采购流程文件

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1、1.0目的1.1为使一切采购事宜有规范可循，特制定此程序2. 0范围2.1 凡公司各部门对外一切采购事宜均属之。3. 0权责3. 1请采购权责项次项目请购部门采购人员采购协办部门3. 1. 1办公总务用品/日常杂项/消耗品需求部门行政-3. 1. 2生产设备维修耗材需求部门采购维修3. 1. 3周止资 产3. 3. 1生产设备/仪器生产部门采购生产部门3. 3. 2检验部门使用设备/仪器检验采购检验部门3. 3. 3房屋建筑、设备及相关工程发包需求部门行政需求部门3. 3. 4电脑等资讯设备需求部门行政需求部门3. 3. 5其它福利需求部门采购需求部门3. 1. 4原物料/转售产品生产部门采购

2、-3. 1. 5转售产品（部分批量采购 品）业务处采购-3. 1. 6检验部门使用耗材（料）检验部门采购检验部门3. 2财务部：负责办理采购付款事宜3. 3生产部：负责提供生产物料需求计划事宜。4. 0名词说明4. 1原料：凡现存供直接生产用之原料或须经过加工后才供 生产用者皆属之。5. 2物料：凡直接供生产使用但无法直接计入产品成本，如 铁桶、塑料桶、包装用纸箱等。6. 3转售产品：凡直接自外界购入，不须经加工过程即可供 应销售之货品皆属之。7. 4 资 材 设 备 （ 台 帐 ） ： 包 括 不 动 产 、 生 产 设 备 、 电 脑 设 备 、 运输 设备 经济耐用 年限 超过 一年者

3、， 金额 人 民 币 2000元 （含 ）以上者统称之。8. 5 保 管 品 （ 列 管 ） ： 指 耐 用 年 限 超 过 一 年 ， 但 金 额 超 过 200 元不 超人 民 币 2000元者 ， 且 需 以财产 编号 列 管 的 物 品 。9. 6 办 公 总 务 用 品 及 日 常 杂 项 ： 指 一 般 所 需 之 文 具 、 清 洁 用 品、日用品、电脑耗材、公司制服等。10. 7 消 耗 品 ： 系 指 除 原 物 料 外 之 厂 务 制 造 需 要 耗 品 ， 如 打 包 带、气泡纸、PE膜手套等。5. 0 作 业 说 明5.1 请购5.1.1 请 购 辅 料配 件 由 需

4、求 部 门 先 向 生产 部 门 提 出 需 求 ，并 由 生产 部门开出请购单交采购部门采购，到货时间应符合采购 周期表之规定。5.1.2 若 向 设 备厂 家请 购 配 件 ，需 求 部 门 向 采 购 提 出 需 求 ，交 采购 部沟通采购。（需提供样品或图纸）5.1.3 请购单 交单时间原则上定于每天上午9： 30， 下午 14： 00各一次 。 * （每 周三外购 一次 ）5.1.4 采购 周期 和最少采购量如采购周 期表 。5.1.5 资材设备请购列 明 所 购物 品具体名 称 、型 号 、技 术服务等条款 ， 确 保所购物 品满足我公司要求，特别订制的物品，需技术部门与供应商签

5、订技术协议，并由技术人员与供应商双方签字认可，技术 协议作为合同的附件与合同一样具有法律效力。5.1.6 劳保类及化学 品 实验室消耗类请购需求部门填写物品需求单经签核后，交由部门统计人 员定 于每月1日和15日将汇总后的物品需求单交于采购人 员，采购人员每月进行两次集中采购。5.1.7 紧急采购 由 申请人填写暂支单 ， 须经权 责主管核准后方可 采购，发票带回交给采购报帐。5.2 . 询/ 比/议价5.2.1 采 购 执 行 部 门 收 到 需 求 部 门 之 请 购 时 ，即 应 决 定 对 需 求 之 物 品进行采购作业。5.2.1.1 原物料采购 部分询 比 议价流程（ A） 采 购

