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1、XX文书书档案管管理系统统说明文档XXXXXXXXX有限公公司20166年4月目录1.系统统介绍331.1系系统特点点31.2系系统定位位41.3系系统优势势42.体系系结构设设计52.1系系统架构构52.2部部署结构构52.3层层次结构构63.系统统功能773.1功功能结构构73.1.1 用用户管理理83.1.2 文文档管理理93.1.3 查查询借阅阅管理1103.1.4 统统计分析析103.1.5 基基础数据据维护1103.1.6 系系统管理理113.2业业务流程程113.2.1文书书档案管管理流程程113.2.1.11文书来来源为接接收纸质质版或者者接收电电子版后后打印成成纸质版版113
2、.2.1.11文书来来源为纯纯电子版版133.2.2文书书档案分分发流程程133.2.2.11归档前前分发1133.2.2.22归档后后分发1143.3功功能说明明153.3.1用户户管理1153.3.2文件件与档案案管理1163.3.3查询询借阅管管理1773.3.4统计计分析1183.3.4系统统管理1193.3.4基础础数据维维护2004.系统统接口2205.表结结构2115.1数数据结构构215.1.1数据据来源2215.1.2业务务数据2225.1.3管理理数据2245.2报报表格式式275.3文文书编目目315.3.1电子子文书编编目3115.3.2纸质质文书编编目3115.4分分
3、类表3325.5工工作流实实现4005.6安安全存储储与共享享的实现现426.性能能与并发发性4336.1设设计目标标436.2应应用层性性能优化化436.3数数据库层层性能优优化4337.系统统环境4447.1软软件环境境447.2硬硬件环境境441.系统统介绍系统提供供了一个易易用、安安全、高高效的档档案一体体化管理理平台，通通过严谨谨、灵活的的权限管管理机制制和档案案共享机机制，使使用户单位可可以安全全、可靠靠、高效效和便捷捷地对档档案进行行存储、共享、分发应用用、浏览和授控调调阅等。使用C#.NEET20008 SP11开发环环境。使用MSS SQQLSEERVEER20005数数据库
4、。采用B/S结构构。1.1系系统特点点n 符合国家家、行业业对档案案管理的的相关标标准要求求；n 存储与归归档系统统具有操操作简便性、高效性性及实用用性，安安全性高高、成本本低、易易维护等特特点；n 档案可视视化应用用，条码码化管理理，容灾灾性强；n 对重要档档案信息息的存取取、运行行环境实实现虚拟拟管理，系统具有兼容性；n 档案各类类操作具具有可控控性，可可对档案案分区多多级授权权、多用用户共享享；n 多样化的的检索和和调档手手段，极极大地满满足档案案的分级级管理需需求；n 实体档案案、电子子档案互互为关联联，安全、管理一一体化，系系统极具有包包容性。1.2系系统定位位通过对电电子档案案进行
5、动动态加解解密和权权限设定定，可便捷捷地实现现具有对对电子档档案生命命周期的的全过程程保护、共享和和再利用用功能的的信息安安全类产品，它它可以被广泛应应用于需需要约束束档案访访问权限限、访问问密级和和访问可控控的领域域：1党政政机关和和军事部部门：涉涉及国家家机密的的文档（公公文、机机密文件件、会议议纪要、军事情情报、素素材资料料等）；2行业业企业：需要限限制共享享对象的的企业文文档（科科技成果果、生产产资料、设计图图纸、财财务预算算、商业业计划、合同定定单、管管理制度度等）；3金融融机构：包含大大量敏感感信息和和商业机机密的文文档（投投资信息息、客户户信息、上市公公司年报报等）；4研发发行业
6、：需要保保护的知知识产权权文档（源源代码、设计文文档、知知识产权权等）。1.3系系统优势势产品性能文书档案案管理系系统电子档案案安全管管理系统统实体档案案管理系系统条码化有无有可视化有有有（弱）一体化有无无工作流机机制有有（简单单化）无痕迹化管管理有无无环境虚拟拟管理有无无共享管理理有有有（弱）权限管理理有有有（简单单化）通用性强弱弱性能监控控有有（弱）无设备可控控性有无无2.体系系结构设设计2.1系系统架构构文书档案案管理系系统通过过统一组组织结构构与统一一编码服服务和统统计分析析服务来来实现文文书档案案管理的的前后台台管理功功能，见见图2-1。图2-11文书档档案管理理系统总总体架构构图由
7、图2-1可见见，系统统由后台台数据层层、核心心业务层层、公共共服务层层、安全全支撑体体系等几几部分组组成。其其中，系系统接口口完成与与企业平平台应用用的接口口功能。2.2部部署结构构本系统采采用集中中方式部部署，在在企业机机房部署署应用服服务器和和数据库库服务器器。各级级终端用用户均无无需安装装任何软软件，利利用IEE浏览器器即可进进行系统统操作和和浏览，见见图2-2。图2-22文书档档案管理理系统部部署结构构图2.3层层次结构构该系统主主要由后后台数据据层、核核心业务务层、公公众服务务层等三三个层次次组成，具具体如下下：图2-33文书档档案管理理系统功功能结构构图1后台台数据层层：该层层是系
8、统统运行的的基础，是是运用当当前最新新存储技技术、存存储理念念将各类类资料档档案安全全、高效效地进行行存储备备份以及及系统维维护。后后台数据据支撑体体系主要要实现文档档管理、用户管管理、统统计分析析、基础础数据维维护、系系统管理理等任务务。2核心心业务层层：该层层是系统统的核心心层，它它根据档档案业务务流程对对电子文文档进行行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业业务支撑撑体系主主要实现现电子和和实体档档案一体体化管理理、索引引信息著著录与调阅等功能。3公众众服务层层：该层层是对外外接口层层，为外外部系统统提供电电子和实实体档案案的目录录查询检检索，便便于档案案交流和和应用。公众服服务支撑撑体系
