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1、-应收帐款的管理控制方法陈宗贤 ARCTL.004现在我们先谈应收帐款与信用的管理方法。所谓的应收帐款应先从源头来看，从信用管理来看；信用管理的产生，应先认识交易方式。以交易的活动来看，交易方式有3种：1.物物2.现金物3.信用物以下分别说明之。1.物物此类交易方式，在现阶段的社会仍是存在，例如：笔者所主持的企业单位，从事三角贸易、多角贸易，就是这种交易方式。因为在第三世界国家有外汇管制，所以要用卖给它东西的所得来进口它的东西，则外汇才得以抵充，没有风险。2.现金物此类交易方式，销售量大但金额不大。3.信用物要注重与注意信用交易，因大过交易总量的80%为信用交易。何谓信用交易.我们做如下的说明
2、：1. 我们承受客户跟我们买东西，产生应收款，客户并没立刻付钱。2. 客户付钱，但收到应收票据，应收票据不代表一定会兑现，仍算是是信用交易。收到客户的远期票据，我们还存在风险，如何做到信用交易的平安措施.一定要注意做到销售平安。从事业务的人员，要关心销售平安，被倒一笔帐，就好比损失十笔生意，而且还要花许多精神追索。所以一定要做信用调查、征信调查的工作，要为每个客户建立客户数据卡。如果你是经销商或制造商，客户数据卡都是一定要做的；除非你是做直销，才可以不做，因你的客户较不会固定或长期购置。但其实还是最好做，因为如此就可以将效劳工作做得更好，然后于获得口碑后，能到达客户介绍客户的境界，这就是最正确
3、的销售方式。客户数据卡的建议格式如下表所示，而相关填写方式，以下将逐项说明之：客户基本资料名称、负责人、联络人、 、Email Account、资本额、属性、员工人数、设备营运资料月SR、季SR、年SR、工程、比例信用资料银行账户同行评价同业评价客户资料卡分3个section：客户根本数据、营运数据、以及信用数据。现将客户根本数据各字段，说明如下：(1)名称：指客户的名称。(2)负责人：指客户的负责人。(3)联络人：指客户的联络人，通常是采购或使用单位，亦常以Key Person 称之。(4)：指客户的联络。(5) ：指客户的联络 。(6)Email Account：指客户的联络Email A
4、ccount。(7)资本额：指客户的资本额。(8)属性：指客户的经营属性，是属代理商.或制造业.或经销商.或地区经销商.零售商.。(9)员工人数：指客户的雇用员工人数。(10)设备：指客户的设备有哪些.上述这些都叫根本数据，是指不太会变的局部。现将营运数据各字段，说明如下：(1) 月SR：指月营收。(2) 季SR：指季营收。(3) 年SR：指年营收。(4) 工程：指客户的营业工程。(5) 比例：指我们公司产品在客户那里的占比多少.如果我们做经销或制造的业务，依此数值推算，可得到客户它正常向我们进货的量与金额，如果未做此整理分析，也许它会做过多的进货，而我们并无警觉。防止其异常交易，有此参考值，
5、则会立刻知道，不会造成迷失；不至于当其大量进货，只会很快乐而不知道有风险。平安销售比冲业绩还重要。在说明信用资料之前，先给各位一个建议。大家也许应未忘掉，老板曾一再叮咛，与新客户第一次交易，一定要收现金。笔者反而对笔者的业务人员要求，第一次交易不要给现金，否则第二次给我们跳票或不给钱，就不构成诈欺。如果第一次交易给我们跳票，就可以直接告诈欺。假设存心倒帐，通常第一次交易金额较小，不会倒，当第二次、第三次胃口愈来愈大时，才会开场倒。因为假设收票回来，票子上就有往来银行及账户，就可以向银行做征信调查，此为重要的方法技巧，所以第一次交易就可以收票据。现将信用数据各字段，说明如下：(1) 银行账户：指