6、 人 员 应 在 相 关 网 站 对 所 需 之 物 品 了 解 其 即时的价格行情。（B）主要原物料，采购人员应与需求部门协调整 短期或 长 期 的用 量 ，经 询 比议价后 ，方 可与供应 商签定短期 或长期采购合同。（ C）未 有 签 定 短 期 或 长 期 合 同 之 原 物 料 ，除 特 殊 原 因 外 ，采购人员对二家（或二家以上）厂家进行询价， 唯经权 责 主管确认之供应商和价格方可进行后续之采购作业。5.2.1.2 . 杂项采购 部分询 比 议价流程 ： A） A） 采 购 人 员 须 找 寻 2-3 家 供 应 商 供 采 购 询 比 议 之 用 （ 劳 防 用 品/ 五金耗

7、材用 品/实验室耗材）. B） 快 速 消 费 品 ， 经 主 管 核 准 后 ， 可 以 在 大 型 超 市 进 行 采 购。5.2.1.3 资材设备部分询 比议价流程（A） 采 购 人 员 对 二 家 （ 或 二 家 以 上 ） 厂 家 进 行 询 价 之 后 ，连 同 供 应 商确 认之 报价单 （ 每 家供 应商 均需 有报价单） ，方 可进行后续之采购作业。（B）家用电器类物品，如在国美，苏宁等大型家电厂商购买， 经主管核准后，可以进行采购。5.3. 采 购5.3.1 一 般 性 采 购 ： 依 规定 由 采 购 执 行 部 门 负 责 对 外 采 购 事 宜 。5.3.2 资材设备

8、之采购：依财产管理办法规定办理，通过ERPW、 采、验。5.3.3 生 产 部 依 采 购 周 期 提 前 向 管 理 部 提 报 生 产 需 求 。5.3.4 原 料 、 物 料 之 采 购 。5.3.4.1 采 购 人 员 根 据 生 产 部 门 提 供 之 请 购 单 向 现 有 合 格 供 应 商 采 购 ，开 立 采 购 订 单 。内 容 包 括 品 名 、数 量 、交 货期、单价、制造厂商以及供应商名称。5.3.4.2 原 物 料 从 采 购 到 到 货 需 要 一 定 时 间 ， 公 司 原 料 从 请 购 至到货的时间以制定采购周期为准。原则上应该在合理的 时间内执行采购行为。

9、（A） 紧 急 采 购（a） 相关定 义紧急采购：请购要求到货周期小于采购周期之采购行 为。请购要求到货周期： 要求到货日期-请购日期 （遇到双 休 日 -2 天 ）（ 注 ： 当 天 之 请 购 单 在 下 午 4:30 以 后 提 出 则 当 天 之 采 购 日 期 为 无 效 采 购 日 期 ；采 购 周 期 为 1 天 之 采 购 ，请 购 需 于 当 天 14:00 前 提 出 ， 反 之 为 紧 急 采 购 。 ）（b） 同一原物料非常规采购若达三次 ， 须建 立供应商基本 资料并填写原材料承认单送QS2EFB门评估，依材 料承认控 制程序执 行 。同 时 将相 关单据 （ 如产

10、品 说 明 书/产品检验报告/MSDS）其中之一附于原材料承认单 后。（c） c） 生产 部 设备 突然 损坏 所急 需 的 维修 配件 ， 以 及 由 于 无法 拒 绝 客 户的 临 时 紧 急 订单 产生 的 急 需 原 物 料 ，申 请 部 门 在 填 写请 购单 或 者物 品 需 求 单 时 标明“ 紧 急 ”标 识 ，转 交 采 购 人 员 安 排 采 购 ，采 购安排紧 急订单时产生的 相 关疑义需经采 购主管 同意 。紧急采购 完 成后 ，请 生 产 部门安排 卸 货 接 收 ，申 请 部 门 以 及 采 购 部门 在一个工作日内补齐相关流程单据5.3.5 危 险 品 之采 购5