9、主主要实现现档案题题录的对外外发布和档档案的授授权分发发等功能能。3.系统统功能3.1功功能结构构文书档案案管理系系统由66大部分分组成，主主要分为为用户管管理、文文档管理理、查询询借阅管管理、统统计分析析、基础础数据维维护、系系统管理理。见图图3-1。图3-11文书档档案管理理系统功功能结构构图3.1.1 用用户管理理可以实现现对用户户的各项项管理，包包括用户户维护、角色管管理、权权限管理理及修改改密码。用户维护护：主要实实现浏览览用户、增加用用户、删删除用户户的功能能，浏览览用户可以以查看当当前数据据库中的的所有已已创建用用户；新新增用户户可以给给数据库库增加一一个用户户自定义义用户；删除
10、用用户可以以实现从从数据库库中删除除选定的的用户。角色管理理：可以实实现浏览览角色、新增角角色、分分配编辑辑角色权权限以及及删除角角色功能能，浏览览角色可可以查看看当前数数据库中中的所有有已创建建角色；新增角角色可以以给数据据库增加加一个用用户自定定义角色色；分配配编辑角角色可以以给新创创建或已已有的角角色分配配表权限限，包括括创建表表、查询询、更新新、删除除等权限限，以及及对已创创建角色色的权限限进行修修改；删删除角色色可以实实现从数数据库中中删除选选定的角角色。权限管理理：根据用用户的不不同等级级、所属属部门进进行严格格的权限限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查
11、看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。修改密码码：可以实实现用户户根据一一定的密密码设置置规则进进行重新新设置用用户登录录密码。3.1.2 文文档管理理可以实现现对文档档的各项项管理，包包括文件件接收、文件分分发、文文件信息息维护、案卷管管理、文文件归档档。文件接收收：文书室室接收经经所办传传递下来来的文件件。文件分发发：文书室室将接收收的文件件经领导导批示后后形成电电子文件件，分发发相关用用户进行行阅读。文件信息息维护：实现对对文件的的相关信信息进行行更新修修改。案卷管理理：文件归档档分为电电子文件件归档和和纸质文文件归档档。电子子文件归归档按照
12、照国家文文件相关关分类法法进行归归档；纸纸质文档档归档要要经过预预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五五个过程程，最后后进行归归档。RFIDD的应用用：在案案卷管理理阶段，使用RFID既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。查找文档时，则只需在RFID阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。RFIDD标签上上有一个个可写的的记录区区，假若若放入一一些统计计数据，如如出借次次数、有有效天数数等或详详细的档档案信息息
13、，如档档案柜号号等，进进行剔旧旧、整理理上架等等更加容容易。3.1.3 查查询借阅阅管理可以实现现文档检检索、文文档调阅阅申请、文档调调阅审批批、文档档调阅各各项功能能。文档检索索：根据档案案的分类类法和组组卷规则则，提供供确定型型和非确确定型，全全宗级、案卷级级、文件件级等多多项检索索手段。文档检索索是文档档系统的的重要功功能之一一，其功功能主要要有以下下两方面面：1、检索索用户来来自不同同部门，系系统提供供多种多多样的查查询方式式供用户户选择。2、为了了确保数数据信息息的安全全，进行行严格的的功能权权限、数数据权限限的控制制，根据据用户级级别对文文档的内内容进行行设置，不不同的用用户有不不
14、同的检检索权限限。文档调阅阅申请：有文档档调阅需需求的用用户，要要填写相相关文档档调阅申申请书，待待领导审审批通过过后才能能进行对对相关文文件进行行调阅。文档调阅阅审批：领导根根据文档档调阅申申请进行行审批，只只有通过过审批的的用户才才能对文文档进行行调阅。文档调阅阅：通过过领导审批批的调阅阅请求用用户可以以方便地地调阅电子子文档。借阅管管理为网网上借阅阅，可以以实现自自助式调调阅功能能：由调调阅者通通过检索索功能自自行检索索需要的的文档，并并选取复复印、打打印、摘摘要功能能。3.1.4 统统计分析析可以实现现分类统统计、遗遗漏预警警功能。分类统计计：可以根根据业务务数据内内容生成成统计报报表
15、，如如不同部部门归档档情况、档案利利用情况况。遗漏预警警：对文件件归档过过程中遗遗漏的重重要信息息进行预预警，以以方便管管理员进进行信息息维护。3.1.5 基基础数据据维护可以实现现分类维维护、有有效期限限、密级级、组织织机构功功能。分类维护护：如果发发现档案案缺失或或错误，可可以进行行分类维护护，主要要包括信信息补录录入、删删除、档档案著录录维护。信息补补充录入入：补充充录入档档案信息息，如案案卷号、目录号号、全宗宗号、数数据来源源、题名名等。档档案维护护：完成成日常信信息的修修改、删删除，所所有维护护操作都都有历史史记录，可可以查阅阅历史和和进行恢恢复；所所有录入入、修改改操作都都提供界界面的数数据类型型、长度度等有效效性控制制，防止止错误数数据
