外事文书的写法

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1、-范文最新推荐 -外事文书的写法外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必须完全体现国家当前的对外方针政策和有关法规。即使是礼节性函件，如果格式、行文或内容不合常规，也可能引起收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、准确，客套用语和格式合乎惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来， 收下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不能有半点马虎。几种外事文书1. 照会照会指国家之间用于外交方面有关事宜的通知，有关问题的交涉，外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书

2、。按其重要程度分有正式照会和普通照会两种。正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。 普通照会由外交机关 ( 外交部 ) 或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它们使用范围不同。正式照会用于： 一是重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。二是重要问题的交涉。如建议缔1/10结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问

3、以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。三是隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。四是为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。普通照会用于进行一般性交涉、 行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书日趋简化， 普通照会的使用范围也越来越广， 政府之间关于重要问题的来往， 现在也多使用普通照会。 普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印， 受文机关可写“各国驻国外交代表机关”。2. 对外函件对外函

4、件 ( 包括外交函件 ) ，指国家领导人、外交人员以及政府各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信。 根据内容情况， 凡涉及重要内容的，为正式函件 ; 凡属事务性和礼节性的内容，并由有关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信应属外交函件。3. 备忘录备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点， 或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会-范文最新推荐 -谈或交涉中为了对方便于记录谈话的内容避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后

5、将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。 备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章; 送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。4. 外事电报外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国相应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及备种事务性联系而制发的一种简要文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。 外事文书的文体要求使用外事文书首先要注意格式，不

6、要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式， 非外交代表机构使用对外函件， 不要用照会格式等等。人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。 普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称， 一般不用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。 以机构名义书写的对外函件也用第三人称。签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人， 普通照会是单位对单位。 在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大3/10使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长

7、。其他的对外函件可根据实际情况书写。客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“向致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语， 非对外机关发的对外文书也不用这一套语， 照会结尾的致敬语使用时要注意与对方的身份、 关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意” ; 给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书，也用“顺致崇高的敬意”。 致敬语不能自成一页， 应紧跟正文后面另起一段。称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称， 以

8、后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好 ( 有的国家译文本上注有“非正式译文”字样 ) 。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注意，应符合各种文字的用法。 一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。-范文最新推荐 -各构成要素在信中的排列如下:letterhead信头referencenumber案号date 发信日期insideaddress封内名

9、称及地址particularaddress特定收信人名称住址salutaion称呼lettersubject信件事由body 信文complimentaryclose结尾敬语signature署名referencenotation经办人enclosure附件postscript附言函件中的称呼：英文函件中的称呼(salutation)相当于我国书信中的先生这一礼貌称呼，公司等商业书信的尊称以sirs,dearsirs,gentlemen最为常见。 sirs是较为正式的礼貌称呼，通常用于公文中。 dearsir s用于称呼公司。 英国人习惯上比较喜欢用 dearsirs,而且 dearsirs后

10、用逗号。范例：市长先生，女士们，先生们：我们很高兴来到你们可爱的城市武汉。现在我们又来到东湖高5/10新技术开发区。这是我们两市之间关系日益密切的又一个象征。可以肯定地说，在我们短暂的逗留期间我们已经取得了丰硕的成果。我们已经签订了 8 个协议，两倍于我们双方过去签订的协议数字的总和。更重要的是，我们又一次看到了你们的人民，并和他们进行了广泛的接触交谈。我们和你们在同一张桌子上进餐、饮酒，在同一张桌上谈判，一起分享忧虑和欢乐。 这一切使我们之间的相互尊重得到增强，使我们之间的友谊得到了巩固。对此，我表示衷心的祝贺。现在我提议：为我们的主人及中国人民的健康，为我们个人间的关系以及科技商务往来的增

11、强， 为我们下次访问你们美丽的都市及你们的回访干杯 !进出口商要想成功就得掌握谈判技巧。贸易谈判实际上是一种对话，在这个对话中，双方说明自己的情况，陈述自己的观点，倾听对方的提案、发盘、并作反提案，还盘、互相让步，最后达成协议。掌握谈判技巧，就能在对话中掌握主动，获得满意的结果。我们应掌握以下几个重要的技巧：多听少说缺乏经验的谈判者的最大弱点是不能耐心地听对方发言，他们认为自己的任务就是谈自己的情况， 说自己想说的话和反驳对方的反对意见。因此，在谈判中，他们总在心里想下面该说的话，不注意听对方-范文最新推荐 -发言，许多宝贵信息就这样失去了。他们错误地认为优秀的谈判员是因为说得多才掌握了谈判的

12、主动。其实成功的谈判员在谈判时把 50% 以上的时间用来听。他们边听、边想、边分析，并不断向对方提出问题，以确保自己完全正确的理解对方。他们仔细听对方说的每一句话，而不仅是他们认为重要的，或想听的话，因此而获得大量宝贵信息，增加了谈判的筹码。有效地倾听可以使我们了解进口商的需求，找到解决问题的新办法， 修改我们的发盘或还盘。“谈”是任务，而“听”则是一种能力，甚至可以说是一种天份。“会听”是任何一个成功的谈判员都必须具备的条件。在谈判中，我们要尽量鼓励对方多说，我们要向对方说： “yes”， “pleasegoon ”，并提问题请对方回答，使对方多谈他们的情况，以达到尽量了解对方的目的。巧提问题谈判的第二个重要技巧是巧提问题。通过提问我们不仅能获得平时无法得到的信息， 而且还能证实我们以往的判断。出口商应用开放式的问题 ( 即答复不是“是”或“不是”， 需要特别解释的问题 ) 来了解进口商的需求， 因为这类问题可以使进口商自由畅谈他们的需求。例如：“canyoutellmemoreaboutyourcampany? ”“