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1、XX市城建声像档案管理系统方案结构设计1. 背景XX市城建档案馆早在1995年就研发完成了XX市城建档案管理系统,该系统采用先进的计算机技术、信息技术、数据库技术、图像处理技术,实现了城建档案的科学化与标准化管理。20XX又在XX市城建档案馆管理系统的基础上,开发了禅城区、南海区、XX区、高明区、三水区的城建档案管理专用系统。通过统一的信息交互平台,初步建立了市、区、镇三级城建档案目录数据库,能确保各种城建档案的及时收集、归档和查阅。20XX市区一体化规划政务信息平台的建成则进一步实现了规划审批过程中电子档案的集中管理。作为档案的一种多媒体载体方式的声像档案重要性日益凸显。城市建设的快速发展,
2、使得城市建设活动中产生了大量的声像档案。为了更好的保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体,需要采取有效措施来加强对城建声像档案的管理工作。而目前的XX市城建档案系统则对声像档案管理方面比较薄弱,声像档案均以光盘和个人电脑方式进行存放,面临三个亟待解决的问题：一是以光盘和个人电脑为主要介质的保管方式不能满足档案信息资源的长久保存和可靠调用；二是人工查询数码照片和多媒体资料的方式费时费力,并且随着声像资料的不断积累,查询的难度越来越大；三是在声像资料数字化过程中,尤其是运用新近添加的非编设备输出文件时,缺乏明确的行为标准,保管的声像资料画质、音质参差不齐,使用的编码格式过为广泛,一些文件格式面临被
3、淘汰的风险,影响档案的安全。因此,迫切需要建立一套城建声像档案管理系统,实现声像档案的科学、规范的管理。本文将针对XX市城建档案馆电子档案建设需求为参考,为XX市城建档案馆声像档案管理系统的建设提出解决方案。2. 需求XX市城建声像档案管理系统将结合数据库管理和网络通讯技术,实现海量声像档案的管理应用,包括图片、音频和视频等多种结构化或非结构化的声像档案的管理,满足城建档案使用者创建、挖掘、存储、管理、发布各种形式信息的要求,从而在最大限度上开发和利用声像档案资源,为声像档案的利用创造更多的价值。项目建设内容包括以下几个方面：1已有城建声像档案入库,入库内容包括：一照片。完成入库20%。共有数
4、码105697张,正片28284张,负片42264张,航测图6543张；二录像带。完成入库20%。共有Betacom带 236盒,DVD带674盒,家庭带72盒2160。2XX市城建声像档案管理系统建设,主要功能包括：一声像档案扫描、归档、入库管理模块。实现照片的自动扫描归档对照片进行自动影调、对比度、色度处理,自动归档、摄像进行自动处理及自动归档、声像档案基本信息的录入照片档案含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等信息,录像档案另含录像片的片名、制式、语种、解说词等、声像电子档案入库管理上传、修改、删除、多套数据管理原始格式、利用格式、浏览格式、浏览权限设置管理等功能；二海量数据快速查询检
5、索模块。可根据相应的权限,通过描述信息、文件名称、拍摄时间、地点、人物等多种组合条件进行声像档案的快速查询检索,同时在检索时可以快速预览图片；三声像档案高级利用模块。实现本权限内声像档案的下载功能；支持多种格式的档案打印功能；实现浏览自动叠加水印而不改变存储图片功能；对于录音、录像文件支持主流媒体播放；实现多类别、多时间进行显示及统计,统计结果可导出Excel、word格式；同一位置图片不同日期的历史对比；在大屏幕或触摸屏上进行触摸显示等功能；四、声像档案展示模块。通过系统功能实现同一位置图片不同日期的历史对比；在大屏幕或触摸屏上进行触摸显示等功能；并可利用简约图打水印以手机彩信的方输出及传输
