供应厂商取回采购联系函，依第1项方式办理。若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应于撤销请购单上注明因素，呈总经理核签后，由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门。2.紧急请购：采购经办人员接到紧急请购告知，应即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并即以电话询议价格，待收到正式请购单时，补入询议价成果，按急件方式
9、解决。签发人负责人签名制度名公司采购作业实行细则电子文献编码GLZD127页码10-53.交货质量异常：各采购经办人员收到资材部门验收不合格“材料检查报告表”时，应尽快与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉成果记录于“材料检查报告表”“采购解决成果”栏内，并呈总经理核签后，送回材料库。(1)对于需退料、换料或补交者，采购经办人员应于“材料检查报告表”“采购解决成果”栏内注明厂商电话及预定解决日期。(2)因质量不合格而退货换料，可按逾期交货解决。而逾期日数应从采购经办人员告知厂商换料之次日起计算。(3)采购经办人员如未能按请购部门意看法决时，应将与厂商交涉成果记入采购解决成果栏，送原请购
10、部门签注意见，或会同原请购部门共同解决。(4)交期延误罚扣解决：采购助理人员收到交货延误（本地厂商延交3日、外埠厂商延交5日以内可不按延误论）或统一发票逾7天未送资料科拟整顿付款事务时，应按下列方式解决：计算逾期罚扣金额（定期契约采购按每天5计扣，定有买卖合约者按合约所订比例计扣，别的按每天3计扣），并告知厂商罚扣因素与金额，使之及时补送发票，凭以整顿付款。在厂方批准扣款或补足发票时，由采购助理人员于收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、收料单、材料检查报告表等资料，送会计部门整顿付款。如厂方不批准按第一项方式扣款，采购经办人员应继续与厂商交涉并呈董事长
11、核决后按第二项方式解决。签发人负责人签名制度名公司采购作业实行细则电子文献编码GLZD127页码10-64.属买卖惯例或配合最小包装量需超交者，采购经办人员应于“请购单”采购记录栏内注明，以做为材料库收料根据。5.以暂借款采购，采购经办人员应在“请购单”采购记录栏内加盖“采购部门整顿付款章”，以免会计部门重复付款。第十一条 采购作业进度控制1.采购经办人员对于每一采购项目均应依照需要拟定作业进度管制点，预定作业进度。2.预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完毕。3.对于未能在预定日期前完毕采购项目，采购经办人员会同请购部门研究解决对策。第十二条 价格变动之解决1.外销产
12、品原材料价格变动时，采购部门应即告知外销部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。2.采购部门应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填具“重要原材料价格波动月报表”呈总经理核批解决。第十三条 本采购作业施行细则呈总经理核准后实行，修订时亦同。签发人负责人签名制度名公司采购作业实行细则电子文献编码GLZD127页码10-7厂商名地址邮编类别归属营业执照号码电话注册资金对外联系人负责产品重要关系公司名称法人代表资本额经营项目年营业额职工收入法人代表产品名称商场年生产能力质量级别市场占有率销售区域经营状况评估附表1供应厂商资料卡（正面）签发人负责人签名制度名公司采购作业实行细则电子文献编码GLZD127页码10-8供应厂商资料卡(续)(背面)重要制造设备状况重要检测设备状况重要原材料名称规格生产厂数量运转状况名称规格生产厂性能名称规格质量级别来源交易异常记录时间事由成果签发人负责人签名制度名公司采购作业实行细则电子文献编码GLZD127页码