6、所收客户票据的银行账户。(2) 同行评价：笔者常训练业务团队，到客户那里时，假设同时看到其它厂商，可在门口等他出来，然后向他探听：客户与他们来往的信用情况.先自我介绍，然后以新近来往，想了解状况做开头。可以问他下述问题：你们与他们已交易多久.你觉得他们的信用怎样.当他答复：我与他们交易五年，每次收钱都很困难。现在这笔钱，也是收了好屡次才收到。如此我们就能心中有谱了(3)同业评价指可从客户的同业去调查它的虚实。由上述3点来建立信用额度，尤其是当我们是经销商与制造商，可以在这个额度内放心与它交易，超过则要小心。现定义信用额度的公式，如下：信用额度 = 未收款 + 未兑现票据 = 应收帐款 + 应收
7、票据上述公式的意思，指：信用额度是未收款与未兑现票据两种风险加起来，我们相信评估后，在此额度内是平安的。未兑现票据，指：客户开的远期支票。因此我们开发一个新的客户，我们评估给在这个额度之内，可以随时出货，不去担忧这个风险。26年前笔者曾订营运管理规则，其中有下述两项的规定：(1) 业务人员的应收帐款被倒帐时，业务人员要赔偿100%。(2) 业务人员的应收票据被倒帐时，业务人员要赔偿40%。现在如果再如此规定，恐怕找不到业务人员了，现在笔者一般的做法：在额度内免负责，超过则赔10%。建议从事业务工作的朋友，当我们规*好额度规定，我们还要做客户管理。因为是你所提出申请的Credit(信用额度)已获
8、得公司同意，所以你应负责任的继续自行进展客户管理的工作。做外销时，亦会有客户要求Open Account，其实就是赊帐交易，我们假设同意，则要给它一个Credit Line。从信用调查产生信用额度，应收帐款与应收票据皆是信用额度的一部份。应收票据是票据凭证，但应收帐款就比拟困难举证，以确保相关权益。请问贵公司是否建立信用额度.鼓励大家了解，并在这方面实际于公司内运用。一个企业在业务管理里，如何做到公司的交易平安.这是本课程前面所做的第一个课题说明。接着说明应收帐款、应收票据，管控上应注意哪些.对于应收帐款，一般企业都只用一个科目，在笔者所主持企业为有效管理，笔者一定把应收帐款分如下四个科目：一
9、、应收帐款的管理定义1. 正常应收帐款2. 逾期帐款3. 问题帐款4. 坏帐为何要分这四个科目.笔者常向企业的老板建议，这4个内容中，有3个很难收回，有2个是铁定收不回来，如果未加以分辨，很容易造成误判。例如：公司应收帐款挂了1000万，其中细项内容如下：1. 正常应收帐款 400万2. 逾期帐款 400万.3. 问题帐款 100万 *4. 坏帐 100万 *实际正常局部仅有400万，如果都挂在一齐很容易误判。如何分辨上述四种应收帐款.假设公司的应收帐款政策是月结3个月，而今天的日期是89/1/24，则如果今天手上还有88/10/30以前的帐款存在，就叫逾期帐款，否则未满三个月者叫正常应收帐款
10、。帐款的收取一定要快速，或依约定时间收款，一天也不能拖，一拖就容易变成逾期。千万不要养成客户逾期的习惯，久而久之帐款就会不给，成为问题帐款，最后变成倒帐。在税法上规定，除已经一定法律程序，否则不成认呆帐损失。所以假设呆帐不获成认，则就会造成公司的双重损失，因为损益表销货收入有净利产生，要缴税；钱又未收回，造成双重损失。呆帐的损失必须经过法律程序，确认收不回来，经过两年后，才能挂坏帐处理。笔者曾主持*医疗产业，有天发现业务与会计因逾期帐款而吵架，业务说：我到底是作业务的.还是收钱的.我跑业务很忙，要不然你去收。笔者当场纠正业务说：业务的工作就是既要做生意，又要收钱。你要会计去收，客户会说：叫业务
