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1、华汉电子有限公司物料采购管理制度第一章总则第一条目的。为确保采购的产品合乎规定的要求，特制定此制度。第二条范围。适用于与管理体系有关的所有物料的采购。第三条责任部门。品质部、采购部、财务部、仓库、计划员、研发部、工程部。第二章采购作业流程第四条采购作业流程。第五条需求统计。仓库根据各部门提交、由部门主管审核的申领单，结合物料 申购所属类型（补充库存、定期采购、零星采购、机器设备采购及外 调）和库存情况，填写申购单；申购机器设备的申领单必须 附有工程部确认过的技术参数。第六条审批。仓储部根据申购部门提供的申领单，将申购单附上材料 的技术要求呈总经理审批。第七条确认、受理申购单。仓储部将经过总经理
2、批准的申购单（财务联和采购部联）、物料技术要求及对应的申领单交采购部，并与采购部确认物料名称、规格型号、数量及需求日期，确认无误后由采购部将申购物料录入电 脑，形成电子文档记录并加以保存。第八条物料采购顺序安排。采购部根据申购单申购物料的需求日期，按交期紧急程度依 次排出正常采购、优先采购和紧急采购顺序（对于紧急采购采购部可 向总经理提出申请，放宽对供应商的要求）。第九条选择供应商，下达订购单。第三章供应商选择作业流程第十条供应商选择流程。第十一条初选供应商。1 采购部判断所申购物料是延用的老材料还是新增材料，延用 材料从合格供应商一览表中选择最合适的（遵循“适时、适地、 适质、适量、适价”原
3、则）供应商。2 对于首次合作的供应商须先试样，样品合格后由供应商提供 资料且报价合适方可列入合格供应商一览表，其中任何一项不合 格则不予合作。第十二条填写订购单，进行编号打印。1 订购单编号说明。例如， SR/SN07053001 S一仙桥、R 含税、N-不含税、07一年份（ 2007年）、05一月份（5月）、30 日期（30日）、01一流水号（当日发出订购单流水号，依次为01、02 30、 31）。2 检查无误后由采购员签名，上交采购部经理审核通过后，采 购员盖章并传真至供应商。3 新增物料须在下达订购单前先送样试验。第十三条交货日期的注意事项。1 订购单的交货日期应早于实际需求日期。2 实
4、际交货时，若供应商未按要求的交货期交货，则采购员将 送货单交计划员加注意见。3 若未影响公司的生产，计划员加盖“未影响生产进度”章并 签字。若影响了公司的生产，计划员加盖“延期交货”章并签字。4 将交货情况登入供应商交期统计表。第十四条订购单的确认。发出订购单及材料的技术要求 后，采购部应致电供应商确认是否能满足公司订购单内容，并要求供应商签字盖章回传（款到发货的物料订购，应要求供应商签字盖章后 将订购单原件寄回本公司）。第十五条若供应商交货期不能满足公司需要，采购部须第一时间 用电话通知仓库，由仓管员与计划员沟通协调，对生产作出调整，如 生产无法作出调整配合，则取消与该供应商的合作，在合格供
5、应商 一览表上重新选择供应商。第十六条供应商的特批。如果生产急需而又无合格供应商可供选择时，由采购部填写相关 物料情况说明联络单，呈总经理特批未经评审的供应商的产品后， 交 品质部和仓储部作为收货依据，并下达订购单及材料的技术要求至供应商，通知供应商送货。第十七条到货验收。1 订购物料到货后，品质部依据物料的技术要求验收来料（技 术改良物料首批由技术部验收，新研发项目所需物料首批来料由研发 部验收）。2 对于当时不能得出检验结论的来料，由仓库签收，在送货 单上注明“收货、待检”，并将来料放入待检区。3 仓库根据品质部填写的进料检验记录表的结果，物料合 格则入库，填写入库单给采购部签收；否则将进