11、.3.5.1 供 应 商 评 估 合 格 后 ， 供 应 商 须 提供 危 险 化 学 品 经 营许可证 ，生产 厂商须提供 危险化 学品安全 生产 许可证。5. 3.5.2 采 购 人 员 须对 供 应 商 提 供 的 证 件 进 行 登 记 备 案 ， 每 年须对证件的有效性进行更新。5.4 采 购 审 核5.4.1 所 有 采 购 项 目 ， 若 需 购 销 合 同 盖 章 审 核 的 ，则 连 同 采 购 订 单 及 款 到 发 货 项 目 ，请 购 人 员 填 写 的 付 款 申 请 单 和 经 主管（及以上人员）核准，方可盖章。5.5 . 订 货5.5.1 订 货 时 ， 须 确

12、定 名 称 、 规 格 、 数量 、 单 价 及 交货 日 ， 若 无 法符合请购单要求的到货时间 （采购周期内），采购人 员应及时与原请购部门协商到货日期，并在相应的采购订 单上日期修正为实际到货日期，并要求供货商提供相应的 检验报告及批号，以便验收，若该供货商无法提供品质相关 文件，则需另寻合格供货商予以淘汰。5.5.2 订 购 后 需 请 供 货 商 于 出 货 时 或 于 出 货 后 尽 速 将发 票 寄 出 ， 最晚不得超过隔月月底。5.5.3 订 货 时 ， 若 该 合 格 供 应 商 二 年 内 并 未 向 其 采 购原 物 料 时 ， 应依材料承认控制程序重新办理材料承认。5.

13、5.4 供 货 商 要 求 预 付 货 款 ， 由 采 购 执 行 部 门 填 写 付 款 申 请 单 依 核决权限核准 后 ，连 同 经过核 准 的 采购 订单 一 并交 予财务部 门 付款。5.5.5 采 购 部 门 接 获 请 购 部 门 变 更 或 撤 消 订 购 书 面 通 知 时 ，应 向 供 货商接洽变更或撤消事宜，经厂商确认同意后，将变更事项 重新开立对外订购单并注明原变更或撤消单号后传真厂 商确认，呈权责主管签核。若供应商只需口头通知的，无须 重新开立对外订购单，若厂商不同意变更或撤 消，将不 能变更或撤消原因呈报权责主管裁示。5.7 点 交5.7.1 原 料 、 物 料 及

14、 转 售 产 品 由 仓 储 部 门 负 责 点 收 ， 其 他 由 请 购 部门或使用部门负责点收。5.7.2 原 物 料 的 验 收 依 仓 储 管 理 办 法 规定 执 行 。5.7.3 点 交 人 员 签 收 时 ， 若 发 现 数 量 不符 或 货 品 状 况有 问 题 时 ，须注明在收货单上，并立即通知采购部门处理。5.7.4 采购人员应定于每天在ERP+查询未结采购订单状况。5.8 验 收5.8.1 原 物 料 的 验收 依 仓 储管理 办 法 规 定 执 行。5.8.2 固 定 资 产 之验 收 依 财产管 理 办法 办 理 。5.8.3 各 部 门 请 购之 零 星 物 品由

15、相 关 部 门进 行 验 收，并 将 检 验 结果记录于物品需求单 或零星采购明细表。5.9 入 库5.9.1 原 物 料 的 入 库 依 仓 储 管 理 办 法 规 定 执 行 。5.9.2 资材设备及保管品经验收合格后，依财产管理办法作业 规定办理。5.9.3 量规仪器除依5.5.3办理外，另由使用或保管部门通知检验 部门依规定，纳入校验计划中。5.9.4 五金备件的入库依维修备品进出管理办法作业规定办理。5.9.5 进货退出与折让5.9.5.1 采购部门依据生产部门提供由检验部门出具的不合 格品鉴审单，将资料输入电脑后，出具不合格评审单 给采购以及仓储部门，完成原物料进货退出资料的维护。5.9.5.2 所交货品如因检验不合格退回更换者，则交货日期应 以调换补送到达日期为准。5.9.5.3 . 验收入库之原料、物料，如事后发现有品质异常时，经 检验部门判定待退并提出不合格品鉴审单后，由采购 部门协同仓储部门办理退货事宜。5.9.6