11、来，东西又不是你卖给我的。其实这也正是许多公司常发生的情况。什么叫问题应收.指这个客户已经跳票了；或这个客户虽屡经追索，仍一再拖欠，很可能会出问题造成的原因，可能为下述之一：(1) 客户本身的因素。(2) 可能有交易的瑕疵。(3) 可能公司产品的质量不良、未处理好，而客户想跟我们赖。什么叫呆帐.指客户已逃之夭夭、找不到；或客户跳票、理都不理我们。鼓励各位要将应收帐款分类清楚，才知如何做管理的动作。刚刚从信用交易的过程中，了解第一个会产生应收帐款，第二个会产生应收票据。对应收票据，在心态上要把它看成应收帐款，因为还不一定会兑现.一定要收取到票据，才能做票据征信。票据的征信，对从事业务的人很重要，
12、如何做票据征信.票据征信是一般公司行号对金融机构，缺点是较不容易得到正确的信息。现在介绍更为有效的、金融机构对金融机构的票据照会：假设你开发了一个新客户，第一次交易设法收一个7天到期的现金票，该现金票的付款行为彰化银行*分行，我们现在想假冒华南银行城东分行来进展票据照会。先查好彰化银行*分行的后开场打，并请按以下程序进展应答：(1) 说明身分：如何说明身分.一般人常不清楚。如果说：我是华南银行城东分行。这样是不对的，因为金融机构对金融机构，他们之间会讲行话，正确的说法为：华银城东，票据照会。并且要以闽南话发音。(2) 问：这个客户什么时候开户.第二个问题要用闽南问：何(闽南发音：当)时开户.错
13、误的问法是：开户久不久.因为假设获得正确的开户日期，即可自行判断开户久不久.假设所获得的开户日期为才新开户一个月，就要小心是否为诈骗集团、或是新公司虚设行号。除非是喜欢赚差价的公司，否则对方一直要给现金算折扣数，就要小心是否为诈骗集团.他们第一次用小鱼钓大鱼，第二次就开票给你。而如果第一次已付现，第二次以后才发生跳票，你就不能告它诈欺，因为此乃法律上的规定。(3) 问：往来实绩.(4) 问：往来绩数.(5) 问：平常的余额几位数(闽南发音：残额几位数).要设法让自己取信于对方，他就会告诉你许多实情。此问题对方答案的句型，可能会是下述六者之一：六上、六高六下、六中六中、六低六表示六位数，即10万
14、位数。上或高表示最高位数的值为7或8或9；中表最高位数的值为4或5或6；下或低表最高位数的值为1或2或3。假设为310000就是六低。(6) 问：有没有其它的账户(闽南发音：口座).(7) 问：有没有退补纪录.票据法上规定，发生退票七天内注销，则红单子会收回，则没有退票纪录，只有注销纪录。所以不要只问：有没有退票纪录.或者问：信用好不好.应问：有没有退补纪录.如此才能涵盖退票与注销两者的信息。(8) 多谢，有空来坐。如果对方恰巧有朋友在华银，要你转，你可以说：等一下，我帮你看一看，他刚刚离开，我再告诉他。票据征信是非常重要的，如此进展的话，就算给现金票，第一*也会平安。如果是固定客户，也要每一
15、季做票据照会，重新评估一次，这是非常重要的管理动作，假设因为没做，而产生平安状况，就很可惜，所以对应收票据一定要做。现在说明刚刚所提：票据照会的对谈，要以闽南语进展，会较有效的原因。因为很多公司收响应收票据，会拿到金融体系做票据贴现，此时会转到授信单位，而产生金融机构间的票据照会情况。通常在授信单位的行员，都是比拟资深或表现比拟好的，这些人都稍有年纪，行话很多。所以我们也要练就流畅的闽南语行话，让他们误以为我们也是老资格，就容易让他们相信，他们就会什么都告诉你。在笔者的企业里，笔者都是叫业务助理或业务会计去做。另外笔者建议业务人员，因为客户在你手上，你自己也一定要去做。接着说明有关应收票据的一些根本常识。太多人不了解票据的根本常识，我们先从以下图，理解票据的种类开场：银行本票本票甲存本票票据种类支票商业本票汇票票据分为3种，有：本票、支票、以及汇票。本票分为3种，有：银行本票、甲存本票、以及商业本票。什么是银行本票.银行本票可尽量收，保证不会退票，其上的票据付款人与开票人都是金融机构，大写金额会用毛笔。因付款行与开票人都是金融机构，所以它等于是现金，因金融