6、料检验记录表 交采购部，由采购部与供应商协调作退货处理。4 如合同或协议规定需要在供方场地验收，采购部应与供应商 明确验收标准及时间，由品管人员到现场检验物料质量情况。5 对五金零配件、加工件、设备等其他特殊材料未划入品质部 工作范围的材料检验工作，由专业人员和使用部门联合验收。6 对办公文具及劳保用品等的采购，到货后由仓管员核对品名、 数量、规格型号，核对无误后直接入库。7 由工程部因技术改进或研发部成立新项目首次用到的新物料， 必须先向供应商索样。8 首次合作的供应商，须先试用该供应商提供的样品。9 工程部或研发部提供由部门主管签名审核的技术要求给仓储 部，由仓库转交至采购部，由采购员传真
7、给供应商提出索样需求，并 与供应商确认相关技术参数。第四章样品的交付及试样第十八条样品交付。样品到位后，采购员将样品基本信息填入 供应商送样检测试用 评估表，将样品及供应商送样检测试用评估表交品质部或工程 部进行确认。第十九条试样。1 实验完成后，试样部门填写供应商送样检测试用评估表 交采购部，采购部根据试样部门的判定结果， 决定批量采购或者选择 其他供应商。2 试样若通过，对首次合作的供应商应通知供应商提供基本资 料（营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证复印件及供应商基 本资料表等，如有环保要求的物料需提供 SGSB告等），已有合作的 合格供应商则不须再提供。3 仓库通知试样部门填写申领
8、单后，由仓管员填写申购 单进行小批量申购。4 试样不合格，则合作关系到此终止。第五章采购物料质量信息反馈第二十条购进的物料经验收或在使用过程中出现质量问题，品质部需填写供应商来料不良纠正措施通知单反映至采购部，由采购 部将此单传真给供应商反馈相关问题， 要求供应商进行品质改善，并 作相应处理（协调作退货或是换货处理）。第六章采购资料变更第二十一条订购单发出后，若要提出更改（性能、材质、外 观、环保要求、规格型号、数量、交货期和图纸），由仓储部提供经 提出更改部门负责人审核的通知单及相关技术文件给采购部。第二十二条采购部将有效版本技术文件传真给供应商， 注明新版 本文件编号及替代的文件编号，并与
9、供应商确认。第二十三条如供应商已按变更前所发订购单要求及技术资料 进行生产，则由双方协商解决方法。第七章付款申请第二十四条款到发货采购方式。1 订购单发出后，要求供应商签字盖章，并将订购单原件寄回公司。2 收到签章原件，采购部填写付款申请单，呈总经理批准 后，交财务部付款并将汇款底单传真给供应商，通知发货。第二十五条现金付款的订货方式。1 订购单发出后，要求供应商签字盖章回传，货到后采购部通知仓库，由仓管员通知品质部（工程部 /研发部）验收，仓库依 据验收部门开出的进料检验记录表判定结果完成入库及入库单 的填写。2 采购部整理申购单、订购单、入库单、送货单、 收据或发票后，填写付款申请单交财务
10、部审核，再由采购员将付 款申请单呈总经理审批后，将单据返回财务部结款。第二十六条月结合作的订货及对账、付款。1 订购单发出后，要求供应商盖章回传，货到后采购部通知仓库，由仓管员通知品质部（工程部/研发部）验收，仓库依据验 收部门开出的进料检验记录表判定结果完成入库及入库单的 填写，并将入库单交采购部保存，当月 20日后由采购部统一做账。2 每月上旬与供应商对上月账，采购部核对无误后，统一将单 据交财务部审核并签名盖章，由采购部回传给供应商，并通知供应商 开收据或发票。3 采购部收到供应商开具的收据或发票后填写付款申请单，交财务部审核、呈总经理批准后由财务部付款。第八章物料申购单据的整理第二十七条采购员每月5日前对本部门上月所有文件按类别及编号整理，作出索引目录，装订成册