6、到iPAD等移动设备上。五、增放一部分功能在网站上及查阅室。六实现与XX市城市建设档案管理系统、XX市市区一体化规划政务信息平台的互联互通。3. 易度档案管理系统3.1. 总体架构易度档案管理系统的总体框架图例如下：3.2. 系统管理-基础功能系统管理主要包括XX管理、系统设置、操作历史日志几个功能模块。这些是系统的基本功能。1） XX管理XX管理主要包括员工管理、组织结构管理和授权许可管理三个栏目。通过员工管理,可增加系统的使用人员XX,同时可以进行人员信息修改：包括人员密码的修改、人员状态：有效还是禁用的修改。提供人员删除的操作。并且,系统为了减少初始化的时间,还支持批量人员XX导入操作和
7、批量许可授权操作。同时,还支持人员的查询和排序。和人员通讯录的导出。利用组织结构管理,可以调整公司或部门的组织结构信息,包括部门、岗位、人员等信息的调整和排序。使用XX服务可调整人员授权许可。2） 常用通用信息项配置常用通用信息项配置包括个人资料和密码的修改、文档储存信息的统计、个人文档存储空间的限制等。3） 操作历史日志使用操作历史可监控系统的运行,全面保障系统的安全,可以监控到谁什么时候在什么地方做了什么操作,不仅提供针对性日志查询搜索,还提供文档的误删还原操作。3.3. 档案管理系统易度档案管理系统,主要由以下五个模块组成：首页、档案库、借阅管理、报表统计、内容发布栏。其中在档案库中进行
8、分库的管理,可以建不同种类的库。每一个库可单独进行管理,所有的功能都是共享的,只是在填写表单的字段上根据文件的类型有所差异。以下是五个模块的功能说明1首页提供最新更新的信息视图,可以方便查询最近更新的案卷、文件、借阅、以及提交的电子文档。同时,可以根据指定的相关条件进行数据检索,快速找到所需的文件资料。2档案库档案库管理,对应现场管理中资料柜、文件柜、案卷的管理方式。可根据实际需求,增加和调整相关的表单字段进行定义案卷的表单。可通过系统提供的搜索功能,快速地找到纸质案卷在文件柜所在的地方。3借阅管理借阅管理包括以下三个部分内容,借阅申请提交、借阅状态切换和借阅流程处理。员工在借阅前,先提交借阅
9、表单,在借阅信息得到业务负责人和文件库管理人认可审批,并且确认该文件在资料库的情况下,可调整该表单的状态。在审批借阅流程中,管理员可以设定借阅人的借阅期限,一旦超出该设定的期限,那么系统会自动发送系统消息和邮件消息给相关的借阅人进行归还。4报表统计统计功能主要分为借阅统计和案卷的统计。借阅统计包括文件被借阅次数的统计,以及现在借阅中文件的统计和借阅到期未还的文件统计,对于借阅中的文件和借阅到期未还的文件,管理员可以导出excel报表进行查看和统计。5 产品资料列表可根据不同的库,不同类型的标签组,制定不同的报表让用户可以直接快速到找到相关的资料信息。详细的列表如下,可根据文件编号进行排序查看。
10、一览发布的所有文件。3.4. 我的工作台我的工作台是个人办公的地方,主要包括以下功能栏目：最新动态、消息、流程、文档和收藏夹。每个用户都会有自己一个独立的个人工作台,这里只存放关联自己的信息。3.5. 用户权限管理用于在组织结构的基础之上添加不同的工作岗位,这些岗位是与用户人员的实际职务分配相一致的。岗位实际上是群组的概念,具有管理员权限的用户可以新建和维护岗位,管理员可以规定不同的岗位所能够具备地对档案管理系统中相应的系统功能数据库的访问或是管理权限,然后再将档案管理系统内部的所有用户添加到相应的岗位组中,这样,就实现了不同的用户具有不同的系统访问和管理权限,而且维护起来十分方便。3.6.
11、系统维护为了方便系统管理员对档案管理系统进行维护,XX润普提供了易度控制台进行维护管理。主要包括以下方面的信息：服务的开启和停止、端口修改、邮件服务器配置、短信端口设置、备份以及自动备份、系统还原、LDAP集成以及插件管理。如下图：通过易度控制台,可以大量减轻系统维护的成本,提高系统的性能和效率。3.7. 安全管理对于整个档案管理系统而言,安全管理将贯穿系统的始终,我们会为XX市城建声像档案管理系统建立一个完整的安全体系框架。应用系统应该通过以下几个层面的共同保证系统的安全：存储安全,方案中通过建立软、硬件的备份机制来实现；操作安全,方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现；传输安全
12、,方案中通过加密传输手段予以实现。综合运用以上所提出的安全管理手段,可以充分的保障应用系统在其整个生命周期中的安全。同时,还包括文档的备份与还原。3.8. 功能介绍3.8.1. 档案分类可根据档案的类别进行分类,分类的层级可无限向下扩展。使用文件夹建立不同的库和文件分类。同时,可很方便调整和修改分类名称。3.8.2. 文件元数据管理对四种不同类型的文件进行分开独立的管理：产品文件、素材文件、中国区文件、调研数据文件。文件管理是电子档案管理系统的核心功能,通过对档案文件的管理,可实现对文件有序、规范、可控的管理。在文件的上传过程中,可同时填写文件编号、公文类别、文件名称、文号、发文单位、发文日期
13、、文件主题词、密级、紧急等级、领导批示、批示人、经办人、所属案卷、文件状态等信息。单独或批量地对文件设置基于横向分层维度的标签,实现各个电子档案库的纵向分层和横向分类的有机结合；可通过相应的字段表单搜索到该文件的表单信息。如果该文件有对应的电子文档,可以直接打开链接进行预览查看或者下载。如果只是纸质文件,那么可以通过文件表单信息快速找到该文件所在的资料柜、案卷名称、层级、XX设置等相关的文件信息。合同档案3.8.3. 文件批量上传和下载系统需要提供三种多个文件的批量上传和下载。易度文档管理系统提供三种批量上传的方式。包括多个文档逐个上传,批量上传多个文档或文件夹和多个文件的复制/粘帖拖放。同时
14、,可以提供文件夹或文件的复制/粘帖或拖放,实现批量文件的下载。批量上传文档图例：图1图2图3批量下载图例：图1图2图33.8.4. 文件检索用户根据权限,通过系统提供的多种搜索方式找到相关的文件。包括文件编号、文件类别、文件名称、文号、发文单位、发文日期、文件主题词、密级、紧急等级、批示人、经办人、所属案卷、文件状态等多种方式可以轻易找到文件的信息,如果是电子文档的话,还可以使用以下条件进行检索,文件编号、文件名称、标题、正文内容、创建时间、经办人、文档类型等。系统对一般的办公文件支持全文检索。包括doc、xls、ppt、docx 、xlsx、pptx、PDF、txt、html、rst。搜索后
15、的结果可按照文档编号、文档名称和修改时间进行排序。3.8.5. 电子文件在线预览电子档案管理系统支持常用格式文档的预览,包括office文档、wps文档、PDF、txt、Html、图片、音频、视频以及CAD图纸等。支持在线预览的文档类型和格式如列表所示。类型格式/扩展名Office2003DOC、XLS、PPT、PPS、POTOffice2007DOCX、XLSX、PPTXWPS2009WPS、ET、DPSPDFPDF记事本TXT网页HTML结构化文本RST图片BMP、JPG、GIF、PNGCAD图纸DWG音频MP3、WMA、RM、WAV、MID视频AVI、RMVB、MOV、MP4、SWF、FLV、MPG、RAM压缩包RAR、ZIP、TAR、TGZ以下是部分图例3.8.6. 借阅管理通过档案管理系统中提供的借阅管理,用户和
